BÀI 11

HẠCH TOÁN CHI PHÍ: KHÔNG PHẢI CHI GÌ CŨNG LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ!

Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu rõ: không phải cứ chi tiền là được ghi nhận vào chi phí hợp lý. Kế toán cần phân biệt giữa các loại chi phí sản xuất – chi phí quản lý – chi phí bán hàng – chi phí tài chính – và phải hiểu điều kiện để một khoản chi được coi là hợp lệ trong cả kế toán và thuế.

Bài viết tập trung giải thích 3 tài khoản quan trọng: 621 – 627 – 642, phân biệt từng loại – minh họa bằng ví dụ – và giúp người học tránh được lỗi phổ biến khi định khoản hoặc làm báo cáo thuế.

1. 😟 Cứ thấy chi tiền là… đưa vào chi phí – có sao không?

Khi mới học kế toán, nhiều bạn thường có suy nghĩ đơn giản:
– “Công ty chi tiền là ghi chi phí thôi mà.”
– “Có hóa đơn là được, đúng không?”
– “Đưa hết vào 642 cho tiện.”

❗Nhưng thực tế không đơn giản như vậy. Nếu bạn không hiểu bản chất:
– Có thể đưa chi phí vào sai tài khoản → báo cáo tài chính sai
– Ghi nhận chi phí không đủ điều kiện theo luật thuế → bị loại khi quyết toán → ảnh hưởng đến số thuế phải nộp
– Gây lệch chi phí sản xuất, không biết sản phẩm lời – lỗ thế nào

📌 Kế toán giỏi không phải là người ghi được – mà là người biết phân loại – biết hợp lý – biết phù hợp với luật.

2. 🧭 Tổng quan: Khi nào được gọi là “chi phí hợp lý”?

Chi phí hợp lý (hay còn gọi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN) phải thỏa đồng thời 3 điều kiện theo Luật Thuế TNDN và Thông tư 32/2025/TT‑BTC (đang còn hiệu lực):

✅ Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

→ Ví dụ: mua nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa

✅ Điều kiện 2: Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ

→ Hóa đơn điện tử đúng mẫu – ghi rõ nội dung – thông tin đúng doanh nghiệp

✅ Điều kiện 3: Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các khoản trên 20 triệu đồng)

→ Thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản công ty

🎯 Nếu thiếu một trong ba điều kiện trên – chi phí đó vẫn có thể ghi sổ kế toán – nhưng sẽ không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.

3. 📚 Ba tài khoản chi phí phổ biến: 621 – 627 – 642

Trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam (Thông tư 200/2014/TT-BTC), các chi phí thường được phản ánh qua nhóm tài khoản từ 6xx, cụ thể như sau:

1️⃣ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

📌 Dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu chính, phụ, bao bì… được trực tiếp sử dụng cho sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ.

Ví dụ:
– May mặc: Vải, chỉ, cúc áo
– Gỗ nội thất: Ván, keo, đinh
– Sản xuất nước mắm: Muối, cá, chai lọ

🎯 Chỉ ghi vào 621 những nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành sản phẩm. Nếu là chi phí gián tiếp (ví dụ: vật tư dùng cho bảo trì máy), phải hạch toán vào 627.

2️⃣ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

📌 Dùng để phản ánh các chi phí gián tiếp liên quan đến sản xuất, nhưng không trực tiếp cấu thành sản phẩm.

Ví dụ:
– Lương của tổ trưởng sản xuất
– Chi phí khấu hao máy móc
– Điện nước phân xưởng
– Vật tư bảo trì, sửa chữa nhà xưởng

💡 Đây là tài khoản nhiều bạn dễ nhầm – vì nghĩ “cái gì liên quan đến sản xuất đều cho vào 621”. Thực tế, nếu không trực tiếp cấu thành sản phẩm – phải vào 627.

3️⃣ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp và bán hàng

📌 Dùng để phản ánh:
– Chi phí bán hàng: lương nhân viên kinh doanh, hoa hồng, quảng cáo, vận chuyển, khuyến mãi…
– Chi phí quản lý doanh nghiệp: lương ban giám đốc, hành chính, điện nước văn phòng, tiếp khách, điện thoại, văn phòng phẩm, phí kiểm toán…

🎯 Đây là tài khoản “đa năng” nhất, nhưng cũng dễ gây sai sót nếu gộp tất cả vào mà không phân biệt rõ phần nào bán hàng – phần nào quản lý – phần nào sản xuất.

4. 💡 Một số tình huống thực tế – định khoản sao cho đúng?

