BÀI 10

CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ: KHÔNG PHẢI IN RA LÀ XONG

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Gỡ bỏ những hiểu lầm phổ biến về chứng từ điện tử trong doanh nghiệp. Giúp người học kế toán hiểu rõ:
– Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như thế nào?
– In ra giấy rồi có được xem là bản gốc không?
– Chữ ký số là gì – có thay thế chữ ký tay được không?
– Lưu trữ chứng từ điện tử như thế nào mới đúng luật?

1. 💭 Vì sao nhiều người vẫn… in hết ra giấy?

Bạn thân mến,

Kể từ khi quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực toàn quốc, rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang phần mềm hóa đơn điện tử, nộp thuế điện tử, báo cáo điện tử.

Nhưng có một thói quen vẫn còn tồn tại ở rất nhiều nơi:

👉 “Cứ in ra giấy hết cho chắc!”

Và thế là mỗi ngày, hàng chục – hàng trăm hóa đơn điện tử được in ra, ký tay, đóng dấu, kẹp file… như thể đang sống trong thời kỳ “bán điện tử – bán giấy tờ”.

Điều này dẫn đến 3 hệ quả đáng tiếc:

• Tốn thời gian – công sức – giấy mực vô ích 😰
• Lưu trữ cồng kềnh – sai bản chất pháp lý 😔
• Khi kiểm tra thuế – không biết trình bản nào mới đúng 😟

Vậy, câu hỏi đặt ra là:
“Thế nào mới là bản gốc của chứng từ điện tử?”
Và “In ra có giá trị pháp lý không?”
Ta cùng tháo gỡ từng lớp nhé.

2. 🧭 Hiểu đúng: Thế nào là chứng từ điện tử gốc?

Theo quy định hiện hành trong Luật Kế toán, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử, ta có thể hiểu:

Chứng từ điện tử gốc là dữ liệu số được tạo lập, ký số, truyền nhận – và được lưu trữ ở định dạng điện tử chứ không phải bản in.

Nói cách khác:

• Hóa đơn điện tử không phải là bản PDF bạn in ra.
• Hóa đơn điện tử gốc chính là file XML có chữ ký số hợp lệ, được cấp mã bởi cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).

📌 In ra giấy chỉ là để tiện theo dõi nội bộ – chứ không có giá trị pháp lý như bản gốc điện tử.

3. ✍️ Chữ ký số – Không phải “ký vào file PDF là xong”

Đây là một hiểu nhầm rất phổ biến:

“Tôi chèn chữ ký vào PDF rồi gửi đi là xong!”

Xin được chia sẻ thật rõ:

• Chữ ký hình ảnh trong file PDF KHÔNG có giá trị pháp lý.
• Chữ ký số hợp lệ phải được ký bằng thiết bị hoặc phần mềm chữ ký số được cấp bởi nhà cung cấp được công nhận, tạo thành mã hóa dữ liệu, lưu trữ cùng file XML hoặc file số hóa gốc.

Đặc điểm của chữ ký số:

• Không thể chỉnh sửa sau khi ký
• Có thể kiểm tra tính hợp lệ
• Gắn liền với chứng thư số và thời gian ký

🧠 Vậy, chứng từ gốc điện tử là file XML đã được ký số – chứ không phải bản PDF, Word, hay bản in giấy có ký tay.

4. 🗂️ Có được in ra giấy và ký tay để lưu không?

Câu trả lời là “có thể in – nhưng không thay thế bản gốc”.

Bạn có thể in chứng từ điện tử ra để:

• Ký nhận nội bộ
• Đính kèm hồ sơ giao dịch
• Dễ theo dõi, đối chiếu

Nhưng phải lưu ý:

📎 Hãy nhớ: In ra là để xem – không phải để chứng minh tính pháp lý.

5. 🧳 Lưu trữ chứng từ điện tử như thế nào cho đúng luật?

Đây là phần nhiều doanh nghiệp làm sai hoặc làm thiếu.

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Chứng từ điện tử phải được lưu trữ đúng định dạng – không chuyển đổi sang bản giấy – đảm bảo khả năng truy xuất, toàn vẹn và an toàn dữ liệu.

