Các anh/ chị cho em hỏi nhờ sếp em phải tự kê khai 02/k-tncn mà trong bảng lương của bên nước ngoài có phần trợ cấp công tác thì khi tính kê khai cho sếp em có trừ phần ra khỏi thu nhập chịu thuế k ạ? em cảm ơn nhiều ạ
Các anh/ chị cho em hỏi nhờ sếp em phải tự kê khai 02/k-tncn mà trong bảng lương của bên nước ngoài có phần trợ cấp công tác thì khi tính kê khai cho sếp em có trừ phần ra khỏi thu nhập chịu thuế k ạ? em cảm ơn nhiều ạ
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Sếp bạn nhận lương từ bên nước ngoài.
Trong bảng lương có khoản “trợ cấp công tác”.
Sếp bạn đang phải tự kê khai thuế TNCN theo mẫu 02/KK-TNCN.
Câu hỏi là khoản trợ cấp công tác này có được trừ ra khỏi thu nhập chịu thuế hay không.
Theo mình thì:
1️⃣ Không được tự động trừ toàn bộ khoản “trợ cấp công tác”
Mình chưa khuyên bạn trừ ngay khoản này ra khỏi thu nhập chịu thuế.
Lý do là chỉ nhìn tên khoản trên bảng lương là “trợ cấp công tác” thì chưa đủ căn cứ.
Cơ quan thuế sẽ không chỉ nhìn tên khoản tiền, mà sẽ xem bản chất khoản tiền đó là gì.
Nếu khoản này thực chất là tiền lương, tiền công, phụ cấp trả thêm cho cá nhân thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Nếu khoản này là khoản hoàn trả chi phí đi công tác thực tế cho công việc, có hồ sơ chứng minh hợp lệ, thì mới có cơ sở xem xét không tính vào thu nhập chịu thuế.
2️⃣ Trường hợp được loại ra khỏi thu nhập chịu thuế
Khoản trợ cấp công tác có cơ sở không tính vào thu nhập chịu thuế khi đáp ứng đủ bản chất là khoản chi phục vụ công việc.
Ví dụ:
Tiền vé máy bay, vé tàu xe đi công tác.
Tiền khách sạn, lưu trú khi đi công tác.
Tiền taxi, di chuyển phục vụ chuyến công tác.
Tiền ăn, phụ cấp lưu trú theo chính sách công tác của công ty.
Khoản chi phải gắn với chuyến công tác cụ thể.
Phải có lệnh điều động, thư mời, lịch làm việc, email cử đi công tác hoặc tài liệu tương đương.
Phải có chứng từ chi phí, bảng quyết toán công tác phí, hoặc chính sách chi trả công tác phí của bên nước ngoài.
Khoản tiền này nên thể hiện là khoản bù đắp chi phí công việc, không phải khoản trả thêm để cá nhân tự do sử dụng.
3️⃣ Trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế
Nếu khoản “trợ cấp công tác” được trả cố định hằng tháng cùng lương thì rủi ro cao bị xem là thu nhập chịu thuế.
Ví dụ mỗi tháng lương có thêm một khoản “business allowance” hoặc “travel allowance” cố định.
Không có chuyến công tác cụ thể.
Không có bảng quyết toán chi phí.
Không có hóa đơn, chứng từ, chính sách công tác phí.
Không phải khoản hoàn tiền theo chi phí thực tế.
Người lao động nhận tiền và tự sử dụng, không cần quyết toán lại với công ty.
Với các dấu hiệu này thì không nên tự trừ ra khỏi thu nhập chịu thuế.
4️⃣ Với bảng lương của bên nước ngoài, cần kiểm tra kỹ bản chất khoản tiền
Bạn cần xem tên tiếng Anh của khoản đó là gì.
Nếu ghi là “Travel reimbursement”, “Business trip reimbursement”, “Expense reimbursement” thì hướng xử lý nghiêng về khoản hoàn chi phí công tác.
