Có anh chị nào làm nhà nghỉ kê khai sổ sách đầy đủ theo quy định chưa ạ, cho e tham khảo với. Chứ e thấy rối quá ạ
Có anh chị nào làm nhà nghỉ kê khai sổ sách đầy đủ theo quy định chưa ạ, cho e tham khảo với. Chứ e thấy rối quá ạ
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Bạn đang làm nhà nghỉ, muốn kê khai sổ sách đầy đủ theo quy định.
Bạn thấy rối là đúng, vì ngành nhà nghỉ vừa có doanh thu tiền phòng, vừa có khách lẻ, khách chuyển khoản, hóa đơn, chi phí điện nước, đồ dùng phòng, nhân sự, thuê nhà nếu có.
Theo mình thì:
1️⃣ Trước hết phải xác định bạn đang kinh doanh theo dạng nào
Nếu là hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh thì cách làm sổ sách sẽ khác doanh nghiệp.
Nếu là công ty thì phải làm kế toán đầy đủ theo chế độ kế toán doanh nghiệp.
Nếu bạn chưa rõ mình thuộc dạng nào, nên kiểm tra lại giấy đăng ký kinh doanh và thông báo quản lý thuế.
2️⃣ Với nhà nghỉ, phần quan trọng nhất là theo dõi doanh thu từng ngày
Bạn nên lập file Excel hoặc phần mềm đơn giản gồm:
Ngày phát sinh.
Số phòng.
Tên khách hoặc mã lượt khách.
Thời gian nhận phòng, trả phòng.
Tiền phòng.
Tiền phụ thu nếu có.
Hình thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ.
Đã xuất hóa đơn hay chưa.
Ghi chú nếu khách hủy phòng, giảm giá, đổi phòng.
Mục này rất quan trọng vì cơ quan thuế thường quan tâm doanh thu thực tế có khớp với hóa đơn, sổ theo dõi và dòng tiền không.
3️⃣ Về hóa đơn đầu ra
Nếu khách là cá nhân không lấy hóa đơn, bạn vẫn nên theo dõi doanh thu đầy đủ.
Nếu khách yêu cầu hóa đơn, công ty yêu cầu hóa đơn, đoàn công tác yêu cầu hóa đơn thì phải xuất hóa đơn theo đúng thông tin.
Nếu nhà nghỉ thuộc diện dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cần thực hiện theo đăng ký với cơ quan thuế.
Không nên nghĩ khách không lấy hóa đơn thì không cần ghi nhận doanh thu.
4️⃣ Về chi phí đầu vào cần lưu
Bạn nên gom chứng từ theo từng nhóm cho dễ quản lý.
Nhóm chi phí cố định: tiền thuê nhà, tiền thuê mặt bằng, lãi vay nếu có, khấu hao tài sản nếu là doanh nghiệp.
Nhóm chi phí vận hành: điện, nước, internet, truyền hình, rác thải, vệ sinh, giặt là.
Nhóm vật tư phòng: khăn, ga, gối, chăn, dép, bàn chải, kem đánh răng, nước uống, giấy vệ sinh.
Nhóm sửa chữa: sơn sửa phòng, thay bóng đèn, sửa điều hòa, sửa bình nóng lạnh, sửa khóa cửa.
Nhóm nhân sự: lương lễ tân, tạp vụ, bảo vệ, quản lý, hồ sơ lao động nếu có thuê người.
Nhóm bán kèm nếu có: nước uống, mì, đồ ăn, giặt ủi, phụ thu giờ.
5️⃣ Về sổ sách nên làm tối thiểu
Bạn nên có các bảng sau:
Sổ doanh thu từng ngày.
Sổ theo dõi hóa đơn đầu ra.
Sổ theo dõi chi phí đầu vào.
Sổ quỹ tiền mặt.
Sổ theo dõi tài khoản ngân hàng.
Sổ theo dõi công nợ nếu có khách nợ hoặc công ty thanh toán sau.
