BÀI 1

CHỨNG TỪ LÀ GÌ? TẠI SAO KẾ TOÁN PHẢI BẮT ĐẦU TỪ ĐÂY?

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người mới bắt đầu hiểu bản chất của chứng từ kế toán, nhận ra vai trò sống còn của chứng từ trong toàn bộ hệ thống kế toán – và lý do vì sao học kế toán không thể bắt đầu từ “ghi sổ” mà phải bắt đầu từ “chứng từ gốc” 📎.

1. 🌱 Đừng vội học định khoản – nếu bạn chưa hiểu chứng từ

Bạn thân mến,

Khi mới học kế toán, nhiều người thường hỏi:

– “Em học định khoản trước hay học phần mềm trước?”
– “Em cần nhớ tài khoản 111, 112 hay 131, 331?”
– “Phải học MISA hay Excel trước?”

Tôi hiểu. Những câu hỏi đó rất thật.

Nhưng tôi xin chia sẻ một điều quan trọng:
📌 Nếu bạn chưa hiểu chứng từ là gì – thì mọi định khoản bạn học đều rơi vào trạng thái “đoán mò”.

Giống như một người chưa biết đọc bản đồ mà đã lái xe – bạn sẽ rất dễ lạc đường.

Vì vậy, hãy cùng dừng lại – và tìm hiểu từ gốc rễ:
Chứng từ kế toán là gì? Tại sao nó là bước đầu tiên – và bước quan trọng nhất?

2. 📎 Chứng từ là gì? – Định nghĩa giản dị nhất

Đừng nghĩ chứng từ là “giấy tờ rắc rối” hay “mẫu biểu hành chính”.

Chứng từ kế toán – một cách giản dị – chính là:
🧾 Dấu vết bằng giấy (hoặc điện tử) cho thấy một giao dịch tài chính đã xảy ra.

Ví dụ:
– Mua hàng: có hóa đơn GTGT
– Bán hàng: có phiếu xuất, hóa đơn bán
– Chi tiền: có phiếu chi, giấy đề nghị
– Thu tiền: có phiếu thu, biên lai
– Tạm ứng: có phiếu đề nghị và hoàn ứng
– Lương: có bảng lương, hợp đồng, bảng chấm công

📌 Mỗi chứng từ là một “viên gạch gốc” để xây nên sổ sách kế toán. Nếu viên gạch ấy không đúng – mọi báo cáo về sau đều sai.

3. 🧭 Vì sao kế toán phải bắt đầu từ chứng từ?

Nếu bạn là một người học kế toán, bạn cần ghi nhớ điều này:
🎯 Không có chứng từ → không có nghiệp vụ → không có ghi sổ.

Kế toán không phải là nghề “ngồi tưởng tượng để định khoản”.
Kế toán là nghề diễn giải trung thực những gì đã xảy ra – bằng hệ thống số và báo cáo.

Mà để biết chuyện gì đã xảy ra, ta phải có bằng chứng.

📎 Bằng chứng đó – chính là chứng từ.

4. 💡 Ví dụ đơn giản – để thấy chứng từ quan trọng thế nào

Tình huống 1:
Sếp bảo: “Anh vừa đi mua máy in, trả tiền mặt. Em hạch toán nhé!”

❌ Nếu bạn chỉ nghe lời nói – thì bạn ghi gì vào sổ?

– Mua cái gì?
– Giá bao nhiêu?
– Có VAT không?
– Trả tiền mặt hay chuyển khoản?
– Mua từ ai?

👉 Bạn không thể biết – nếu không có chứng từ.

Tình huống 2:
Bạn thấy trong tài khoản có tiền chuyển về 50 triệu. Bạn định ghi vào doanh thu.

Nhưng không có hợp đồng – không có hóa đơn – không có phiếu thu – không có email xác nhận.

📌 Lỡ đó là tiền đặt cọc thì sao? Lỡ là ứng trước thì sao?

Bạn thấy không? Chứng từ là thứ duy nhất giúp kế toán ghi nhận đúng – không phải theo ý mình – mà theo thực tế khách quan.

5. 🔍 Phân loại chứng từ kế toán – cho người mới dễ hình dung

Để không bị ngợp, bạn chỉ cần nhớ: có 3 nhóm chứng từ chính.

1️⃣ Chứng từ đầu vào (phản ánh việc mua – chi – nhập)

Tên chứng từ	Dùng khi nào
Hóa đơn đầu vào	Mua hàng hóa, dịch vụ
Phiếu nhập kho	Nhập hàng về kho
Phiếu chi	Chi tiền mặt
Giấy báo nợ ngân hàng	Chuyển khoản qua ngân hàng
Hợp đồng – Báo giá	Làm căn cứ để mua sắm, thanh toán

2️⃣ Chứng từ đầu ra (phản ánh việc bán – thu – xuất)

Tên chứng từ	Dùng khi nào
Hóa đơn đầu ra	Bán hàng hóa, dịch vụ
Phiếu xuất kho	Giao hàng đi
Phiếu thu	Nhận tiền mặt
Giấy báo có ngân hàng	Tiền về qua ngân hàng
Biên bản giao hàng	Xác nhận hàng đã đến tay khách

3️⃣ Chứng từ nội bộ (phản ánh việc vận hành bên trong)

Tên chứng từ	Dùng khi nào
Bảng lương	Chi trả lương cho nhân viên
Bảng chấm công	Làm căn cứ tính lương
Biên bản kiểm kê	Kiểm tra tồn kho, tài sản
Phiếu kế toán	Hạch toán điều chỉnh không có hóa đơn gốc
Giấy đề nghị tạm ứng	Nhân viên xin ứng tiền để đi công tác

📌 Đừng học vội 50 loại chứng từ. Hãy bắt đầu từ những chứng từ mình sẽ dùng đầu tiên. Học ít – hiểu sâu – dùng được.

