BÀI 8

TÀI KHOẢN MUA HÀNG: CẨN THẬN TỪ LÚC NHẬP KHO ĐẾN LÚC THANH TOÁN

Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu rõ cách hạch toán các nghiệp vụ mua hàng hóa, nguyên vật liệu có hóa đơn đầy đủ, không học thuộc máy móc, mà thật sự nắm được bản chất: từ lúc hàng nhập kho – đến khi ghi nhận công nợ – và xử lý thuế GTGT đầu vào. Từ đó, làm được các nghiệp vụ mua hàng đúng chuẩn mực, cẩn trọng, không sai sót.

1. 🌱 Mua hàng – tưởng dễ mà dễ sai

Bạn thân mến,

Trong số các nghiệp vụ kế toán, mua hàng có hóa đơn là một trong những nghiệp vụ xuất hiện sớm nhất, thường xuyên nhất – và cũng là nơi nhiều bạn mới học dễ… tưởng là “dễ nên làm bừa” 😟

Nhưng thật ra:

– Có bạn thì hạch toán thiếu thuế GTGT
– Có bạn thì ghi sai tài khoản: vật tư lại đưa vào hàng hóa
– Có bạn thì quên kiểm tra điều kiện khấu trừ thuế
– Có bạn hạch toán xong rồi… không nhớ đã thanh toán hay chưa

📌 Một nghiệp vụ đơn giản – nếu không hiểu bản chất – sẽ là nơi bắt đầu của nhiều sai sót liên hoàn: từ tồn kho lệch, công nợ không khớp, đến báo cáo thuế bị truy vấn.

Hôm nay, ta sẽ cùng học lại nghiệp vụ mua hàng – từ góc nhìn vừa cẩn trọng – vừa dễ hiểu – như người học nghề bằng cả trái tim 💼

2. 📦 Một nghiệp vụ mua hàng hoàn chỉnh gồm những gì?

Hãy tưởng tượng công ty bạn mua một lô hàng văn phòng phẩm từ nhà cung cấp A – tổng giá trị 11 triệu, trong đó có 1 triệu thuế GTGT 10%.

Đây là một nghiệp vụ mua hàng có hóa đơn, với điều kiện sau:

– Có hóa đơn GTGT đúng mẫu
– Hàng đã về kho
– Chưa thanh toán tiền – đang ghi nhận công nợ

💡 Ta sẽ học cách xử lý nghiệp vụ này theo 3 bước hạch toán cơ bản:

🔹 Bước 1: Ghi nhận hàng về kho

→ Dùng tài khoản 152 (vật tư), 156 (hàng hóa), hoặc 153 (công cụ dụng cụ) tùy loại

🔹 Bước 2: Ghi nhận công nợ

→ Dùng tài khoản 331 – Phải trả người bán

🔹 Bước 3: Ghi nhận thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

→ Dùng tài khoản 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ

🎯 Cốt lõi: Mỗi nghiệp vụ là một dòng tiền + một dòng hàng + một dòng thuế, ta cần hạch toán đủ – đúng – rõ ràng.

3. 🧭 Bản chất định khoản: Hiểu để làm, không học vẹt

Giờ ta cùng nhìn vào định khoản mẫu cho nghiệp vụ:

Mua hàng hóa trị giá 10.000.000 VNĐ + thuế GTGT 10% = 11.000.000 VNĐ, chưa thanh toán

📌 Định khoản như sau:

📎 Vì sao phải hạch toán như vậy?

– TK 156 tăng vì hàng đã nhập về kho
– TK 1331 tăng vì ta được khấu trừ thuế đầu vào
– TK 331 tăng vì ta chưa thanh toán → ghi nhận nợ phải trả

👉 Nếu sau này thanh toán, ta sẽ ghi tiếp:
Nợ 331 / Có 112 hoặc 111 tùy chuyển khoản hay tiền mặt.