Sổ theo dõi tài sản, công cụ dụng cụ.
Bảng tổng hợp doanh thu, chi phí theo tháng/quý.
Nếu là hộ kinh doanh kê khai, từ năm 2026 cần lưu ý quy định kế toán mới cho hộ/cá nhân kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/01/2026.
6️⃣ Cách làm cho đỡ rối
Bạn đừng làm ngay quá nhiều biểu phức tạp.
Mỗi ngày chỉ cần chốt 3 số trước:
Tổng tiền phòng.
Tổng tiền bán thêm/phụ thu.
Tổng tiền đã thu theo tiền mặt/chuyển khoản.
Cuối ngày đối chiếu:
Doanh thu trên sổ phòng.
Tiền mặt thực tế.
Tiền vào ngân hàng.
Hóa đơn đã xuất.
Nếu 4 phần này khớp nhau thì sổ sách đã rất ổn.
7️⃣ Nếu nhà nghỉ có thuê nhà của cá nhân
Cần xem hợp đồng thuê quy định bên nào nộp thuế thay.
Nếu bên thuê kê khai, nộp thuế thay chủ nhà thì phải theo dõi riêng tiền thuê và hồ sơ nộp thay.
Chi phí thuê nhà nên có hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ khai/nộp thuế thay nếu thuộc trường hợp phải khai.
Phần này nên làm cẩn thận vì tiền thuê thường là khoản lớn.
8️⃣ Nếu có nhân viên
Nên có hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
Có bảng chấm công.
Có bảng lương.
Có chứng từ chi lương.
Có căn cứ khấu trừ thuế TNCN nếu thuộc diện phải khấu trừ.
Có xem xét nghĩa vụ bảo hiểm nếu quan hệ lao động thuộc diện phải tham gia.
Phần lao động và bảo hiểm nên kiểm tra kỹ theo thực tế số người, thời hạn làm việc, hình thức trả lương.
9️⃣ Những lỗi nhà nghỉ hay gặp
Không ghi nhận khách lẻ vì khách không lấy hóa đơn.
Thu tiền mặt nhưng không có sổ quỹ.
Doanh thu chuyển khoản vào tài khoản cá nhân nhưng không đối chiếu.
Chi phí mua đồ dùng phòng không lấy hóa đơn/chứng từ.
Có nhân viên nhưng không có bảng lương, chấm công.
Không tách tiền phòng với tiền phụ thu, tiền bán nước, giặt ủi.
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm hoặc thiếu doanh thu.
10️⃣ Gợi ý mẫu quản lý đơn giản
Bạn làm 1 file Excel gồm 5 sheet là đủ dùng ban đầu.
Sheet 1: Doanh thu phòng.
Sheet 2: Hóa đơn đầu ra.
Sheet 3: Chi phí đầu vào.
Sheet 4: Tiền mặt - ngân hàng.
Sheet 5: Tổng hợp tháng/quý.
Mỗi cuối tháng bạn cộng doanh thu, phân loại chi phí, đối chiếu hóa đơn và ngân hàng.
Làm đều hằng ngày sẽ nhẹ hơn rất nhiều so với để cuối quý mới gom.
11️⃣ Kết luận thực tế
Nhà nghỉ muốn kê khai sổ sách đầy đủ thì trọng tâm là quản lý doanh thu theo ngày, lưu chứng từ chi phí, xuất hóa đơn đúng, đối chiếu tiền mặt/ngân hàng.
Nếu bạn là hộ kinh doanh nhỏ thì có thể bắt đầu bằng Excel đơn giản.
Nếu bạn là công ty hoặc hộ kê khai quy mô lớn thì nên có kế toán theo dõi định kỳ.
Trường hợp cần setup file mẫu, rà soát nghĩa vụ thuế, hóa đơn, lao động, bảo hiểm cho đúng tình trạng thực tế của nhà nghỉ thì bạn nên liên hệ tư vấn có phí để được kiểm tra hồ sơ cụ thể trước khi làm.