BÀI 11

THỜI HẠN LƯU TRỮ CHỨNG TỪ: 5 NĂM, 10 NĂM HAY VĨNH VIỄN?

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu cách phân loại thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, biết rõ chứng từ nào giữ 5 năm, cái nào 10 năm, cái nào phải lưu vĩnh viễn. Bài viết hướng dẫn từng bước cụ thể theo đúng Luật Kế toán hiện hành, tránh lưu sai – bỏ nhầm – hoặc giữ quá nhiều mà không cần thiết.

1. 😟 Vì sao nhiều người giữ “quá kỹ” – hoặc “quá ẩu”?

Khi bạn mới vào nghề kế toán, có thể bạn từng thấy một phòng chứa đầy thùng carton, bên trong là hồ sơ từ năm… 2007. Hỏi ra thì ai cũng trả lời:
– “Cái này không biết có cần không, nên để đó cho chắc.”
– “Sếp bảo giữ hết, kẻo sau này thuế hỏi.”
– “Thấy có công ty bị kiểm tra lại 10 năm nên… em để luôn.”

Ngược lại, cũng có người… không giữ gì cả:
– “Em scan rồi, bản gốc vứt rồi.”
– “Cái đó chỉ là bảng tạm tính, không phải hóa đơn.”
– “Công ty cũ nói là cứ xong quý thì bỏ.”

📌 Cả hai kiểu làm trên đều tiềm ẩn rủi ro:
– Giữ quá mức thì tốn diện tích, tốn công, tốn chi phí lưu trữ, đến khi cần thì cũng… không biết tìm ở đâu.
– Không giữ đủ thì vi phạm Luật Kế toán, dễ bị phạt, đặc biệt khi có thanh tra, kiểm toán hoặc kiện tụng nội bộ xảy ra.

👉 Vậy: chứng từ kế toán thật ra cần lưu mấy năm?
Ta sẽ cùng tháo gỡ từng bước – không phức tạp, không nhầm lẫn.

2. 📜 Phân biệt 3 nhóm thời hạn: 5 năm – 10 năm – vĩnh viễn

Theo Luật Kế toán 2015 và hướng dẫn tại Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC (đang còn hiệu lực), chứng từ kế toán được chia thành 3 nhóm theo thời hạn lưu trữ, cụ thể như sau:

1️⃣ LƯU TRỮ 5 NĂM – những chứng từ ngắn hạn – lặp lại thường xuyên

Nhóm này gồm những chứng từ phát sinh hàng ngày, hàng tháng, ít giá trị pháp lý dài hạn.

📌 Ví dụ:
– Phiếu thu, phiếu chi
– Hóa đơn đầu vào – đầu ra
– Bảng kê mua hàng, bán hàng
– Phiếu nhập kho, xuất kho
– Bảng phân bổ chi phí
– Bảng chấm công, bảng lương
– Tờ khai thuế (GTGT, TNDN, TNCN…)

🎯 Thời hạn lưu trữ: 5 năm kể từ năm tài chính tiếp theo năm phát sinh.

Ví dụ: Phiếu thu ngày 10/03/2021 → hết năm tài chính 2021 → tính 5 năm từ 2022 → lưu đến hết 2026.

2️⃣ LƯU TRỮ 10 NĂM – những chứng từ có ảnh hưởng dài hạn

Đây là nhóm các hồ sơ phản ánh tài sản dài hạn, vốn, vay mượn, nghĩa vụ tài chính, v.v.

📌 Ví dụ:
– Hợp đồng vay vốn dài hạn
– Hồ sơ góp vốn, cổ phần hóa
– Tài liệu liên quan đến tài sản cố định (hợp đồng mua – hóa đơn – biên bản bàn giao – khấu hao…)
– Báo cáo tài chính năm (cả bản giấy và bản điện tử đã nộp)
– Hồ sơ quyết toán thuế
– Biên bản kiểm kê tài sản cố định, hàng tồn kho cuối năm
– Biên bản làm việc với kiểm toán, thuế, cơ quan chức năng

🎯 Thời hạn lưu trữ: 10 năm kể từ năm tài chính tiếp theo năm phát sinh.