4. 📘 Một ví dụ cụ thể – đủ chứng từ – đủ định khoản

🎯 Tình huống:

Ngày 5/7, Công ty ABC mua một lô giấy in A4 từ Công ty TNHH Xanh Lá.
– Giá trị hàng: 4.000.000 VNĐ
– Thuế GTGT 10%: 400.000 VNĐ
– Chưa thanh toán
– Có hóa đơn GTGT đầy đủ, hàng về kho trong ngày

📎 Định khoản:

✅ Kèm theo:

– Hóa đơn GTGT
– Phiếu nhập kho
– Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng (nếu có)

🧠 Việc này tưởng nhỏ, nhưng nếu quên không tách thuế, bạn sẽ không thể kê khai thuế GTGT – hoặc ghi nhận chi phí sai – ảnh hưởng đến báo cáo tài chính cuối năm.

5. 💡 Những điểm cần cực kỳ cẩn trọng khi hạch toán mua hàng

📌 Có bạn từng hạch toán hàng hóa bằng TK 153 – hậu quả là khấu hao sai, dòng tiền ảo, và bị nhắc khi kiểm toán.

6. 📒 Một lưu đồ giúp bạn xử lý nghiệp vụ mua hàng đúng chuẩn

Khi nhận hóa đơn + hàng → Hỏi ngay:

⤷ Đây là gì? (nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ?)

⤷ Hàng đã nhập kho chưa?

⤷ Đã thanh toán hay chưa?

⤷ Thuế GTGT bao nhiêu %?

⤷ Nhà cung cấp là ai?

⇒ Sau đó:

⤷ Nợ 152 / 156 / 153 (tùy loại)

⤷ Nợ 1331 (nếu đủ điều kiện khấu trừ)

⤷ Có 331 (nếu chưa thanh toán)

⤷ Có 111/112 (nếu đã thanh toán)

⤷ Kiểm tra lại: chứng từ – định khoản – kê khai

🧭 Làm đúng từ đầu – bạn sẽ đỡ mệt 3 tháng sau khi lập báo cáo 💼

7. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy lấy một hóa đơn đầu vào có thật – hoặc mẫu trên mạng – và tự tay thực hiện:

1. Xác định hàng mua thuộc loại gì → ghi vào nhóm 152 / 156 / 153
2. Kiểm tra đã thanh toán chưa → ghi vào 331 hay 111/112
3. Tách riêng phần thuế → ghi vào 1331
4. Viết định khoản hoàn chỉnh
5. Ghi chú rõ: hóa đơn ngày nào – hàng về kho ngày nào – có đủ điều kiện kê khai không?

📌 Nếu bạn làm được 5 điều trên – bạn đang làm nghề chứ không còn chỉ là “học cho biết” nữa.

8. 🌱 Lời kết – Một nghiệp vụ nhỏ, nhưng là khởi đầu của sự trưởng thành

Bạn thân mến,

Học định khoản không phải để ghi nhớ như một cái máy.
Mà là để hiểu một dòng tiền đang đi đâu – một dòng hàng đang vào đâu – và một dòng trách nhiệm pháp lý đang hình thành thế nào.

🧡 Một người kế toán tử tế là người không làm ẩu, không hời hợt, không “làm cho xong”.
Mà là người cẩn thận từ khi nhập kho – đến khi thanh toán – đến khi lên báo cáo.

Một nghiệp vụ mua hàng – nếu bạn hiểu đúng – làm đúng – bạn sẽ tạo được nền móng bền vững cho mọi báo cáo tài chính về sau.

🎯 Và tôi tin: Bạn sẽ làm được – nếu bạn học từ gốc – và làm bằng trái tim của người hành nghề có trách nhiệm.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi đã từng hạch toán mua hàng – nhưng có khi nào quên tách phần thuế chưa?
• Tôi có đang nhầm lẫn giữa 152 – 153 – 156 trong các loại hàng mua?
• Tuần này, tôi sẽ luyện định khoản mua hàng với bao nhiêu chứng từ thực tế?

✍️ Ghi xuống. Học kế toán không phải là học lý thuyết. Là học bằng hành động – lặp lại – và dần trở nên vững vàng trong nghề.

📘 Bài tiếp theo – Bài 9: “Khi trả tiền – có cần định khoản lại không?”
💡 Ta sẽ cùng học cách xử lý phần tiếp theo của nghiệp vụ mua hàng: khi công ty thanh toán cho nhà cung cấp – và làm sao để đối chiếu công nợ không sai sót.