Cho em hỏi thủ tục xin hoàn tiền thuế TNCN từ tờ khai 05/QTT về doanh nghiệp ạ (em newbie)
Cho em hỏi thủ tục xin hoàn tiền thuế TNCN từ tờ khai 05/QTT về doanh nghiệp ạ (em newbie)
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Bạn là kế toán mới, đang hỏi thủ tục xin hoàn tiền thuế TNCN từ tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN về tài khoản doanh nghiệp.
Theo mình thì bạn hiểu đơn giản như sau:
1️⃣ Trước hết phải xác định “tiền hoàn” này là tiền của ai
Tờ khai 05/QTT-TNCN là tờ khai quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp với vai trò tổ chức chi trả thu nhập.
Nếu sau quyết toán phát sinh số thuế TNCN nộp thừa, thì bản chất khoản nộp thừa này thường liên quan đến người lao động.
Doanh nghiệp chỉ được đề nghị hoàn về tài khoản doanh nghiệp khi doanh nghiệp có cơ sở hợp lệ để nhận và xử lý khoản hoàn đó.
Ví dụ: người lao động đã ủy quyền quyết toán cho công ty, số thuế nộp thừa được tổng hợp trên hồ sơ quyết toán của công ty, và công ty sẽ hoàn trả lại cho người lao động hoặc bù trừ đúng quy định.
2️⃣ Kiểm tra lại tờ khai 05/QTT-TNCN trước khi xin hoàn
Bạn cần mở lại tờ khai 05/QTT-TNCN đã nộp.
Kiểm tra các phụ lục cá nhân đi kèm, đặc biệt là danh sách người lao động ủy quyền quyết toán.
Kiểm tra số thuế đã khấu trừ.
Kiểm tra số thuế đã nộp ngân sách.
Kiểm tra số thuế còn phải nộp thêm hoặc số thuế nộp thừa.
Nếu tờ khai chưa đúng thì chưa nên làm hồ sơ hoàn ngay.
Trường hợp sai số liệu lương, giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc, số thuế đã khấu trừ, số đã nộp thì phải khai bổ sung trước.
3️⃣ Trường hợp nào doanh nghiệp làm hồ sơ hoàn được
Doanh nghiệp làm hồ sơ hoàn khi trên hồ sơ quyết toán có số thuế TNCN nộp thừa.
Khoản nộp thừa đó phải có chứng từ nộp tiền vào ngân sách.
Số nộp thừa phải khớp với dữ liệu nghĩa vụ thuế trên hệ thống thuế điện tử.
Doanh nghiệp không còn khoản nợ thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt khác cần bù trừ, hoặc nếu có thì cơ quan thuế sẽ xử lý bù trừ trước khi hoàn.
Người lao động có liên quan phải thuộc diện doanh nghiệp quyết toán thay nếu khoản hoàn liên quan đến cá nhân đó.
4️⃣ Hồ sơ thường cần chuẩn bị
Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu trên hệ thống thuế điện tử.
Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN đã nộp.
Các phụ lục kèm theo tờ khai quyết toán.
Danh sách cá nhân được hoàn thuế, nếu hồ sơ cần giải trình chi tiết.
Chứng từ nộp thuế TNCN vào ngân sách nhà nước.
Bảng tính chi tiết số thuế đã khấu trừ, số phải nộp, số nộp thừa.
Giấy ủy quyền quyết toán thuế của người lao động, nếu hoàn liên quan đến cá nhân ủy quyền.
Thông tin tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp nhận tiền hoàn.
Các tài liệu giải trình khác nếu cơ quan thuế yêu cầu thêm.
5️⃣ Cách nộp hồ sơ trên thuế điện tử
Bạn đăng nhập tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.
Vào phân hệ hoàn thuế.
Chọn lập giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước.
Chọn loại thuế là thuế thu nhập cá nhân.
Nhập kỳ hoàn theo năm quyết toán.
Nhập số tiền đề nghị hoàn.
Nhập thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.
Đính kèm hồ sơ giải trình và chứng từ liên quan nếu hệ thống cho phép hoặc cơ quan thuế yêu cầu.
Ký điện tử và nộp hồ sơ.
Sau khi nộp, bạn theo dõi thông báo tiếp nhận, thông báo chấp nhận hồ sơ, thông báo yêu cầu giải trình hoặc thông báo kết quả hoàn.
6️⃣ Lưu ý rất quan trọng cho bạn newbie
Không phải cứ tờ khai 05/QTT-TNCN có số nộp thừa là chắc chắn được hoàn ngay về doanh nghiệp.