6. ⚠️ Sai lầm phổ biến của người mới khi làm chứng từ

Người mới học kế toán rất dễ mắc các lỗi sau:

🚫 Không giữ chứng từ gốc
→ Lúc thanh tra, kiểm toán đến không có gì để chứng minh.

🚫 Lưu trữ không theo thứ tự
→ Khi cần tìm một hóa đơn cụ thể, phải lật tung cả tủ giấy.

🚫 Không kiểm tra nội dung chứng từ trước khi ghi sổ
→ Hóa đơn sai tên công ty, sai mã số thuế, sai ngày → bị loại chi phí – không được khấu trừ thuế.

🚫 Không có quy trình nhận và luân chuyển chứng từ
→ Sếp chi tiền rồi, kế toán không biết – cuối tháng không ghi được vào báo cáo.

📎 Chứng từ sai – không chỉ gây sai sót, mà có thể khiến doanh nghiệp bị phạt, bị mất uy tín, hoặc thất thoát tiền bạc mà không ai biết.

7. 🛠️ Cần làm gì – từng bước – để làm chủ phần chứng từ?

Dưới đây là hướng dẫn đơn giản – từng bước – cho người mới:

✅ Bước 1: Làm quen từng loại chứng từ thật

– Lấy 1 tờ hóa đơn thật (hoặc tìm trên mạng)
– Đọc kỹ: ai bán – ai mua – nội dung gì – số tiền bao nhiêu – VAT ra sao

✅ Bước 2: Tự tạo “sổ chứng từ”

– Dùng Excel, hoặc 1 cuốn sổ
– Ghi rõ: Ngày – Loại chứng từ – Số tiền – Ghi chú – Đã lưu ở đâu

✅ Bước 3: Học cách phân loại và sắp xếp

– Theo tháng
– Theo loại (thu – chi – mua – bán)
– Đặt mã màu hoặc ký hiệu dễ tìm lại

✅ Bước 4: Kiểm tra hợp lệ trước khi ghi sổ

– Có đầy đủ thông tin không?
– Có đúng pháp luật (mẫu hóa đơn, mã số thuế, chữ ký) không?
– Có trùng lặp không?

✅ Bước 5: Tập nói chuyện với sếp về chứng từ

– “Anh ơi, chứng từ này chưa đủ điều kiện hạch toán”
– “Phiếu này cần bổ sung chữ ký giao nhận mới đủ căn cứ kế toán”

🧭 Người kế toán giỏi là người biết “làm sổ từ chứng từ” – chứ không phải “làm sổ theo trí nhớ”.

8. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy bắt đầu bằng một hành động nhỏ nhưng rất thiết thực:

1. Tìm 3 loại chứng từ thật mà bạn có thể tiếp cận
2. Mỗi loại, viết ra:
   – Đang phản ánh nghiệp vụ gì?
   – Nếu không có chứng từ này, sẽ rắc rối gì?
   – Bạn sẽ lưu nó ở đâu để không mất?

📌 Việc nhỏ – nhưng là khởi đầu cho một hành trình làm nghề rõ ràng – vững vàng – và không còn sợ “giấy tờ lộn xộn”.

🌿 Lời kết – Người kế toán không bắt đầu bằng con số, mà bằng sự trung thực của chứng từ

Bạn thân mến,

Làm kế toán không phải là ngồi trước máy tính để gõ số mỗi ngày.

Bạn đang là người giữ gìn sự trung thực cho cả một hệ thống tài chính.
Mà trung thực – không thể đến từ trí nhớ, hay cảm giác, hay phỏng đoán.
📎 Nó phải đến từ chứng từ rõ ràng – đúng – và có kiểm chứng.

🧡 Tôi không mong bạn nhớ được tất cả mẫu biểu.
Tôi chỉ mong bạn hiểu một điều:
Chứng từ là nền móng. Ai giữ được chứng từ – người đó giữ được sự tử tế và uy tín nghề nghiệp.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Bạn đã từng ghi sổ khi chưa có chứng từ chưa? Vì sao lúc đó bạn làm vậy?
• Bạn có hệ thống lưu chứng từ chưa? Nếu chưa, bạn sẽ bắt đầu từ đâu?
• Tuần này, bạn sẽ thử học – hoặc sưu tầm – loại chứng từ nào để hiểu sâu hơn?

✍️ Viết xuống – như một cam kết nhỏ. Rồi bạn sẽ thấy: nghề này – khi làm từ gốc – sẽ không còn là gánh nặng, mà là một hành trình có ý nghĩa sâu sắc 🌿

📘 Bài tiếp theo – Bài 2: “6 loại chứng từ kế toán cơ bản – và cách đọc từng loại”
🧾 Chúng ta sẽ cùng đọc – hiểu – và bóc tách từng dòng trong hóa đơn, phiếu thu chi, bảng lương… để bạn không còn cảm giác “chứng từ là bí mật của người khác”. Bạn sẽ làm chủ chúng – từ bài học tiếp theo.