BÀI 8

SỔ TAY CHỨNG TỪ MẪU – NGƯỜI BẠN ĐẦU TIÊN CỦA KẾ TOÁN MỚI

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học biết cách tạo và sử dụng một cuốn sổ tay chứng từ mẫu – như một người bạn đồng hành khi bắt đầu học kế toán. Từ đó, học được cách quan sát – phân tích – xử lý chứng từ đúng cách, từng bước làm chủ các nghiệp vụ phát sinh, thay vì chỉ học lý thuyết hoặc ghi nhớ máy móc.

1. 🌱 Vì sao bạn cần có “người bạn” này ngay từ đầu?

Khi mới học kế toán, có thể bạn sẽ có cảm giác như đang lạc vào một khu rừng với đủ loại giấy tờ:
– Hóa đơn đỏ, hóa đơn điện tử
– Phiếu thu, phiếu chi
– Phiếu nhập kho, xuất kho
– Hợp đồng, biên bản, bảng kê, bảng lương…

Tất cả đều có vẻ giống nhau, nhiều chữ, nhiều số, và khiến bạn choáng ngợp. Nhưng bạn biết không?

📌 Nếu bạn tự tạo cho mình một cuốn sổ tay chứng từ mẫu, bạn sẽ không còn thấy sợ nữa.
Vì lúc đó, bạn không học kế toán như học thuộc – mà như người đang học quan sát một sinh vật sống, mỗi ngày một chút – và dần hiểu được ngôn ngữ của nghề 🌿

2. 📘 Sổ tay chứng từ mẫu là gì?

Hãy tưởng tượng bạn có một quyển sổ – hoặc một file – nơi bạn lưu trữ từng mẫu chứng từ đã gặp qua:

– Một bản hóa đơn GTGT có đánh dấu rõ từng phần: người bán, người mua, nội dung, thuế suất, tổng tiền
– Một phiếu chi có lời giải thích: dòng này dùng để làm gì, chữ ký nào quan trọng
– Một hợp đồng có gạch chân phần điều khoản thanh toán – để học cách kiểm tra khi duyệt chi
– Một tờ khai thuế có minh họa: “chỉ tiêu này lấy từ đâu trong sổ kế toán”

📎 Sổ tay chứng từ mẫu không phải là một cuốn sách giáo khoa. Nó là “bộ nhớ nghề nghiệp” cá nhân của bạn – do chính bạn xây – theo cách bạn hiểu – để bạn tra lại bất kỳ lúc nào khi cần.

3. 🧭 Làm sao để bắt đầu tạo sổ tay chứng từ mẫu?

Bạn không cần có kinh nghiệm. Bạn chỉ cần một tinh thần ham học và một phương pháp rõ ràng. Dưới đây là 5 bước đơn giản để bắt đầu:

🔹 Bước 1: Chọn loại chứng từ đầu tiên để bắt đầu

👉 Gợi ý: Hãy bắt đầu từ những chứng từ dễ hiểu và thường gặp nhất như: hóa đơn GTGT, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho.

🔹 Bước 2: Tìm một mẫu thật – hoặc mẫu minh họa đáng tin cậy

– Nếu đang đi làm, bạn có thể xin sếp cho xem các chứng từ thật đã xử lý xong
– Nếu chưa đi làm, bạn có thể tìm mẫu trên website của cơ quan thuế, phần mềm kế toán, hoặc tài liệu học uy tín

💡 Quan trọng: mẫu phải rõ ràng, hợp lệ, đầy đủ thông tin – không dùng hình ảnh mờ, thiếu dữ liệu

🔹 Bước 3: In ra hoặc chụp màn hình – dán vào sổ hoặc dán trong file PDF

– Bạn nên dùng giấy A4, kẹp theo từng loại
– Hoặc tạo folder theo kiểu: 01_HoaDon_GTGT / 02_PhieuChi / 03_HopDong /…

🔹 Bước 4: Ghi chú từng phần của chứng từ

Với mỗi mẫu, hãy tự tay ghi:

– Dòng này là gì? → Người bán / Người mua
– Số tiền này đến từ đâu? → Tổng cộng / thuế GTGT
– Mã số thuế tra ở đâu? → Trên hóa đơn điện tử
– Dòng này ảnh hưởng đến tài khoản nào? → Ghi chú gợi ý định khoản

📌 Đây là bước quan trọng nhất. Vì khi bạn tự chú thích – bạn đang học bằng cách làm – chứ không phải chỉ đọc.

