BÀI 9

TÀI KHOẢN CÔNG NỢ: BẠN ĐANG NỢ AI, VÀ AI ĐANG NỢ BẠN?

Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người mới học kế toán hiểu rõ bản chất – vai trò – cách định khoản của hai tài khoản quan trọng nhất khi theo dõi công nợ:
– TK 131 – Phải thu khách hàng
– TK 331 – Phải trả người bán

Từ đó biết cách xử lý các nghiệp vụ thu – chi – ứng trước – thanh toán – nợ quá hạn, đảm bảo số liệu minh bạch, đối chiếu chính xác và tránh rủi ro trong báo cáo tài chính.

1. 🤔 Vì sao công nợ là “điểm mù” dễ sai nhất với người mới?

Bạn thân mến,

Khi mới làm kế toán, bạn sẽ cảm thấy việc ghi nhận hóa đơn mua hàng hay bán hàng khá dễ dàng:
– Mua hàng → ghi tăng hàng tồn
– Bán hàng → ghi tăng doanh thu

Nhưng đến lúc kiểm tra công nợ, bạn dễ lúng túng:

• “Khách đã chuyển tiền chưa nhỉ?”
• “Sao hóa đơn tháng trước chưa thấy đối chiếu?”
• “Có cần ghi nhận phải thu khi đã thu tiền mặt rồi không?”

📌 Công nợ là nơi phản ánh “mối quan hệ tài chính chưa khép kín” – nghĩa là bạn đã mua nhưng chưa trả, hoặc đã bán nhưng chưa thu. Nếu bạn không hiểu kỹ bản chất, bạn sẽ:
– Định khoản sai chiều
– Ghi nhận nhầm kỳ
– Không kiểm soát được số liệu đối chiếu công nợ với khách hàng hay nhà cung cấp

🎯 Hôm nay, ta sẽ cùng đi từng bước – thật chậm – để hiểu được: Mình đang nợ ai – và ai đang nợ mình – và ghi nhận ra sao để không sai.

2. 🧭 Tài khoản 131: Phải thu khách hàng – Khi bạn đã bán nhưng chưa thu

🔍 Bản chất:

Khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhưng khách hàng chưa trả tiền ngay, thì số tiền đó được ghi nhận vào TK 131 – Phải thu khách hàng.

Đây là khoản mà doanh nghiệp có quyền thu, và nó là một tài sản – vì nó sẽ trở thành tiền mặt trong tương lai.

📘 Kết cấu tài khoản 131:

📎 Các nghiệp vụ thường gặp:

📌 Bạn cần lưu ý: TK 131 thường chi tiết theo từng khách hàng. Mỗi khi phát sinh giao dịch, bạn phải ghi cụ thể: “Khách A”, “Khách B”… để cuối kỳ đối chiếu không nhầm lẫn.

3. 💼 Một ví dụ thực tế: Bán hàng chưa thu tiền và thu sau

Tình huống:
Ngày 10/7, Công ty A bán cho khách hàng B 10 sản phẩm, đơn giá 2.000.000 VNĐ/sản phẩm, tổng cộng 20.000.000 VNĐ (chưa VAT). VAT 10%. Khách chưa trả tiền.

Ngày 20/7, khách hàng chuyển khoản thanh toán đủ.

Bút toán 1 – Ngày 10/7 (bán hàng):
Nợ 131: 22.000.000
  Có 511: 20.000.000
  Có 3331: 2.000.000

Bút toán 2 – Ngày 20/7 (thu tiền):
Nợ 112: 22.000.000
  Có 131: 22.000.000

🎯 Nhìn vào đó, bạn sẽ thấy: TK 131 là cầu nối giữa doanh thu và dòng tiền. Không có nó, bạn sẽ nhầm lẫn giữa “đã thu” và “chỉ mới bán”.

4. 🧾 Tài khoản 331: Phải trả người bán – Khi bạn đã mua nhưng chưa trả

🔍 Bản chất:

Khi doanh nghiệp nhận hàng hóa – dịch vụ từ nhà cung cấp, nhưng chưa trả tiền ngay, thì số tiền đó được ghi vào TK 331 – Phải trả người bán.

Đây là khoản mà doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh toán, nên nó thuộc nguồn vốn – nghĩa vụ tài chính.

📘 Kết cấu tài khoản 331:

📎 Các nghiệp vụ thường gặp:

📌 Tương tự TK 131, tài khoản 331 cũng cần chi tiết theo từng nhà cung cấp. Khi lập báo cáo, đối chiếu công nợ – bạn cần kiểm tra từng bên riêng biệt.

