BÀI 6

AI LÀ NGƯỜI TẠO – AI LÀ NGƯỜI DUYỆT – AI LÀ NGƯỜI LƯU?

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu rõ vai trò – trách nhiệm – quy trình xử lý một chứng từ kế toán: từ lúc hình thành, được phê duyệt, đến khi lưu trữ. Qua đó, tránh sai sót, rối loạn hoặc thất thoát dữ liệu, đồng thời rèn luyện tư duy hệ thống và khả năng phối hợp với các phòng ban trong doanh nghiệp.

1. 🌱 Một tờ giấy – nhưng có thể khiến cả hệ thống rối loạn nếu làm sai

Bạn có thể nghĩ: “Một tờ phiếu chi thì có gì to tát đâu?”
Nhưng nếu:

• Không biết ai là người được quyền lập ra nó
• Không rõ ai được quyền ký duyệt
• Không ai chịu trách nhiệm lưu lại

… thì tờ giấy ấy sẽ trở thành một “chứng từ vô chủ”, và kéo theo những hậu quả rất thật:

• Tiền đã chi mà không ai giải trình được
• Hồ sơ kế toán thiếu chứng từ gốc
• Thanh tra thuế đến không tìm thấy hồ sơ
• Báo cáo tài chính bị treo nợ – bị loại chi phí
• Kế toán bị quy trách nhiệm vì… giữ tờ giấy sai quy trình

📌 Đó là lý do bài học hôm nay không phải về lý thuyết, mà là một phần cực kỳ thực tiễn:
📎 Một chứng từ – ai là người tạo?
📎 Ai có quyền duyệt?
📎 Ai là người lưu và bảo quản nó đúng cách?

2. 🧭 Vòng đời của một chứng từ: từ phát sinh → đến lưu trữ

Hãy tưởng tượng một tờ đề nghị thanh toán tiền điện:

1️⃣ Phát sinh nhu cầu: Bộ phận hành chính nhận được hóa đơn tiền điện từ EVN.
2️⃣ Lập chứng từ: Họ viết đơn đề nghị thanh toán (mẫu nội bộ).
3️⃣ Ký xác nhận: Trưởng phòng hành chính ký xác nhận đã kiểm tra.
4️⃣ Kế toán kiểm tra lại: Đảm bảo hóa đơn hợp lệ, đúng kỳ, đúng mã số thuế, đúng thông tin công ty.
5️⃣ Trình Giám đốc duyệt chi: Giám đốc ký duyệt phiếu chi.
6️⃣ Chi tiền: Thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng thực hiện thanh toán.
7️⃣ Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ chứng từ (hóa đơn, đề nghị thanh toán, phiếu chi, biên nhận chuyển khoản…) được kế toán lưu vào hồ sơ thanh toán tháng đó.

🧾 Từ một hành động đơn giản – ta thấy ít nhất có 4 – 5 người liên quan, mỗi người một vai trò.
Nếu không ai làm rõ phần việc mình, cả hệ thống sẽ dễ rơi vào trạng thái “ai cũng làm – rồi cuối cùng chẳng ai làm rõ ràng”.

3. 🧑‍🤝‍🧑 Phân vai 3 nhóm chính trong quy trình chứng từ

1️⃣ Người lập – người tạo chứng từ

Là người khởi xướng nghiệp vụ – và ghi lại nó dưới dạng văn bản.

📌 Ai là người lập?
– Có thể là nhân viên hành chính (đề nghị thanh toán)
– Nhân viên kinh doanh (đề nghị tạm ứng đi công tác)
– Thủ kho (phiếu nhập – xuất kho)
– Bộ phận mua hàng (đề nghị thanh toán nhà cung cấp)

🎯 Vai trò:
– Ghi rõ: Lý do phát sinh nghiệp vụ
– Đính kèm đầy đủ hồ sơ liên quan (hóa đơn, hợp đồng, biên bản...)
– Trình đúng người kiểm duyệt theo luồng xử lý nội bộ

📎 Sai lầm thường gặp: Lập chứng từ thiếu căn cứ, không đính kèm hóa đơn, không đúng biểu mẫu nội bộ → gây chậm quy trình xử lý.

2️⃣ Người kiểm duyệt – phê duyệt

Đây là người có thẩm quyền phê duyệt nghiệp vụ – thường là cấp quản lý hoặc giám đốc.

📌 Ai là người duyệt?
– Trưởng bộ phận (duyệt bước 1)
– Phòng kế toán (kiểm tra tài chính, ngân sách)
– Giám đốc (duyệt cuối cùng – ký chi)

🎯 Vai trò:
– Kiểm tra tính hợp lệ – hợp lý – hợp pháp
– Đảm bảo nghiệp vụ đúng quy trình, không vi phạm chính sách
– Duyệt đúng mức ngân sách được phân quyền

📎 Sai lầm thường gặp: Giám đốc duyệt mà không có bộ phận kiểm tra trước, hoặc ký sai biểu mẫu → chứng từ bị loại khi kiểm toán.