Ví dụ: Hợp đồng vay vốn ký tháng 12/2022 → lưu đến hết 2032.

3️⃣ LƯU TRỮ VĨNH VIỄN – tài liệu mang tính lịch sử, pháp lý dài hạn

Nhóm này ít gặp nhưng cực kỳ quan trọng. Chủ yếu là các hồ sơ liên quan đến hình thành doanh nghiệp – chuyển đổi – sáp nhập – tranh chấp – hoặc văn bản pháp lý đặc biệt.

📌 Ví dụ:
– Điều lệ công ty, quyết định thành lập
– Hồ sơ góp vốn ban đầu
– Biên bản họp HĐQT, Đại hội cổ đông (nếu có cổ phần hóa)
– Quyết định tăng vốn, chia cổ tức
– Quyết định sáp nhập, giải thể, chuyển đổi loại hình
– Tài liệu liên quan đến khiếu nại – tranh chấp pháp lý đã xảy ra

🎯 Lưu trữ vĩnh viễn, trừ khi có quy định pháp luật riêng cho từng trường hợp cụ thể.

3. 🧭 Cách xác định năm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ

Nhiều bạn thắc mắc: “5 năm là từ lúc phát sinh, hay từ khi kết thúc năm tài chính?”

Câu trả lời là:

Theo Luật Kế toán, thời hạn lưu trữ được tính từ đầu năm tài chính kế tiếp năm phát sinh chứng từ.

📌 Ví dụ:
– Chứng từ lập ngày 20/6/2020 → không tính từ 2020 → mà tính từ 2021 → 5 năm sẽ đến hết 2025.

Đây là điểm rất quan trọng vì nếu bạn tính sai, có thể sẽ huỷ chứng từ quá sớm (phạm luật), hoặc giữ quá lâu (tốn chi phí lưu trữ).

4. 🛠️ Gợi ý cách lưu trữ thông minh – dễ tìm – đúng hạn

Khi bạn hiểu thời hạn rồi, bước tiếp theo là lưu thế nào cho khoa học, để khi cần là có – khi hết hạn là dọn dễ dàng.

Dưới đây là một số gợi ý thực tế từ các doanh nghiệp nhỏ đến lớn đã áp dụng hiệu quả:

✅ Phân loại hồ sơ theo năm – loại – thời hạn

📂 Thư mục chính: “CHỨNG TỪ KẾ TOÁN”
 ├── NĂM 2020
  ├── Hóa đơn GTGT (5 năm)
  ├── Hợp đồng vay (10 năm)
  ├── Báo cáo tài chính (10 năm)
  ├── Biên bản họp (vĩnh viễn)

Làm vậy, sau mỗi năm bạn chỉ cần xem thư mục theo năm để lọc hồ sơ hết hạn, không phải tìm từng tờ.

✅ Ghi nhãn rõ ràng trên từng tập hồ sơ

Gợi ý cách ghi nhãn:

HÓA ĐƠN ĐẦU RA – NĂM 2021 – LƯU ĐẾN HẾT 2026

Hoặc dùng mã màu:
– Xanh: 5 năm
– Cam: 10 năm
– Đỏ: Lưu vĩnh viễn

✅ Tạo “nhật ký lưu trữ” theo Excel

Tạo 1 file excel nhỏ:

TÊN HỒ SƠ	NĂM PHÁT SINH	LƯU ĐẾN HẾT NĂM	GHI CHÚ
Hóa đơn đầu vào 2020	2020	2025	Lưu trong thùng 01
Báo cáo tài chính 2021	2021	2031	Tệp màu cam, kệ A2
Điều lệ công ty	2019	Vĩnh viễn	Scan bản PDF riêng

📌 Mỗi năm cập nhật 1 lần – là bạn đã kiểm soát toàn bộ chứng từ của mình.

