BÀI 5

QUY TRÌNH ĐI LẠI CỦA MỘT TỜ CHỨNG TỪ TRONG DOANH NGHIỆP

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hình dung một cách rõ ràng và sống động về hành trình "đi lại" của một tờ chứng từ trong doanh nghiệp – từ lúc mới phát sinh, đến khi ký duyệt, lưu trữ, sử dụng để đối chiếu, và cuối cùng là phục vụ báo cáo. Qua đó, bạn sẽ không còn cảm giác "giấy tờ rối tung" – mà bắt đầu làm chủ từng bước xử lý chứng từ với sự bình tĩnh, chủ động, có hệ thống.

1. 📄 Một tờ chứng từ không chỉ là một tờ giấy

Nhiều người mới học kế toán thường nghĩ:

“Chứng từ là tờ hóa đơn, có thì ghi sổ thôi chứ có gì đâu…”

Nhưng bạn thân mến,

Một tờ chứng từ trong doanh nghiệp không phải là một tờ giấy chết. Nó là "dấu chân" của một dòng tiền, một dòng hàng, hay một quyết định vận hành. Và nếu bạn không hiểu chứng từ đi đâu – qua tay ai – lưu ở đâu – dùng vào việc gì, thì bạn sẽ:

– Luôn bị động, làm việc trong mơ hồ
– Bị thất lạc giấy tờ khi cần báo cáo
– Không giải trình được khi kiểm tra, thanh tra đến
– Và luôn cảm thấy áp lực mỗi khi làm báo cáo cuối kỳ 📌

👉 Hôm nay, ta sẽ cùng đi theo hành trình thật sự của một tờ chứng từ, như thể bạn đang là một người quan sát tỉ mỉ trong doanh nghiệp.

2. 🛤️ Hành trình 5 bước: từ khởi tạo → ký duyệt → lưu trữ → đối chiếu → báo cáo

Hãy tưởng tượng một chứng từ là một hành khách trên chuyến tàu vận hành doanh nghiệp. Chuyến tàu ấy có 5 ga dừng chính.

1️⃣ KHỞI TẠO – MỌI CHUYỆN BẮT ĐẦU TỪ MỘT NGHIỆP VỤ THẬT

Mỗi chứng từ đều khởi đầu từ một hành động có thật trong doanh nghiệp.

– Phòng mua hàng đặt mua 5 cái máy in
→ Xuất hiện Đề nghị mua hàng

– Nhân viên đi công tác về
→ Có Phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng

– Khách hàng chuyển khoản 50 triệu
→ Tạo Giấy báo Có của ngân hàng

🎯 Người kế toán cần biết: Không có nghiệp vụ – không có chứng từ. Không được tạo giấy tờ nếu không có hành động kinh tế thật. Và ngay từ bước đầu này, bạn nên hỏi:

– Ai phát sinh nghiệp vụ?
– Có văn bản gì kèm theo?
– Có rủi ro gì nếu không có chứng từ?

2️⃣ KÝ DUYỆT – KHÔNG PHẢI GIẤY NÀO CŨNG ĐƯỢC GHI SỔ NGAY

Một trong những sai lầm thường gặp của người mới học kế toán là vội ghi sổ chứng từ khi chưa được duyệt. Nhưng bạn ơi…

📌 Dù có hóa đơn – bạn cũng không được hạch toán nếu sếp chưa ký duyệt thanh toán, hoặc người có thẩm quyền chưa phê duyệt khoản chi.

Tại sao phải ký duyệt?

– Để xác nhận: khoản này đúng quy trình – đúng người – đúng việc
– Để rõ ràng trách nhiệm: ai yêu cầu, ai kiểm tra, ai duyệt chi
– Để tránh gian lận: người mua – người kiểm – người chi – phải khác nhau

⛔ Nếu bạn ghi sổ một hóa đơn chưa được duyệt: bạn đang tiếp tay cho một khoản chi chưa được thông qua. Và điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng khi kiểm toán hoặc thanh tra nhà nước.

3️⃣ LƯU TRỮ – CHỨNG TỪ SỐNG DÀI LÂU HAY KHÔNG, LÀ NHỜ BẠN

Sau khi được ký duyệt – chứng từ phải được lưu trữ ngay ngắn, có hệ thống.

Bạn cần chuẩn bị:

– Bìa hồ sơ theo tháng/quý/năm
– Phân loại: đầu vào – đầu ra – thanh toán – nội bộ
– Sắp xếp theo thứ tự thời gian hoặc mã số
– Dán nhãn rõ ràng: tên công ty, loại chứng từ, thời gian

💡 Một nguyên tắc vàng: Nếu mất chứng từ – không ai giải trình thay bạn được. Việc lưu trữ gọn gàng là lá chắn đầu tiên bảo vệ bạn trước mọi đợt thanh tra, kiểm tra, và cả sự rối trí của chính bạn về sau.

4️⃣ ĐỐI CHIẾU – CHỨNG TỪ KHÔNG PHẢI ĐỂ CẤT, MÀ ĐỂ KIỂM

Đây là bước nhiều người bỏ qua – hoặc làm qua loa – rồi phải trả giá.