🔹 Bước 5: Mỗi tuần thêm 1 loại mới – không cần nhanh

Bạn không cần có 30 loại ngay trong tháng đầu. Hãy đều đặn – mỗi tuần 1 loại – sau 3 tháng, bạn sẽ có hơn 12 mẫu – đủ để bạn làm chủ phần lớn nghiệp vụ căn bản.

4. 🧠 Một ví dụ minh họa: Hóa đơn GTGT đơn giản – nhưng hiểu thì mới xử lý đúng

👉 Tình huống:

Công ty bạn mua văn phòng phẩm từ nhà cung cấp A. Tổng tiền: 1.100.000 VNĐ, trong đó thuế GTGT 10% là 100.000 VNĐ.

✍️ Cách tạo sổ tay chứng từ:

– In mẫu hóa đơn
– Ghi chú từng phần:

• Tên đơn vị bán: Công ty TNHH A
• Mã số thuế: → Sau này cần đối chiếu khi làm tờ khai thuế
• Ngày hóa đơn: → Ảnh hưởng đến kỳ hạch toán
• Diễn giải: Văn phòng phẩm – ghi nhận vào tài khoản 642
• Tiền thuế: → Sử dụng để kê khai chỉ tiêu 23 – tờ khai GTGT

🎯 Bạn chỉ cần làm việc đó vài lần – bạn sẽ thuộc nằm lòng – không cần học vẹt – không cần lo sai.

5. 🧰 Những loại chứng từ nên có trong “sổ tay đầu tiên”

📎 Hãy nhớ: không cần có đủ hết ngay, nhưng bạn nên chọn loại chứng từ bạn đang học hoặc sắp gặp để tạo mẫu trước.

6. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

Hãy bắt đầu tạo sổ tay chứng từ mẫu của riêng bạn, theo cách sau:

🔹 Chọn 1 loại chứng từ đơn giản nhất mà bạn đang có hoặc có thể tìm
🔹 Tạo 1 trang A4 / 1 file PDF – dán mẫu – chú thích từng phần rõ ràng
🔹 Viết câu hỏi đi kèm: "Nếu mình là kế toán – mình sẽ xử lý nó ra sao?"
🔹 Hẹn ngày ôn lại mẫu đó – và thêm 1 mẫu mới sau 1 tuần

🎯 Đừng chờ đến khi học xong lý thuyết rồi mới làm. Học kế toán là học bằng tay – bằng mắt – bằng thao tác. Sổ tay chứng từ mẫu là nơi bạn thật sự làm điều đó.

7. 🌿 Lời kết – Một cuốn sổ tay – nhưng sẽ đi cùng bạn suốt hành trình làm nghề

Bạn thân mến,

Làm kế toán là làm việc với chứng từ mỗi ngày. Và nếu bạn không có một hệ thống riêng – bạn sẽ:

– Luôn bị động khi gặp chứng từ mới
– Luôn hỏi lại người khác vì không nhớ cấu trúc
– Luôn cảm thấy nghề này… mơ hồ, áp lực

Nhưng nếu bạn có một cuốn sổ tay chứng từ mẫu do chính bạn tạo – bạn sẽ:

🌱 Nhớ sâu hơn
🌱 Tự tin hơn
🌱 Tra cứu nhanh hơn
🌱 Và quan trọng nhất: tự học được mà không phụ thuộc ai

🧡 Một người kế toán có nội lực – không cần học nhiều – mà cần học đúng – học đều – và học bằng chính trải nghiệm của mình.
Và sổ tay chứng từ – chính là nơi bạn gieo những trải nghiệm đầu tiên.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi đã từng nhìn thấy chứng từ – nhưng có thật sự hiểu nó đang nói gì chưa?
• Nếu có một loại chứng từ khiến tôi hay nhầm lẫn – đó là loại nào?
• Tôi sẵn sàng bắt đầu tạo một sổ tay mẫu cho loại chứng từ nào trong tuần này?

✍️ Viết xuống. Và giữ lại như một lời cam kết với nghề – nghề kế toán cần những người hiểu từ điều nhỏ nhất – để đứng vững khi làm những việc lớn hơn.

📘 Bài tiếp theo – Bài 9: “Sai một chữ – sai cả dòng hạch toán”
🧠 Chúng ta sẽ cùng phân tích vì sao một lỗi nhỏ trong chứng từ – có thể khiến bạn lệch cả báo cáo – và cách soi lỗi tinh tế như một người kiểm soát giỏi.