5. ⚠️ Những sai lầm thường gặp và hậu quả đáng tiếc

❌ Giữ hết tất cả, không dám bỏ

→ Rủi ro: lưu trữ tốn diện tích – đến khi cần tìm thì mất hàng giờ, thậm chí… mất luôn.

❌ Bỏ nhầm hồ sơ chưa hết hạn

→ Rủi ro: khi bị thanh tra thuế, không có hồ sơ gốc để đối chiếu → bị phạt vì “thiếu căn cứ chứng minh”

❌ Scan mà bỏ bản gốc

→ Không áp dụng với tất cả chứng từ! Luật kế toán chỉ cho phép lưu bản scan khi được số hóa theo quy trình được duyệt (theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và các quy định hiện hành). Không thể tự scan và vứt gốc rồi nghĩ là hợp lệ.

6. 📘 Một số quy định pháp lý cần nắm rõ

📜 Luật Kế toán 2015 (còn hiệu lực)
– Điều 41: Về lưu trữ tài liệu kế toán
– Điều 12: Trách nhiệm lưu trữ thuộc về người đại diện pháp luật

📜 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC
– Hướng dẫn cụ thể với từng đối tượng doanh nghiệp

📜 Luật Quản lý thuế 2019
– Điều 16: Quy định về thời gian giữ tờ khai, chứng từ liên quan đến nghĩa vụ thuế

✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Lấy 1 năm bất kỳ (ví dụ: 2021), chọn 1 trong 3 nhóm sau:
– Hóa đơn đầu vào
– Hợp đồng vay
– Điều lệ công ty

Thử ghi ra:

1. Hồ sơ đó cần lưu mấy năm?
2. Đang để ở đâu? (thùng giấy, file điện tử, ai đang giữ?)
3. Có bị trùng – rối – thiếu gì không?

🎯 Sau đó, đánh dấu ngày cần kiểm tra toàn bộ kho hồ sơ, tối thiểu mỗi quý một lần, để tránh thất lạc.

🌱 Lời kết – Giữ hồ sơ đúng hạn là giữ niềm tin nghề nghiệp

Bạn thân mến,

Làm kế toán không chỉ là ghi nhận – mà còn là người gìn giữ chứng cứ cho toàn bộ vận hành của doanh nghiệp.

Mỗi tờ hóa đơn – mỗi biên bản – mỗi bảng lương bạn lưu, có thể hôm nay chưa ai hỏi, nhưng 3 năm, 5 năm, 10 năm sau, đó sẽ là “tấm khiên” bảo vệ bạn và cả doanh nghiệp khi thanh tra thuế, kiểm toán, hoặc có tranh chấp pháp lý.

🧭 Người làm nghề tử tế không sợ thanh tra – vì đã chuẩn bị kỹ từ những chi tiết nhỏ nhất.

Bạn không cần nhớ mọi điều luật. Nhưng bạn cần nhớ rằng:
Có chứng từ – thì cần biết giữ đến bao giờ. Không có – thì phải biết chứng minh vì sao.

Và hành trình giữ đúng – làm đúng – sống vững với nghề, bắt đầu từ một kệ hồ sơ gọn gàng – có trật tự – có ý thức. 📂

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi đang lưu chứng từ theo thói quen – hay theo quy định?
• Có hồ sơ nào tôi từng vứt – mà nay cảm thấy cần kiểm tra lại?
• Nếu có kiểm tra đột xuất, tôi có biết tìm hồ sơ ở đâu – trong bao lâu?

✍️ Hãy viết xuống câu trả lời trong sổ tay hành nghề của bạn. Bởi người kế toán không chỉ làm giỏi – mà còn sống có chuẩn với nghề nghiệp của mình.

📘 Bài tiếp theo – Bài 12: "Chứng từ số có thay thế được bản giấy không?"
🧠 Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu: Khi nào được scan – khi nào phải giữ gốc – và cách lưu trữ chứng từ điện tử theo đúng quy định pháp luật hiện hành.