📍 Mỗi chứng từ phải được đối chiếu với thực tế:

– Phiếu nhập kho → có hàng thật về chưa?
– Hóa đơn mua hàng → giá đúng với hợp đồng không?
– Phiếu chi → có đúng là chuyển tiền? Trùng số tài khoản không?
– Giấy báo Có ngân hàng → có khớp số tiền khách chuyển không?

Nếu bạn không đối chiếu – tức là bạn ghi nhận điều chưa chắc chắn là thật.

🧭 Đây cũng là lúc bạn so sánh sổ kế toán với chứng từ – và với hệ thống phần mềm hoặc thực tế kinh doanh.

5️⃣ BÁO CÁO – TẤT CẢ CHỨNG TỪ ĐỀU ĐI VỀ ĐÍCH NÀY

Mỗi chứng từ – khi đi đủ vòng – đều sẽ được “tổng hợp lại” để tạo thành:

– Báo cáo tài chính cuối kỳ
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
– Báo cáo chi phí nội bộ
– Tờ khai thuế GTGT, TNDN, TNCN…
– Báo cáo cho ngân hàng, kiểm toán, cổ đông…

📘 Nếu bạn làm sai ở bất kỳ bước nào trước đó – thì khi ra báo cáo, bạn sẽ thấy:

– Số liệu không khớp
– Không có chứng từ giải trình
– Không biết ghi từ đâu mà ra

🎯 Một người kế toán giỏi không chỉ là người lưu trữ tốt – mà là người biết chuẩn bị chứng từ đúng, đủ, và đúng mục đích ngay từ đầu, để không bị rối khi cần làm báo cáo cuối kỳ.

3. 🧠 Một ví dụ cụ thể – Hành trình của một hóa đơn mua hàng

Hãy cùng theo dõi hành trình của một tờ hóa đơn mua máy in 35 triệu đồng:

👉 Bạn thấy không?

Một tờ giấy – nhưng đi qua ít nhất 5 bước, và chạm tay ít nhất 3–5 người khác nhau. Nếu bạn không theo dõi – bạn sẽ bị thất lạc, nhầm lẫn, hoặc lỡ hạn nộp báo cáo.

4. ⚠️ Những sai lầm phổ biến người mới thường gặp

Đây là những lỗi mà bạn rất dễ mắc phải khi chưa quen làm kế toán chứng từ:

📌 Bạn càng làm sớm những bước nhỏ này – bạn càng tiết kiệm công sức về sau.

5. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Lấy ra một tờ chứng từ thật (nếu có) – hoặc in mẫu hóa đơn đầu vào trên mạng.

Sau đó, viết lại hành trình của nó:

1. Ai tạo ra chứng từ này?
2. Ai duyệt nó?
3. Nó đang nằm ở đâu – có sắp xếp đúng không?
4. Nó liên quan tới những hồ sơ nào khác?
5. Nó được dùng để ghi sổ – làm báo cáo gì?

👉 Hãy ghi lại toàn bộ vào sổ tay. Đó là bài tập đầu tiên giúp bạn nhìn chứng từ như một sinh thể sống, chứ không còn là mớ giấy tờ vô hồn.

6. 🌱 Lời kết – Làm chủ chứng từ là nền tảng để làm chủ nghề

Bạn thân mến,

Rất nhiều người học kế toán giỏi phần mềm – nhưng đến khi kiểm tra giấy tờ thì rối tung. Cũng có người giỏi định khoản – nhưng không biết hồ sơ nào nằm ở đâu.

Kế toán không chỉ là nhập số.
Kế toán là người gìn giữ hệ thống chứng từ – như một thư viện sống động của mọi hoạt động tài chính trong doanh nghiệp 📚

🧭 Nếu bạn chăm chút từng tờ chứng từ – bạn sẽ:

– Giảm rủi ro thuế – kiểm toán
– Được sếp tin tưởng giao nhiều việc quan trọng
– Có thể kiểm soát được toàn bộ báo cáo cuối kỳ
– Và quan trọng nhất: bạn không còn sợ giấy tờ – mà thấy mình đang làm chủ nó từng bước một

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

– Tôi có đang để chứng từ “đi lòng vòng không kiểm soát” trong doanh nghiệp mình?
– Tôi có biết rõ chứng từ nào được lưu ở đâu, phục vụ báo cáo gì không?
– Từ ngày mai, tôi sẽ bắt đầu hành trình làm chủ chứng từ từ bước nào?

✍️ Hãy viết vào sổ tay học kế toán của bạn. Khi bạn kiểm soát được chứng từ – bạn đã kiểm soát được hơn nửa nghề kế toán rồi đấy.

📘 Bài tiếp theo – Bài 6: “Cặp đôi không thể tách rời: Chứng từ gốc & Chứng từ kế toán”
📎 Chúng ta sẽ cùng phân biệt rõ ràng – tinh tế – và thực tế về các loại chứng từ: cái nào là bản gốc bắt buộc, cái nào là chứng từ nội bộ, và bạn phải xử lý chúng ra sao để không sai – không mệt – không bị phạt.