BÀI 3

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÓ BAO NHIÊU LOẠI? CÁCH GHI NHỚ DỄ NHẤT

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người mới tiếp cận biết cách phân loại chứng từ kế toán, hiểu bản chất từng loại, không còn bị nhầm lẫn – rối rắm giữa hàng chục loại giấy tờ. Đặc biệt, bài viết sẽ hướng dẫn cách nhớ đơn giản – logic – dễ hình dung, giúp bạn học 1 lần là nhớ, áp dụng ngay vào công việc thực tế 💼

1. 😟 Vì sao bạn dễ rối khi học chứng từ?

Hãy thử hình dung tình huống sau:

Bạn vừa vào làm ở một công ty nhỏ.
Một ngày, bạn nhận cùng lúc:

– Một hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp
– Một phiếu thu tiền mặt từ khách hàng
– Một bảng lương tháng do bộ phận nhân sự gửi
– Một phiếu nhập kho do bộ phận kho chuyển qua
– Một đề nghị thanh toán tiền tiếp khách của sếp

😵 Bạn nhìn đống giấy tờ ấy – và không biết bắt đầu từ đâu.
Câu hỏi hiện lên:

“Cái nào là chứng từ hợp lệ? Cái nào cần lưu? Cái nào phải hạch toán ngay? Cái nào chỉ để tham khảo?”

🎯 Thực ra, điều bạn cần không phải là học thuộc lòng từng loại chứng từ.
Bạn cần hiểu bản chất – và biết cách phân loại đúng từ đầu.

2. 🧭 3 cách phân loại chứng từ kế toán – để dễ nhớ, dễ làm

Có rất nhiều tài liệu phân chia chứng từ theo kiểu "khô khan" – khiến người học mới càng đọc càng rối.
Hôm nay, tôi xin chia sẻ một cách chia rất thực tế – dễ hiểu – dễ nhớ, dựa trên 3 tiêu chí:

1️⃣ Theo hình thức – nhìn bằng mắt là biết:

📌 Cứ nhìn thấy giấy nào có “dòng chữ đỏ, số tiền, ký tên hai bên” → khả năng cao là hóa đơn
📌 Nhìn thấy giấy nhỏ, ghi tay, có tiêu đề “phiếu thu/chi/nội bộ” → là chứng từ nội bộ
📌 Nhìn thấy biên bản họp, hợp đồng, bảng chấm công → là chứng từ hỗ trợ

2️⃣ Theo nội dung phản ánh – tức là nó nói về điều gì?

💡 Dù là loại hình công ty nào – mỗi ngày bạn đều xoay quanh 5–6 nhóm chứng từ này.
👉 Hãy ghi ra một tờ giấy – dán cạnh bàn làm việc – để “nhìn giấy là hiểu nội dung”.

3️⃣ Theo nguồn phát sinh – tức là nó đến từ đâu?

📎 Khi bạn học theo cách phân chia này – bạn không cần học từng loại – mà chỉ cần biết nghiệp vụ nào thì cần nhóm chứng từ nào.

3. 💡 Cách ghi nhớ nhanh và hiệu quả nhất

Thay vì học theo từng loại rời rạc – tôi gợi ý bạn dùng sơ đồ tư duy hình cây:

Gốc cây: NGHIỆP VỤ

– Ví dụ: Mua hàng

Cành 1: Chứng từ chính

– Hóa đơn đầu vào

Cành 2: Chứng từ nội bộ

– Phiếu nhập kho, đề nghị thanh toán

Cành 3: Chứng từ ngân hàng

– Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi

📌 Mỗi ngày – bạn chọn 1 nghiệp vụ → vẽ cây cho nó → ghi ra từng loại giấy tờ liên quan
📌 1 tuần – bạn sẽ có 7 cái cây → bạn đã thuộc 90% các loại chứng từ phổ biến rồi đấy 🌳

4. 🧠 Một ví dụ cụ thể – để bạn thấy phân loại không khó

Tình huống: Công ty bạn bán hàng cho khách A, thu tiền chuyển khoản, gửi hàng qua kho

👉 Dưới đây là những chứng từ bạn cần phân loại:

🎯 Một nghiệp vụ → nhiều chứng từ → nhưng nếu bạn biết cách gom theo nhóm, bạn sẽ không rối.

5. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy chọn 1 nghiệp vụ đơn giản bạn từng thấy hoặc đọc trên mạng, ví dụ: Công ty mua hàng văn phòng phẩm, thanh toán bằng tiền mặt.

Bước 1: Viết tên nghiệp vụ → “Mua hàng”

Bước 2: Liệt kê các chứng từ cần có:
– Hóa đơn đầu vào
– Phiếu chi
– Đề nghị thanh toán
– Phiếu nhập kho (nếu hàng lưu kho)

Bước 3: Ghi lại trong sổ tay → và vẽ “cây chứng từ” cho nghiệp vụ này

📌 Nếu bạn làm như vậy mỗi ngày với 1 nghiệp vụ khác nhau – bạn sẽ không còn sợ chứng từ nữa.
Bạn sẽ trở thành người chủ động gom – kiểm tra – phân loại ngay từ khi giấy tờ xuất hiện.

6. 🌱 Lời kết – Chứng từ là bạn, không phải “kẻ thù”

Bạn thân mến,

Nhiều người làm kế toán mệt mỏi – không vì họ không biết định khoản, mà vì họ bị rối khi chứng từ đến dồn dập.

Họ không biết bắt đầu từ đâu.
Họ để chứng từ lẫn lộn.
Họ sợ phải kiểm tra tính hợp lệ.
Và rồi cuối tháng, cuối quý – họ ôm đầu.

📌 Nhưng bạn có thể khác.

Chỉ cần bạn học cách phân loại đơn giản – logic – sát nghiệp vụ thực tế, bạn sẽ thấy:

– Giấy tờ không còn là gánh nặng
– Mỗi loại chứng từ là một mảnh ghép kể lại câu chuyện tài chính
– Bạn không còn bị động – mà làm chủ được cả hệ thống xử lý

🧡 Bạn không cần học thuộc 50 loại chứng từ.
Bạn chỉ cần hiểu gốc – và rèn tư duy phân loại như người cầm lái.
Dần dần – bạn sẽ thấy mình thật sự làm chủ công việc kế toán, bắt đầu từ những điều rất nhỏ.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Khi cầm một tập chứng từ – tôi có biết bắt đầu từ đâu không?
• Tôi đang nhầm lẫn loại giấy nào – và có thể dùng bảng phân loại nào để dễ nhớ hơn?
• Tôi có thể dành 15 phút mỗi ngày để lập “cây chứng từ” cho một nghiệp vụ không?

✍️ Viết vào sổ tay – hoặc vẽ trên giấy. Đó là bước đầu tiên để bạn học kế toán không còn sợ – mà thấy mình mạnh dần lên từng ngày.

📘 Bài tiếp theo – Bài 4: “Hóa đơn đỏ – Hóa đơn điện tử – Biên lai: Cái nào là chứng từ hợp pháp?”
🧠 Chúng ta sẽ cùng phân biệt rõ giữa các loại hóa đơn và những hiểu lầm phổ biến khiến nhiều bạn bị sai ngay từ đầu.