BÀI 1

HẠCH TOÁN LÀ GÌ? VÌ SAO KẾ TOÁN NÀO CŨNG PHẢI “ĐỊNH KHOẢN”?

Chương 3 – Hạch toán kế toán theo chuẩn Việt Nam

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học mới hiểu bản chất thật sự của hạch toán kế toán – rằng đó không chỉ là việc “ghi sổ” hay “chia tiền” vào cột Nợ – Có – mà là một hệ thống logic giúp doanh nghiệp hiểu mình đang có gì, nợ gì, và thay đổi ra sao sau mỗi giao dịch. Từ đó, xây nền cho việc định khoản đúng – không học vẹt – không ghi bừa – không lệch đường.

1. 🌱 Khi chưa hiểu “hạch toán” – bạn sẽ thấy kế toán thật mơ hồ

Bạn có từng nghe những câu hỏi này?

– “Em ghi Nợ 111 hay Nợ 112 vậy?”
– “Mua máy tính thì định khoản như thế nào?”
– “Sao cái nghiệp vụ này người thì ghi vô 641, người lại ghi vô 242?”
– “Hạch toán là chỉ cần cộng trừ vào phần mềm thôi đúng không ạ?”

Nghe quen không bạn?

📌 Nếu bạn đang học kế toán mà vẫn chưa hiểu rõ từ “hạch toán” – thì rất dễ bạn sẽ:

– Ghi theo cảm giác
– Ghi theo thói quen của người trước
– Ghi theo mẫu mà không biết vì sao lại ghi như vậy
– Và rồi… ghi sai mà không biết mình sai chỗ nào 😔

Hôm nay, hãy dừng lại.
Đừng vội ghi sổ.
Hãy bắt đầu từ câu hỏi gốc rễ: Hạch toán là gì? Vì sao người làm kế toán nào cũng phải biết định khoản?

2. 📎 Hạch toán – không phải là “ghi chép” mà là “phản ánh đúng bản chất”

Hạch toán – nói một cách giản dị nhất – chính là:
🧾 Ghi nhận một nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh vào đúng tài khoản – đúng bên Nợ hoặc Có – đúng thời điểm – đúng bản chất.

Nó không phải là:

– Việc bấm phần mềm
– Việc gõ mã tài khoản
– Việc sao chép định khoản mẫu

Hạch toán là:
📌 Bạn đang kể lại chuyện đã xảy ra – bằng ngôn ngữ của kế toán – để phản ánh đúng thực tế doanh nghiệp.

3. 🧭 “Định khoản” là gì trong kế toán?

Định khoản chính là việc xác định các tài khoản nào sẽ bị ảnh hưởng bởi nghiệp vụ, và ở bên Nợ hay Có.

Ví dụ:
Công ty mua máy tính trị giá 20 triệu, trả bằng tiền mặt.
📌 Định khoản là:

– Nợ 211 (Tài sản cố định): tăng tài sản
– Có 111 (Tiền mặt): giảm tiền

Tức là:
➡️ Máy tính tăng → phản ánh vào tài khoản tài sản → ghi bên Nợ
➡️ Tiền mặt giảm → phản ánh vào tài khoản tiền → ghi bên Có

🎯 Đó là định khoản. Không có gì cao siêu. Chỉ là phản ánh lại đúng bản chất một cách có hệ thống.

4. 💡 Hạch toán không phải là “sắp xếp cho đẹp” – mà là giữ doanh nghiệp đứng vững

Bạn thân mến,

Hãy tưởng tượng bạn là bác sĩ. Người bệnh đến, bạn đo huyết áp, nhịp tim, xét nghiệm máu – rồi ghi lại vào hồ sơ bệnh án.

Bạn không ghi để… cho vui.
Bạn ghi vì bạn cần theo dõi – chẩn đoán – ra quyết định điều trị.

📌 Hạch toán trong kế toán cũng giống như vậy.

Nếu bạn ghi sai tài khoản:

– Sếp không biết tiền thật ra đi đâu
– Thuế có thể nghi ngờ gian lận
– Ngân hàng không cấp vốn vì số liệu lộn xộn
– Chính bạn cũng không tìm lại được mình đã ghi gì

🧭 Vì vậy, hạch toán không phải là việc nhỏ.
Nó là sợi chỉ đỏ giữ cho mọi dòng tiền – dòng hàng – dòng số liệu được ràng buộc chặt chẽ với nhau, không bị đứt đoạn.

5. 📘 Một ví dụ đơn giản – nhưng cho thấy sức mạnh của định khoản đúng

Giả sử: Công ty bạn bán hàng cho khách, thu ngay bằng chuyển khoản, số tiền là 55 triệu (trong đó VAT 10%).

Nếu định khoản đúng:

– Nợ 112: 55 triệu (Tiền vào tài khoản ngân hàng)
– Có 511: 50 triệu (Doanh thu bán hàng)
– Có 3331: 5 triệu (Thuế GTGT phải nộp)

🎯 Điều gì xảy ra nếu bạn định khoản sai?

– Bạn ghi luôn 55 triệu vào doanh thu → làm tăng lãi ảo
– Bạn bỏ quên phần VAT → sau này thuế kiểm tra truy thu
– Bạn ghi vào 131 (phải thu) thay vì 112 (đã thu) → dòng tiền báo cáo bị sai lệch

📎 Một sai sót nhỏ – nhưng kéo theo nhiều hệ quả: báo cáo sai, thuế bị phạt, sếp mất lòng tin, chính bạn mất niềm tin vào nghề.

