BÀI 4

KHI NÀO GHI NỢ – KHI NÀO GHI CÓ? ĐỪNG HỌC THUỘC – HÃY HÌNH DUNG

Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu rõ – nhớ sâu – làm đúng quy tắc Nợ – Có trong kế toán. Không học thuộc khô khan, không “gán tài khoản cho đúng mẫu”, mà biết tư duy hình ảnh, nhìn dòng tiền – để định khoản đúng ngay cả khi chưa thuộc mã tài khoản.

1. 😵 Tại sao học “Nợ – Có” lại khiến nhiều người nản lòng?

Tôi từng hỏi một bạn đang học kế toán:

“Em thấy phần nào là khó nhất?”

Bạn ấy thở dài:

“Là phần định khoản… Em không biết khi nào ghi Nợ – khi nào ghi Có… Em học hoài không nhớ…”

Đó không phải chuyện của riêng bạn ấy. Mà của rất nhiều người.
Vì khi ta học theo kiểu thuộc lòng:
– “Mua hàng chưa trả tiền: Nợ 156 – Có 331”
– “Bán hàng thu tiền mặt: Nợ 111 – Có 511 – Có 3331”…

Một thời gian sau, bạn không hiểu bản chất, bạn lẫn lộn.
Bạn tưởng định khoản là một ma trận. Nhưng nếu bạn nhìn đúng góc, bạn sẽ thấy: Đây là ngôn ngữ rất có trật tự – và rất dễ hình dung.

2. 🧠 Ghi nhớ đầu tiên: “Nợ – Có” trong kế toán KHÔNG giống Nợ – Có ngoài đời

Điều đầu tiên bạn cần làm: gỡ bỏ sự nhầm lẫn phổ biến.

📌 “NỢ” trong kế toán không có nghĩa là “thiếu nợ”.
📌 “CÓ” trong kế toán không có nghĩa là “có tiền”.

Rất nhiều người mới bị sai từ đây. Vì ta hay gán cảm xúc đời sống vào từ “Nợ – Có”. Nhưng trong kế toán, NỢ và CÓ chỉ là hai bên ghi sổ – không mang ý nghĩa tích cực hay tiêu cực.

Hãy tưởng tượng sổ kế toán như một cuốn nhật ký:
– Bên trái là “NỢ”
– Bên phải là “CÓ”

👉 Khi ghi một nghiệp vụ – bạn sẽ ghi ít nhất một dòng bên NỢ, một dòng bên CÓ, với tổng số tiền luôn bằng nhau.

3. 📊 Quy tắc đơn giản: Tài sản tăng ghi NỢ – Nguồn vốn tăng ghi CÓ

Đây là cốt lõi để bạn hiểu sâu và làm đúng:

📎 Nhìn bảng trên, bạn sẽ thấy:

– Tài sản và Chi phí tăng thì ghi NỢ
– Doanh thu và Nguồn vốn tăng thì ghi CÓ

Ví dụ:
– Nhận tiền mặt → tiền tăng → tài sản tăng → ghi NỢ 111
– Trả tiền cho nhà cung cấp → tiền giảm → tài sản giảm → ghi CÓ 111

4. 🖼️ Một cách hình dung đơn giản: Dòng nước chảy

Hãy tưởng tượng mỗi tài khoản như một cái bể chứa nước (nước = tiền hoặc tài sản).

• Nước chảy vào → bể đầy lên → ghi NỢ
• Nước chảy ra → bể vơi đi → ghi CÓ

Vậy khi công ty bán hàng:
– Tiền chảy vào tài khoản → Ghi NỢ 111 (tiền tăng)
– Tài sản (hàng hóa) chảy ra → Ghi CÓ 156 (hàng giảm)
– Doanh thu được ghi nhận → Ghi CÓ 511

🧭 Mỗi nghiệp vụ là một sự dịch chuyển của dòng tiền – dòng tài sản – dòng nghĩa vụ.
Việc của kế toán là: ghi lại trung thực dòng chảy đó, đúng chiều – đúng nơi.