Nếu ghi là “Travel allowance”, “Business allowance”, “Mobility allowance”, “Per diem allowance” thì phải xem thêm chính sách công ty và hồ sơ công tác.
Nếu chỉ ghi chung chung là allowance thì chưa đủ căn cứ để loại khỏi thu nhập chịu thuế.
Nếu khoản này trả đều đặn không phụ thuộc số ngày đi công tác thì nên đưa vào thu nhập chịu thuế để an toàn.
5️⃣ Cách kê khai an toàn trên mẫu 02/KK-TNCN
Nếu chưa đủ hồ sơ chứng minh đây là khoản công tác phí hợp lệ, bạn nên kê khai khoản này vào thu nhập chịu thuế.
Không nên tự loại ra chỉ vì bảng lương ghi là trợ cấp công tác.
Nếu sau này bổ sung được hồ sơ chứng minh đầy đủ, có thể xem xét điều chỉnh theo hồ sơ thực tế.
Nếu đã kê khai thiếu mà sau này cơ quan thuế xác định khoản này là thu nhập chịu thuế, sếp bạn sẽ có rủi ro bị truy thu thuế và tiền chậm nộp.
6️⃣ Hồ sơ bạn nên xin từ sếp hoặc bên nước ngoài
Bạn nên xin hợp đồng lao động hoặc thư bổ nhiệm.
Xin bảng lương chi tiết từng tháng.
Xin quy chế công tác phí hoặc chính sách reimbursement của công ty nước ngoài.
Xin quyết định cử đi công tác, email giao việc, lịch trình công tác.
Xin chứng từ vé máy bay, khách sạn, taxi, hóa đơn chi phí liên quan.
Xin bảng quyết toán công tác phí nếu có.
Xin giải thích bằng email từ công ty nước ngoài về bản chất khoản trợ cấp đó.
Nội dung email nên làm rõ khoản tiền là hoàn trả chi phí công việc hay là phụ cấp trả thêm cho cá nhân.
7️⃣ Kết luận ngắn gọn cho bạn
Không phải khoản nào ghi “trợ cấp công tác” cũng được trừ khỏi thu nhập chịu thuế.
Được trừ khi chứng minh đó là khoản chi công tác phục vụ công việc, có hồ sơ hợp lệ, có chính sách chi trả rõ ràng.
Phải tính thuế nếu đó là khoản phụ cấp cố định, trả cùng lương, không quyết toán, không chứng minh được chi phí thực tế.
Với dữ kiện bạn đưa ra hiện tại, mình chưa đủ cơ sở để kết luận khoản này được trừ.
Hướng an toàn là tạm tính vào thu nhập chịu thuế, trừ khi bạn có đủ bộ hồ sơ chứng minh đây là khoản hoàn chi phí công tác.
8️⃣ Gợi ý trả lời sếp cho dễ hiểu
Bạn có thể nói với sếp như sau:
“Khoản trợ cấp công tác trên bảng lương nước ngoài chưa thể tự động loại khỏi thu nhập chịu thuế TNCN. Nếu đây là khoản hoàn trả chi phí đi công tác thực tế và có hồ sơ chứng minh như chính sách công tác phí, lịch công tác, chứng từ chi phí, bảng quyết toán thì mình có cơ sở xem xét loại ra. Nếu là khoản phụ cấp cố định trả cùng lương thì nên tính vào thu nhập chịu thuế để tránh rủi ro khi quyết toán.”
9️⃣ Lưu ý thêm
Vì đây là trường hợp cá nhân tự kê khai thu nhập từ nước ngoài, lại có yếu tố chứng từ nước ngoài, bạn nên hướng sếp kiểm tra hồ sơ kỹ trước khi nộp.
Nếu số tiền lớn hoặc nhiều kỳ tính thuế, bạn nên cho sếp liên hệ tư vấn có phí để rà từng khoản trên payslip, tránh kê khai sai rồi phải giải trình lại sau.