5. 💬 Một ví dụ thực tế: Nhập hàng – trả sau – thanh toán

Tình huống:
Ngày 05/6, Công ty A mua 5 bộ máy tính của Công ty X, đơn giá 8.000.000 VNĐ/bộ (chưa VAT), tổng cộng 40.000.000 VNĐ. VAT 10%. Chưa thanh toán.

Ngày 15/6, công ty chuyển khoản thanh toán.

Bút toán 1 – Ngày 05/6 (ghi nhận mua hàng):
Nợ 153 (hoặc 211…): 40.000.000
Nợ 1331: 4.000.000
  Có 331: 44.000.000

Bút toán 2 – Ngày 15/6 (thanh toán):
Nợ 331: 44.000.000
  Có 112: 44.000.000

🎯 TK 331 cho bạn biết: doanh nghiệp đang có nghĩa vụ gì với bên ngoài – và bạn cần trả đúng hạn để tránh bị phạt, bị mất uy tín.

6. 🔄 Sơ đồ tư duy giúp bạn phân biệt 131 – 331 dễ nhớ

🧠 Hãy nhớ: 131 là người nợ bạn – 331 là bạn nợ người khác. Nếu ghi nhầm chiều, bạn sẽ làm lệch hoàn toàn báo cáo tài chính.

7. 🚫 Những sai lầm thường gặp khi làm kế toán công nợ

❌ Ghi nhầm 131 thành 331 hoặc ngược lại
❌ Không đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng – nhà cung cấp
❌ Quên hạch toán ứng trước – hoặc ghi sai chiều ứng trước
❌ Bán hàng đã thu tiền nhưng vẫn ghi vào 131 → làm dư công nợ
❌ Mua hàng đã trả tiền nhưng vẫn để trong 331 → báo cáo lệch nợ phải trả

🎯 Người làm kế toán giỏi không cần biết hết mọi định khoản – nhưng phải biết rõ mình đang giao dịch với ai – nghĩa vụ đang nằm ở đâu – và cần theo dõi như thế nào.

8. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy lấy một tình huống gần đây trong công ty bạn:
– Một giao dịch bán hàng chưa thu tiền
– Hoặc một lần mua hàng trả sau

Viết lại 2 bước:
– Khi phát sinh công nợ (ghi nhận)
– Khi thanh toán/thu tiền (ghi giảm)

Sau đó, ghi rõ:
– Đối tượng nào đang “nợ bạn”?
– Bạn đang “nợ ai”?
– Bạn đã định khoản đúng chưa?

📌 Hành động nhỏ này giúp bạn “khóa chặt” nguyên lý – thay vì phải học thuộc hàng loạt định khoản rối rắm.

9. 🌱 Lời kết – Người làm kế toán là người giữ lời hứa tài chính của doanh nghiệp

Bạn thân mến,

TK 131 và 331 không chỉ là những con số. Chúng là lời hứa.
– Lời hứa rằng khách hàng sẽ trả tiền cho ta – và ta có quyền thu.
– Lời hứa rằng ta sẽ thanh toán đúng hạn – và giữ uy tín với người bán.

🧡 Khi bạn hiểu và ghi đúng – bạn đang giữ cho doanh nghiệp mình luôn rõ ràng – có đạo đức tài chính – và vững vàng trong các mối quan hệ kinh doanh.

📎 Người làm kế toán tử tế là người:
– Ghi đúng vai trò tài khoản
– Không để công nợ bị “lẫn vào sổ”
– Không để ai “quên” mình đã nợ hay đã thu

Vì vậy, bạn không chỉ là người nhập liệu.
Bạn là người giữ lời hứa tài chính cho cả một tổ chức.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Bạn đang làm kế toán cho một doanh nghiệp – bạn có biết rõ ai đang nợ bạn? Và bạn đang nợ ai không?*
• Có khoản ứng trước nào chưa ghi đúng chiều không?*
• Bạn đã từng nhầm 131 và 331 chưa? Vì sao lại nhầm?*

✍️ Hãy viết vài dòng trong sổ tay hành nghề. Đó là cách bạn không lặp lại lỗi cũ – và từng ngày, trở thành người kế toán đáng tin cậy hơn.

📘 Bài tiếp theo – Bài 10: “Cặp đôi khó tách rời: Doanh thu và chi phí”
🧠 Chúng ta sẽ cùng khám phá: Vì sao không thể nhìn doanh thu một mình – mà phải đi cùng chi phí – để thật sự hiểu lời lỗ đúng nghĩa.