3️⃣ Người lưu – người bảo quản hồ sơ

Là người có trách nhiệm thu thập – sắp xếp – lưu trữ – truy xuất khi cần thiết.

📌 Ai là người lưu?
– Thường là kế toán hành chính – kế toán thanh toán – hoặc kế toán tổng hợp
– Có thể chia theo loại hồ sơ: tiền mặt, chuyển khoản, lương, BHXH, hợp đồng, thuế…

🎯 Vai trò:
– Ghim – dán – phân loại rõ ràng
– Lưu theo tháng/quý/năm – có chỉ mục dễ tìm
– Lưu bản mềm và bản cứng song song (nếu có số hóa)
– Sẵn sàng cung cấp khi có kiểm tra, quyết toán, đối chiếu

📎 Sai lầm thường gặp:
– Lưu tờ rời không theo hồ sơ nghiệp vụ
– Lưu sai thời gian → cuối năm không tìm được chứng từ
– Chỉ lưu file scan mà quên bản gốc → bị cơ quan thuế từ chối

4. 💡 Một ví dụ thực tế – nhiều người “rối vai”

Tình huống: Công ty mua hàng hóa từ nhà cung cấp A, trị giá 120 triệu đồng, có hóa đơn VAT.

🎯 Kết quả: Sau 6 tháng, công ty bị thanh tra thuế yêu cầu cung cấp toàn bộ hồ sơ thanh toán → Không tìm thấy giấy đề nghị gốc, không có hợp đồng → Khoản chi bị loại.

5. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy lập một bảng phân vai cho doanh nghiệp (hoặc mô phỏng) bạn đang học/làm:

📌 Đây là bước quan trọng để bạn bắt đầu xây hệ thống chứng từ chuyên nghiệp – chứ không chỉ “ghi sổ”.

6. 📎 Một hệ thống chứng từ tử tế – là dấu hiệu của một doanh nghiệp minh bạch

Có một điều tôi tin chắc:
🧭 “Cách bạn đối xử với một tờ giấy – sẽ cho thấy cách bạn vận hành một công ty.”

Một công ty có hệ thống chứng từ rõ ràng – tức là:

• Mọi việc đều có căn cứ
• Không ai “tự ý chi” hay “tự tiện trả”
• Không ai sợ kiểm tra, vì mọi thứ đã có hồ sơ
• Nhân viên tin tưởng, vì không bị quy sai lỗi
• Sếp an tâm, vì mọi dòng tiền đều có vết

Ngược lại, nếu chứng từ rối:

• Bạn sẽ tốn thời gian đi tìm từng tờ giấy
• Không ai nhớ khoản này chi khi nào, đã ký chưa
• Cơ quan thuế đến – bạn chỉ còn cách… xin lỗi vì không đủ hồ sơ

📌 Một người làm kế toán tử tế không chỉ “ghi đúng” – mà còn xây được hệ thống chứng từ rõ – sạch – đủ – có thể truy xuất được.

7. 🌱 Lời kết – Một chứng từ rõ vai là một niềm tin không lời

Bạn thân mến,

Có thể bạn thấy: học về chứng từ – là học về những tờ giấy.

Nhưng tôi tin:

📘 Làm nghề tử tế – bắt đầu từ từng tờ giấy được xử lý đúng người – đúng lúc – đúng vai trò.

Một chứng từ rõ vai – là sự tôn trọng với tiền bạc công ty.
Một chứng từ có đủ người ký – là sự đồng thuận của hệ thống.
Một hồ sơ được lưu trữ cẩn thận – là sự tử tế trong hành nghề.

🧡 Và khi bạn làm nghề kế toán như thế – bạn không chỉ đang ghi sổ.
Bạn đang gìn giữ niềm tin cho một hệ thống – từ dòng tiền – đến đạo đức nghề.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Có chứng từ nào trong công ty bạn chưa rõ ai là người lập – duyệt – lưu không?
• Bạn đã bao giờ bị “rối loạn” hồ sơ vì không có ai chịu trách nhiệm cụ thể?
• Nếu ngày mai, bạn muốn làm lại một hệ thống rõ vai trò – bạn sẽ bắt đầu từ đâu?

✍️ Hãy viết ra một điều bạn muốn thay đổi – hoặc cam kết thực hiện – để hành nghề rõ ràng – minh bạch – và có trách nhiệm hơn.

📘 Bài tiếp theo – Bài 7: “Chứng từ sai – xử lý sao cho đúng?”
🧠 Chúng ta sẽ học cách phát hiện – sửa – và lưu vết các sai sót chứng từ, để không bị phạt – không bị mất tính pháp lý – và giữ vững hệ thống sổ sách minh bạch.