BÀI 7 TÀI KHOẢN LƯƠNG: TẠI SAO TRẢ LƯƠNG LẠI LIÊN QUAN ĐẾN… BẢO HIỂM, THUẾ, VÀ CẢ NGÂN HÀNG?
BÀI 7
Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam
🎯 Mục tiêu bài học
Giúp người học hiểu sâu bản chất dòng tiền và định khoản khi xử lý lương – bảo hiểm – thuế TNCN, thay vì chỉ nhớ công thức. Bài viết không chỉ hướng dẫn cách sử dụng các tài khoản 334 – 338 – 111/112 – 3335, mà còn mở ra tư duy hệ thống: trả lương là một nghiệp vụ tài chính – pháp lý – nhân sự chứ không chỉ là một phiếu chi.
1. 🧭 Lương – không chỉ là “tiền gửi cho nhân viên”
Khi bạn nghe đến cụm từ “hạch toán lương”, bạn có nghĩ đơn giản là:
“Ghi Nợ chi phí – Có lương – rồi chuyển tiền là xong…”?
Nếu đúng thế, tôi thật lòng mong bạn dành chút thời gian đọc bài này với tâm thế mới 😊
Bởi vì lương – không chỉ là khoản tiền trả cho người lao động.
Lương là:
- Một nghĩa vụ pháp lý
- Một dòng tiền liên quan đến cả ngân sách nhà nước
- Một khoản trích theo luật – không đơn giản là “thu chi”
📌 Mỗi kỳ lương, kế toán không chỉ “thực hiện thanh toán”, mà phải đảm bảo:
– Trích đủ bảo hiểm
– Tính đúng thuế TNCN
– Ghi nhận đúng chi phí
– Đối chiếu số tiền đã chuyển với sổ sách
Và điều này liên quan trực tiếp đến 4 tài khoản: 334 – 338 – 111/112 – 3335
2. 🔍 Nhìn một kỳ lương qua dòng chảy của 4 tài khoản
Giả sử:
Doanh nghiệp có 3 nhân viên. Tháng này:
– Lương trả cho cả 3 người: 60 triệu đồng
– Trong đó:
+ Người lao động trích BH bắt buộc: 8 triệu
+ Doanh nghiệp trích thêm BH: 13 triệu
– Thuế TNCN phải khấu trừ: 2 triệu
– Thực nhận chuyển khoản cho nhân viên: 50 triệu
Hãy dừng lại 5 giây.
Bạn thấy đấy – lương “ghi nhận” không bằng “thực trả”
Và bạn phải hạch toán đủ 5 luồng giá trị khác nhau chỉ trong 1 nghiệp vụ.
3. 🧾 Tài khoản 334 – Ghi nhận “phải trả” cho người lao động
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động chính là nơi đầu tiên bạn ghi nhận tổng lương nhân viên được hưởng.
Khi tính lương:
Nợ: 642/154/622 (Chi phí tiền lương theo bộ phận)
Có: 334 – Tổng lương phải trả
📌 Lưu ý: Đây là “lương GROSS” – trước khi trừ BH – thuế
Sau đó, bạn xử lý tiếp các khoản giảm trừ:
➤ Khấu trừ bảo hiểm & thuế:
Nợ 334
Có 338 – Các khoản trích theo lương (phần BH trừ vào lương người lao động)
Có 3335 – Thuế TNCN phải nộp
➤ Thanh toán thực nhận:
Nợ 334
Có 111/112 – Số tiền thực chuyển cho người lao động
📎 Tổng lương – nhưng chia ra 3 hướng:
– Một phần trả bằng tiền
– Một phần chuyển sang BH
– Một phần chuyển cho ngân sách nhà nước (thuế)
4. 🧮 Tài khoản 338 – Trái tim của các khoản trích bảo hiểm
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác là nơi “tụ hội” các khoản BH bắt buộc.
Gồm 2 nhóm:
🧍♂️ Phần trích từ người lao động:
– Ghi Có 338 (trong bước trừ vào lương như ở trên)
🏢 Phần trích thêm từ doanh nghiệp:
Nợ 642/154 (Chi phí BH của doanh nghiệp)
Có 338
📌 Sau đó, bạn phải nộp cả phần NLĐ + phần doanh nghiệp cho cơ quan BH:
Nợ 338
Có 112 (chuyển khoản nộp BH)
💡 Điều cần nhớ: 338 là nơi tập trung – nhưng cần chi tiết các tiểu khoản:
|
TIỂU KHOẢN
|
Ý NGHĨA
|
|
3382
|
KPCĐ – Kinh phí công đoàn
|
|
3383
|
BHXH – Bảo hiểm xã hội
|
|
3384
|
BHYT – Bảo hiểm y tế
|
|
3385
|
BHTN – Bảo hiểm thất nghiệp
|
|
3386
|
Trích trước – nghỉ phép, sửa chữa, khác…
|
🎯 Nếu không tách rõ – bạn sẽ không đối chiếu được số liệu với cơ quan BHXH.