Cơ quan thuế sẽ đối chiếu số đã nộp, số đã khấu trừ, số quyết toán, tình trạng nợ thuế và quyền đề nghị hoàn.
Nếu khoản nộp thừa là của người lao động nhưng người lao động không ủy quyền quyết toán cho công ty, thì cá nhân đó thường phải tự quyết toán và tự đề nghị hoàn.
Nếu công ty đã quyết toán thay và nhận tiền hoàn về, công ty cần theo dõi riêng khoản này để hoàn trả đúng cho người lao động, không nên ghi nhận như doanh thu hay thu nhập khác của công ty.
Nếu người lao động đã nghỉ việc, công ty vẫn nên có danh sách theo dõi và chứng từ chi trả lại tiền hoàn cho từng người.
7️⃣ Hạch toán kế toán nên hiểu đơn giản thế này
Khi nộp thuế TNCN thay người lao động, công ty đang nộp khoản thuế khấu trừ từ thu nhập của người lao động.
Khi được hoàn về tài khoản công ty, khoản tiền đó không phải tiền lời của công ty.
Bạn nên theo dõi là khoản phải trả lại cho người lao động hoặc khoản bù trừ nghĩa vụ thuế TNCN kỳ sau, tùy cách xử lý thực tế.
Không nên tự ý đưa vào doanh thu.
Không nên tự ý giữ lại nếu khoản hoàn thuộc về người lao động.
8️⃣ Trường hợp nên chọn bù trừ thay vì hoàn
Nếu công ty vẫn đang phát sinh khấu trừ thuế TNCN hàng tháng hoặc hàng quý, bạn có thể cân nhắc bù trừ với kỳ sau thay vì xin hoàn tiền.
Cách này thường nhẹ hồ sơ hơn.
Tuy nhiên, phải theo dõi rõ số nộp thừa, số đã bù trừ, kỳ bù trừ và số còn lại.
Nếu doanh nghiệp không còn phát sinh lao động hoặc không còn phát sinh thuế TNCN phải nộp thì mới nên làm thủ tục hoàn về tài khoản.
9️⃣ Rủi ro hay gặp khi làm hồ sơ hoàn
Sai số CMND/CCCD hoặc mã số thuế cá nhân của người lao động.
Người lao động vừa ủy quyền công ty quyết toán, vừa tự đi quyết toán.
Số thuế đã nộp trên chứng từ không khớp với số trên hệ thống.
Kê sai chỉ tiêu trên tờ khai 05/QTT-TNCN.
Có cá nhân không đủ điều kiện ủy quyền nhưng vẫn đưa vào danh sách ủy quyền.
Có nợ thuế hoặc tiền chậm nộp nên bị cơ quan thuế bù trừ trước.
Không có giấy ủy quyền quyết toán của người lao động.
🔟 Gợi ý cách làm an toàn
Bạn nên xuất bảng chi tiết từ phần mềm lương hoặc HTKK/eTax.
Đối chiếu từng nhân viên: thu nhập chịu thuế, giảm trừ bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm bắt buộc, thuế đã khấu trừ, thuế phải nộp, số nộp thừa.
Đối chiếu tổng số thuế TNCN đã nộp theo giấy nộp tiền.
Kiểm tra công ty còn nợ nghĩa vụ thuế nào không.
Sau đó mới lập giấy đề nghị hoàn.
Nếu số tiền hoàn lớn, nhiều nhân sự nghỉ việc, hoặc hồ sơ có sai lệch giữa tờ khai và chứng từ nộp tiền, bạn nên nhờ bên tư vấn thuế kiểm tra có phí trước khi nộp để tránh bị trả hồ sơ hoặc bị yêu cầu giải trình nhiều lần.
Tóm lại:
Nếu tờ khai 05/QTT-TNCN đã quyết toán đúng, có số thuế TNCN nộp thừa, có chứng từ nộp tiền, có căn cứ doanh nghiệp được nhận hoàn, thì doanh nghiệp lập giấy đề nghị hoàn trên hệ thống thuế điện tử.
Nhưng nếu khoản hoàn là của cá nhân không ủy quyền quyết toán, hoặc dữ liệu chưa khớp, thì chưa nên làm hoàn về doanh nghiệp ngay.
Trường hợp này bạn nên kiểm tra lại tờ khai 05/QTT-TNCN, phụ lục cá nhân, giấy ủy quyền và chứng từ nộp thuế trước khi thao tác.