Cụ thể, bạn cần:

• Lưu file XML gốc có ký số
• Lưu kèm chứng thư số nếu có
• Phân loại theo ngày – tháng – loại chứng từ – bên mua/bán
• Sao lưu định kỳ vào thiết bị khác hoặc cloud
• Có người phụ trách rõ ràng

🛡️ Trường hợp mất file – in giấy ra không thay thế được. Cơ quan thuế có quyền xử phạt nếu không lưu đúng bản gốc.

6. 🧩 Một ví dụ thực tế – 3 kiểu lưu sai phổ biến

Tình huống: Công ty A nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp

📌 Trong một đợt thanh tra, cơ quan thuế chỉ công nhận file XML có ký số hợp lệ là chứng từ gốc.

7. 📜 Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ điện tử

Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ là:

• 5 năm đối với tài liệu quản trị – vận hành thông thường
• 10 năm đối với báo cáo tài chính, hóa đơn – chứng từ kế toán quan trọng
• Có thể lưu trữ dưới dạng điện tử, nhưng phải đảm bảo truy xuất được khi cần

⏳ Điều này đồng nghĩa:

Bạn KHÔNG thể xóa các file XML sau khi kê khai thuế xong
Bạn cần lưu đúng thời hạn – đúng định dạng – và đúng người phụ trách

8. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📌 Bạn hãy dành 15 phút để kiểm tra lại hệ thống chứng từ điện tử của doanh nghiệp mình. Trả lời các câu hỏi sau:

1. Hóa đơn điện tử đang lưu ở đâu? (Trên máy tính cá nhân? Trên server? Có backup không?)
2. Có lưu file XML gốc hay chỉ lưu PDF?
3. Có phân loại theo ngày – tháng – loại chứng từ không?
4. Ai phụ trách lưu trữ? Có hướng dẫn thay thế người khi nghỉ việc không?
5. Đã có kế hoạch sao lưu định kỳ chưa?

👉 Sau đó, bạn hãy viết ra 1 hành động bạn sẽ làm trong tuần này. Ví dụ:

• Tạo thư mục riêng cho từng tháng
• In bảng checklist “đã lưu file XML?” khi nhận chứng từ
• Đăng ký Google Drive doanh nghiệp để backup

9. 🌱 Lời kết – Không chỉ là phần mềm, mà là một tư duy mới

Bạn thân mến,

Chứng từ điện tử không phải là “phiên bản PDF của hóa đơn giấy”.
Nó là một cách sống khác trong nghề kế toán.

Một cách sống:

• Tinh gọn hơn nhưng cũng nguy hiểm hơn nếu làm sai
• Nhanh hơn nhưng cần hiểu đúng bản chất
• Không thể nhắm mắt in ra rồi kẹp vào bìa như xưa nữa…

🧭 Kế toán thời điện tử không chỉ biết phần mềm.
Kế toán tử tế là người hiểu giá trị pháp lý, hiểu cách lưu trữ, hiểu ranh giới thật – giả trong một thời đại số hóa.

📌 Và người đó – có thể chính là bạn – nếu bạn bắt đầu từ hôm nay, học từng điều nhỏ, và dám làm đúng đến cùng.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi có đang lưu chứng từ điện tử đúng cách chưa?
• Có khi nào tôi nhầm rằng bản in là “chứng từ gốc”?
• Tôi cần làm gì ngay trong tuần này để hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử của mình an toàn – đúng luật – và dễ kiểm tra?

✍️ Hãy viết xuống. Chứng từ không chỉ là “giấy tờ” – mà là sự minh bạch, là trách nhiệm pháp lý, là uy tín nghề nghiệp mà bạn xây từng ngày.

📘 Bài tiếp theo – Bài 11: “Ai là người tạo – ai là người duyệt – ai là người lưu?”
🎯 Chúng ta sẽ cùng xác định rõ vai trò và luồng xử lý chứng từ trong doanh nghiệp – để tránh sai sót, đổ lỗi, và đảm bảo mỗi người làm đúng phần việc của mình.