5. 💵 Tài khoản 111/112 – Dòng tiền thực tế rời khỏi doanh nghiệp
Đây là lúc tiền thật “rời két”:
– Khi bạn chuyển lương qua ngân hàng → Nợ 334 / Có 112
– Khi bạn nộp BH → Nợ 338 / Có 112
– Khi bạn nộp thuế TNCN → Nợ 3335 / Có 112
📌 Đừng nhầm lẫn:
– 111 là tiền mặt
– 112 là tiền gửi ngân hàng
💡 Thực tế hầu hết doanh nghiệp dùng 112 vì nộp qua chuyển khoản là bắt buộc.
6. 💰 Tài khoản 3335 – Thuế thu nhập cá nhân
Đây là nơi ghi nhận số tiền thuế TNCN doanh nghiệp khấu trừ từ lương nhân viên để nộp thay.
Khi trừ thuế:
Nợ 334
Có 3335
Khi nộp:
Nợ 3335
Có 112
🧭 Lưu ý:
– Chỉ ghi vào 3335 phần doanh nghiệp giữ lại từ lương nhân viên
– Không ghi phần công ty nộp thay, vì TNCN là nghĩa vụ cá nhân
📎 Nếu không hạch toán đúng – sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán thuế TNCN cuối năm.
7. 🔁 Tổng kết bằng sơ đồ hạch toán đầy đủ
|
NGHIỆP VỤ
|
ĐỊNH KHOẢN
|
|
Ghi nhận tổng lương
|
Nợ 642/154/622… / Có 334
|
|
Trích BH vào lương NLĐ
|
Nợ 334 / Có 338
|
|
Trừ thuế TNCN
|
Nợ 334 / Có 3335
|
|
Trả lương thực nhận
|
Nợ 334 / Có 112
|
|
Trích BH phần DN chịu
|
Nợ 642/154 / Có 338
|
|
Nộp BH
|
Nợ 338 / Có 112
|
|
Nộp thuế TNCN
|
Nợ 3335 / Có 112
|
📌 Bảng này bạn nên dán trước bàn làm việc – để mỗi kỳ lương không bị rối.
8. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay
📝 Hãy mở lại bảng lương tháng gần nhất và thử làm bài tập sau:
- Ghi rõ:
– Tổng lương GROSS là bao nhiêu?
– Bao nhiêu phần trích BH? Bao nhiêu phần thực nhận?
- Tự viết lại định khoản theo từng bước:
– Ghi nhận chi phí lương
– Trừ BH
– Trừ TNCN
– Thanh toán
– Nộp BH
– Nộp thuế
- So sánh với sổ kế toán công ty bạn: Có thiếu bước nào không? Có khớp với dòng tiền thực tế không?
📎 Đây là cách để biến lý thuyết thành kỹ năng – và biến sổ sách thành năng lực thật.
9. 🌱 Lời kết – Lương không chỉ là chi phí, mà là trách nhiệm pháp lý
Bạn thân mến,
Mỗi khi bạn ký thanh toán lương – đằng sau đó là cả một chuỗi nghĩa vụ:
- Với nhân viên – cần trả đúng – đủ – đúng hẹn
- Với nhà nước – cần nộp thuế, bảo hiểm đúng kỳ
- Với doanh nghiệp – cần hạch toán đúng, kiểm soát dòng tiền
🧡 Bạn không chỉ là người nhập số tiền lương.
Bạn đang là người:
– Ghi lại cam kết giữa doanh nghiệp và người lao động
– Gắn kết luật lao động – thuế – kế toán thành một vòng tròn trật tự
– Góp phần giúp doanh nghiệp minh bạch – nhân viên tin tưởng – và cơ quan nhà nước đồng thuận
📌 Khi hiểu rõ bản chất tài khoản 334 – 338 – 3335 – 112, bạn không chỉ định khoản đúng, mà còn giữ an toàn cho toàn bộ hệ thống tài chính nhân sự trong doanh nghiệp.
🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài
- Tôi có đang ghi đúng đầy đủ các bút toán liên quan đến lương không?
- Tôi có đang hiểu rõ phần nào là chi phí – phần nào là khấu trừ – phần nào là nghĩa vụ nộp hộ?
- Tôi có thể vẽ lại sơ đồ hạch toán lương mà không cần tra cứu không?
✍️ Hãy viết ra 3 điều bạn sẽ kiểm tra lại trong bảng lương tháng này. Vì mỗi kỳ lương chính là một “trận địa kế toán” – mà bạn là người canh giữ cẩn thận và đáng tin cậy nhất.
📘 Bài tiếp theo – Bài 8: “Tài khoản thuế GTGT: Nợ – Có thế nào? Tại sao lại là “tài sản”?
🧠 Chúng ta sẽ cùng bóc tách bản chất “có thể khấu trừ – phải nộp – được hoàn” của thuế GTGT, và hiểu cách hạch toán 133 – 3331 – không chỉ đúng số mà đúng tinh thần pháp luật.