✳️ Tình huống 1: Mua 5 cuộn vải để may áo → hạch toán?

→ Nếu vải dùng để may sản phẩm → Nợ 621 / Có 152

→ Nếu vải mua về để làm mẫu trưng bày → Nợ 642 / Có 152 (vì không cấu thành sản phẩm để bán)

✳️ Tình huống 2: Lương tổ trưởng phân xưởng

→ Không trực tiếp may áo, nhưng giám sát sản xuất → Nợ 627 / Có 334

✳️ Tình huống 3: Lương kế toán – lương giám đốc

→ Không tham gia sản xuất → Nợ 642 / Có 334

✳️ Tình huống 4: Quảng cáo trên Facebook

→ Chi phí bán hàng → Nợ 642 (bán hàng) / Có 111 hoặc 331

📌 Lưu ý: Quảng cáo phải có hóa đơn hợp lệ (ví dụ: Google/Facebook có thể lấy hóa đơn qua nhà cung cấp tại Việt Nam)

5. ⚠️ Những sai lầm thường gặp khi hạch toán chi phí

❌ Gộp tất cả vào TK 642 cho “tiện”

→ Làm sai lệch giá thành sản phẩm – không phân biệt được chi phí sản xuất, bán hàng hay quản lý

❌ Không phân biệt được chi phí hợp lý với “chi phí cá nhân”

→ Ví dụ: mua quà cho người thân giám đốc, tổ chức sinh nhật cá nhân, du lịch không có kế hoạch rõ ràng → dễ bị loại khi quyết toán thuế

❌ Không có chứng từ đầy đủ: hóa đơn thiếu tên công ty, thanh toán bằng tiền mặt trên 20 triệu

→ Ghi vào kế toán được, nhưng thuế không công nhận → tăng thuế TNDN

6. 🛠️ Mẹo nhớ đơn giản: “Chi cho ai – để làm gì – có hóa đơn không?”

Khi gặp một khoản chi phí mới, hãy tự hỏi 3 câu sau:

1. Chi cho ai?
   → Công ty chi cho nhà cung cấp, cho nhân viên, hay cho cá nhân?
2. Để làm gì?
   → Có phục vụ sản xuất – bán hàng – quản lý không?
3. Có hóa đơn không?
   → Có hợp lệ theo quy định? Có chuyển khoản nếu trên 20 triệu?

🎯 Nếu 3 câu đều “rõ ràng – hợp lý – hợp lệ” → bạn có thể tự tin ghi nhận và không sợ rủi ro về sau.

✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy mở 1 file hoặc sổ tay, tạo bảng như sau:

👉 Mỗi tuần cập nhật bảng này 5 khoản chi mới – bạn sẽ hình thành trực giác kế toán rất vững chắc!

🌱 Lời kết – Chi phí không chỉ là con số, mà là sự rõ ràng và trách nhiệm

Bạn thân mến,

Làm kế toán không phải là điền số cho đầy bảng.
Làm kế toán là người gìn giữ sự trung thực trong từng dòng chi phí, để doanh nghiệp sống minh bạch – và chính bạn cũng sống vững vàng với nghề.

🧭 Không phải chi gì cũng là chi phí.
Không phải có hóa đơn là xong.

📌 Bạn cần hiểu: Chi phí là cái gốc phản ánh cách công ty hoạt động.
Ghi sai → báo cáo sai → ra quyết định sai → công ty đi lạc.

Và vì thế, người ghi đúng chi phí – là người đang giúp doanh nghiệp đi đúng hướng.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tuần qua, tôi đã từng ghi nhận chi phí nào mà không chắc chắn đúng bản chất?
• Tôi có đang ghi quá nhiều vào 642 mà không phân loại cụ thể?
• Có khoản chi nào tôi thấy mơ hồ về tính hợp lý? Tôi nên hỏi – tra cứu – hay kiểm tra lại?

✍️ Hãy viết vào sổ tay nghề nghiệp của bạn – để không ngừng nâng cao chất lượng từng dòng định khoản. Vì người giỏi kế toán – là người làm từng việc nhỏ đúng ngay từ đầu.

📘 Bài tiếp theo – Bài 12: “Chi phí trả trước – khấu hao – và phân bổ: Làm sao không ghi một cục rồi… xong!”
🧠 Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nguyên tắc phân bổ chi phí theo thời gian – như CCDC, quảng cáo, bảo trì – để không làm lệch báo cáo tài chính và báo cáo thuế.