6. ⚠️ 5 sai lầm người mới hay mắc khi “học hạch toán”

Dưới đây là những lỗi rất phổ biến, tôi xin chia sẻ để bạn tránh từ sớm:

1️⃣ Học thuộc định khoản – mà không hiểu vì sao

→ Dẫn đến sao chép máy móc – gặp tình huống mới là “đơ”.

2️⃣ Ghi theo tên tài khoản – chứ không hiểu bản chất

→ Gặp tài khoản “Chi phí” là cứ nghĩ ghi Nợ – mà không biết có khi cần ghi Có (ví dụ: hoàn nhập chi phí dở dang)

3️⃣ Không xác định rõ nghiệp vụ là gì

→ Không hỏi: Tiền đã chi chưa? Hàng đã nhận chưa? Có hợp đồng không? Có VAT không?

4️⃣ Nhầm lẫn giữa kế toán tài chính và kế toán nội bộ

→ Ví dụ: ghi chi phí trả trước 12 tháng, nhưng lại đưa hết vào chi phí tháng 1.

5️⃣ Không đối chiếu sổ sau khi hạch toán

→ Không biết mình đã ghi vào đâu, số dư ra sao, có lệch với chứng từ không.

📌 Mỗi lỗi nhỏ – nếu lặp lại nhiều lần – sẽ biến thành “thói quen nguy hiểm”.

7. 🛠️ Làm sao để học hạch toán một cách thông minh – vững chắc?

Không ai giỏi ngay từ đầu. Nhưng bạn có thể học đúng cách – để tiến bộ đều đặn.

✅ Bước 1: Học nguyên lý cơ bản

– Tài sản tăng → Ghi Nợ
– Tài sản giảm → Ghi Có
– Nguồn vốn tăng → Ghi Có
– Nguồn vốn giảm → Ghi Nợ
– Chi phí tăng → Ghi Nợ
– Doanh thu tăng → Ghi Có

🎯 Đừng học thuộc tài khoản – hãy học cách chúng vận động.

✅ Bước 2: Làm từng ví dụ nhỏ

– Hôm nay định khoản 1 nghiệp vụ: mua hàng trả tiền mặt
– Ngày mai định khoản: thu tiền khách hàng
– Ngày kia: chi lương, đóng bảo hiểm…

👉 Mỗi ngày 1 nghiệp vụ – nhưng phải ghi bằng tay, phân tích kỹ.

✅ Bước 3: Viết lý do tại sao ghi như vậy

– “Vì hàng về kho nên tài sản tăng → Nợ 156”
– “Vì tiền ra khỏi quỹ → Có 111”

📘 Khi bạn lý giải được – bạn đã thực sự hiểu, chứ không còn sao chép.

8. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy chọn một nghiệp vụ bạn từng thấy hoặc từng học.

Ví dụ: “Chi 5 triệu mua văn phòng phẩm bằng tiền mặt.”

Thử viết ra:

– Nghiệp vụ là gì?
– Những tài khoản nào bị ảnh hưởng?
– Cái gì tăng – cái gì giảm?
– Ghi Nợ tài khoản nào – Có tài khoản nào?
– Vì sao bạn lại ghi như vậy?

📎 Nếu bạn làm được điều này – bạn đang tiến một bước lớn trên hành trình học kế toán thực thụ.

🌿 Lời kết – Định khoản không phải kỹ năng kỹ thuật, mà là biểu hiện của tư duy trung thực và hệ thống

Bạn thân mến,

Nhiều người tưởng: định khoản là kỹ năng nhỏ – học vài hôm là xong.

Nhưng người học kế toán giỏi – không phải là người định khoản nhanh – mà là người định khoản đúng – và hiểu rõ vì sao mình ghi như vậy.

🧭 Mỗi dòng Nợ – Có bạn ghi ra – là một dấu chân dòng tiền, dòng hàng, dòng trách nhiệm.

🧡 Tôi không mong bạn nhớ được 100 tài khoản trong 1 tuần.
Tôi chỉ mong bạn dám dừng lại để hỏi: “Mình ghi như vậy là vì điều gì?”
Và khi bạn hiểu sâu – bạn sẽ không bao giờ còn cảm giác mơ hồ, rối rắm hay run tay khi bấm vào phần mềm.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Trong tuần qua, tôi đã từng định khoản gì? Tôi có thật sự hiểu vì sao mình ghi như vậy không?
• Tôi đang học kế toán theo kiểu “nhớ tài khoản” – hay theo kiểu “hiểu bản chất”?
• Tuần tới, tôi muốn rèn kỹ 3 nghiệp vụ nào để nâng vững tay nghề định khoản của mình?

✍️ Ghi lại vài dòng trong sổ tay. Mỗi ngày hiểu sâu một điều – bạn sẽ có được sự vững vàng không gì thay thế được trong nghề kế toán.

📘 Bài tiếp theo – Bài 2: “Nguyên tắc Nợ – Có: Nếu hiểu đúng, bạn sẽ không còn nhầm lẫn”
📎 Chúng ta sẽ cùng đi sâu vào nguyên lý vận động Nợ – Có – và cách xác định tài khoản đúng bản chất. Đây chính là “bộ khung xương sống” của toàn bộ tư duy định khoản. Nếu bạn nắm được – mọi nghiệp vụ sau này đều sẽ trở nên rõ ràng.