Anh Chị giúp em với ạ. Công ty em vừa đăng ký vận chuyển với Viettel pots. TH1: Cuối tháng viettel post gửi 1 hóa đơn tổng hợp chi phí gửi hàng trong tháng kèm bảng kê trong tháng. => trường hợp này em hạch toán toàn bộ chi phí 1 lần vào ngày cuối tháng luôn được ko cả nhà: N6421, N133 / C112 : 300.000 đ, hay phải tách lẻ ra hạch toán từng người mua riêng biệt ạ. TH2: Khi gửi hàng trả lại cho khách ( vì lý do khách không dùng dịch vụ bên em), bên em thanh toán cước phí trước, sau đó bấm thu hộ cod của người nhận hàng, khi giao hàng thu cod thành công thì viettel post sẽ chuyển khoản lại em khoản phí thu hộ tiền vận chuyển này . => trường hợp này em đưa số tiền thu hộ này vào tài khoản N112/C711 : 35.000 đ được ko ạ? Nhờ anh chị chỉ giúp em.
Chào bạn, với tình huống của bạn: dùng Viettel Post và cuối tháng có 1 hóa đơn tổng kèm bảng kê, và có các lần gửi trả hàng thu hộ COD cước ship, mình trả lời như sau:
1️⃣ TH1: 1 hóa đơn tổng hợp chi phí gửi hàng trong tháng (kèm bảng kê)
Bạn được hạch toán 1 lần theo NGÀY HÓA ĐƠN (thường là ngày cuối tháng) và theo SỐ TIỀN TRÊN HÓA ĐƠN.
Không bắt buộc phải tách lẻ hạch toán theo từng người mua, trừ khi nội bộ bạn cần theo dõi chi phí theo đơn hàng/khách hàng để quản trị.
Về tài khoản chi phí, phí vận chuyển giao hàng cho khách thường đưa vào CHI PHÍ BÁN HÀNG (TK 641), chi tiết “dịch vụ mua ngoài” (6417 theo Thông tư 200 hoặc theo chi tiết DN đang mở).
Chỉ đưa vào 642 khi đó là chi phí phục vụ quản lý chung (ví dụ chuyển phát hồ sơ, giấy tờ nội bộ…), còn ship hàng bán ra thì ưu tiên 641.
Bút toán mẫu (khi thanh toán ngay): N641 (hoặc N642 nếu là chi phí quản lý) / N1331 (nếu được khấu trừ) / C112.
2️⃣ TH2: Gửi hàng trả lại cho khách, bạn trả cước trước, sau đó Viettel thu hộ COD cước ship và chuyển khoản lại cho bạn
Khoản Viettel chuyển lại là TIỀN THU HỘ/HOÀN TRẢ CƯỚC SHIP (bản chất là thu lại tiền bạn đã chi hộ), KHÔNG hạch toán vào 711.
Cách làm gọn và đúng bản chất: lúc bạn xác định cước ship này bên nhận phải trả, bạn theo dõi phải thu: N1388 (hoặc N131 nếu coi là phải thu khách) / C641 (hoặc C642) để “treo” khoản khách chịu.
Khi Viettel chuyển khoản lại tiền thu hộ: N112 / C1388 (hoặc C131).
Nếu bạn không theo dõi công nợ mà muốn làm đơn giản, bạn có thể ghi nhận tiền về làm GIẢM CHI PHÍ: N112 / C641 (hoặc C642), nhưng nên dùng 1388/131 để rõ “thu hộ” khi đối chiếu.
3️⃣ Lưu ý để hồ sơ đẹp khi giải trình
Hóa đơn tổng + bảng kê tháng + đối soát Viettel Post (sao kê/biên bản đối soát) + chứng từ ngân hàng là bộ chứng từ đủ chặt.
Nếu có thu cước ship từ khách, nên thể hiện rõ trên đơn hàng/chính sách/biên nhận để chứng minh “khách chịu phí”.
4️⃣ Căn cứ pháp lý (còn hiệu lực, nguyên tắc hạch toán)
Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính (Chế độ kế toán doanh nghiệp, hệ thống tài khoản 641, 642, 711).
Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính (Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, nguyên tắc hạch toán chi phí và hệ thống tài khoản).