5. 🔄 Một ví dụ dễ nhớ – dùng đời sống hàng ngày

Tình huống: Bạn đi siêu thị, mua một chiếc áo 300.000₫, trả bằng tiền mặt.

Đặt mình vào vai trò kế toán của siêu thị, bạn sẽ thấy:

• Hàng hóa ra khỏi kho → Tài sản giảm → Ghi CÓ 156
• Nhận được tiền mặt từ khách → Tài sản tăng → Ghi NỢ 111
• Ghi nhận doanh thu → Ghi CÓ 511

🎯 Mỗi dòng ghi sổ là một bước kể lại câu chuyện: “Hàng ra, tiền vào, doanh thu phát sinh.”

Bạn thấy không? Chỉ cần hiểu chuyện gì đang xảy ra – bạn sẽ biết ghi NỢ hay CÓ.

6. 📘 Một bảng tổng hợp để tra nhanh

📎 Bạn không cần học thuộc bảng này – chỉ cần học cách nhìn nghiệp vụ như một dòng chảy, bạn sẽ định khoản đúng.

7. 🛠️ Gợi ý thực hành để “thấm tự nhiên” – không cần học vẹt

Mỗi ngày, bạn hãy chọn 1 tình huống thực tế (mua hàng, bán hàng, chi tiền…) và:

1. Viết ra chuyện gì đang xảy ra
2. Tài sản nào tăng? Giảm?
3. Chi phí hay doanh thu có phát sinh không?
4. Viết định khoản 1 dòng NỢ – 1 dòng CÓ
5. Tự kiểm tra: tổng tiền hai bên có bằng nhau không?

📌 Không cần làm nhiều. Chỉ cần đều.
Sau 30 ngày, bạn sẽ định khoản như phản xạ – mà không cần nhìn lại bảng nào.

8. 💡 Sai lầm thường gặp và cách sửa

🧭 Bạn không sai vì chưa thuộc mã. Bạn chỉ sai nếu không hiểu mình đang phản ánh điều gì.

9. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy chọn 3 tình huống đời thường bạn đã từng làm:

– Rút tiền từ ATM
– Trả tiền điện thoại
– Nhận lương

👉 Đặt mình vào vai kế toán của doanh nghiệp, và viết định khoản cho từng tình huống.

🎯 Làm vài dòng như vậy mỗi ngày – bạn sẽ không còn thấy “Nợ – Có” đáng sợ nữa.

10. 🌱 Lời kết – Hãy học như người kể lại câu chuyện tài chính

Bạn thân mến,

Đừng học định khoản như học thuộc lòng.

🧭 Hãy học như người đang kể lại một câu chuyện: “Tiền đi đâu – về đâu – tài sản tăng hay giảm – có lãi hay không?”

Mỗi định khoản là một dòng kể chuyện có logic. Khi bạn hiểu câu chuyện, bạn sẽ biết nên ghi bên nào – và ghi gì.

Bạn không cần nhớ nhiều. Chỉ cần hiểu sâu – làm đều – nghĩ đúng.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi đang học định khoản theo kiểu “thuộc lòng”, hay đang thật sự hiểu?
• Tôi có đang nhầm lẫn “Nợ – Có” với nghĩa đời sống?
• Nếu mai này không có ai nhắc – tôi có thể định khoản vì tôi hiểu, không vì tôi nhớ?

✍️ Hãy viết vài dòng trong sổ tay nghề nghiệp.
Chính sự hiểu này – mới là hành trang để bạn làm nghề vững vàng.

📘 Bài tiếp theo – Bài 5: “Tài khoản là gì? – Hiểu tài khoản như hiểu từng ngăn tủ của dòng tiền”
🔑 Chúng ta sẽ cùng khám phá: Tài khoản không phải là mã số – mà là “ngăn chứa” thông tin, và bạn là người dọn dẹp, sắp xếp, phản ánh trung thực từng đồng tiền đi – về trong doanh nghiệp.