BÀI 9
Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán
🎯 Mục tiêu bài học
Giúp người mới học và hành nghề kế toán hiểu rõ từng bước xử lý khi gặp sự cố với chứng từ: mất – rách – hỏng – thất lạc. Bài viết hướng dẫn cách lập biên bản, xin cấp lại, sao y chứng từ đúng quy định, nhằm đảm bảo tính hợp pháp – hợp lệ – hợp lý trong hồ sơ kế toán, tránh rủi ro khi quyết toán, thanh tra, kiểm toán.
1. 😟 Khi chứng từ bị mất – bạn không phải là người đầu tiên
Bạn thân mến,
Trong hành trình làm nghề kế toán, có một điều gần như chắc chắn: sớm hay muộn, bạn sẽ gặp tình huống thất lạc hoặc hư hỏng chứng từ.
Có thể bạn đang tìm hoài không ra một hóa đơn VAT từ năm ngoái.
Có thể bạn phát hiện phiếu chi đã bị dính nước, mờ hết chữ.
Có thể bạn đang gõ sổ thì nhận ra: “Hồ sơ thanh toán đợt này... không có hợp đồng đính kèm.”
Bạn lo lắng. Bạn hoảng hốt. Bạn tự trách mình.
😔 Nhưng bạn ơi, hãy bình tĩnh. Mất chứng từ không phải là tận cùng. Điều quan trọng hơn là:
👉 Bạn biết cách xử lý đúng – và xử lý kịp.
2. 📎 Phân loại tình huống: mất cái gì – ai làm mất – mất ở đâu?
Trước tiên, hãy phân loại rõ ràng tình huống mà bạn đang gặp phải. Vì mỗi loại chứng từ – mỗi bên liên quan – mỗi thời điểm – sẽ cần cách xử lý khác nhau.
|
LOẠI CHỨNG TỪ
|
MẤT Ở ĐÂU?
|
AI CHỊU TRÁCH NHIỆM?
|
|
Hóa đơn đầu vào
|
Mất bản gốc do doanh nghiệp giữ
|
Bên kế toán nội bộ
|
|
Hóa đơn đầu ra
|
Bị cháy/mất do khách hàng
|
Khách hàng (đôi khi do mình)
|
|
Phiếu thu/chi
|
Mất trong quá trình lưu trữ
|
Kế toán phụ trách tài vụ
|
|
Hợp đồng, phụ lục
|
Mất trước khi scan/scan lỗi
|
Bộ phận phụ trách hợp đồng
|
|
Biên bản giao nhận
|
Lưu bản giấy không đầy đủ
|
Phòng ban vận hành/kho
|
📌 Khi bạn đã xác định rõ “cái gì” – “mất ở đâu” – “ai giữ” – và “ai mất”, bạn mới có thể xử lý đúng bước – đúng người – đúng quy trình.
3. 🧭 Nguyên tắc xử lý chứng từ bị mất: 3 ĐÚNG – 3 KHÔNG
Để không hoảng loạn – không làm sai – không bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp, bạn hãy luôn nhớ nguyên tắc 3 ĐÚNG – 3 KHÔNG dưới đây:
3 ĐÚNG:
1️⃣ Đúng trình tự: Lập biên bản → Trình ký xác nhận → Xin cấp lại/Sao y
2️⃣ Đúng người liên quan: Ghi rõ ai là người phát hiện – ai chịu trách nhiệm – ai xác nhận
3️⃣ Đúng pháp luật: Đối chiếu quy định trong Luật Kế toán, Thông tư 200, Thông tư 78 (với hóa đơn điện tử)
3 KHÔNG:
🚫 Không tự ý “chế lại” chứng từ (vì rất dễ bị xử phạt hành chính hoặc coi là gian lận)
🚫 Không “làm giả một bản mới” để khớp sổ sách
🚫 Không im lặng – bỏ qua – chờ đến khi bị thanh tra mới báo cáo
🎯 Người làm kế toán chuyên nghiệp không chỉ biết ghi – mà còn biết ứng xử tử tế và hợp pháp khi có sai sót xảy ra.
4. 🛠️ Các bước xử lý cụ thể khi mất chứng từ
⬛ Trường hợp 1: Mất hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn đầu vào)
✅ Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn
– Tên biên bản: “Biên bản mất hóa đơn đầu vào”
– Nội dung: Ghi rõ số hóa đơn – ngày – nhà cung cấp – lý do mất – ai giữ – ai phát hiện
– Có chữ ký của người lập biên bản, kế toán trưởng, giám đốc
✅ Bước 2: Xin sao y bản từ nhà cung cấp
– Gửi công văn đề nghị bên bán sao y bản hóa đơn
– Nhà cung cấp in bản sao từ phần mềm hóa đơn điện tử và ghi rõ: “Sao y bản chính”, ký tên – đóng dấu (nếu có)
✅ Bước 3: Lưu trữ bản sao, đính kèm biên bản và công văn, không kê khai khấu trừ thuế GTGT nếu không đủ điều kiện
📎 Lưu ý: Không được “in lại bản chính” nếu là hóa đơn điện tử theo quy định mới – chỉ có thể sao y hoặc trích xuất file PDF có xác nhận hợp lệ.
⬛ Trường hợp 2: Mất hóa đơn đầu ra đã gửi khách hàng
✅ Bước 1: Liên hệ khách hàng ngay lập tức
– Đề nghị khách kiểm tra lại bản họ giữ
– Nếu mất cả 2 bên, chuyển sang bước tiếp theo
✅ Bước 2: Lập biên bản mất hóa đơn đầu ra (mẫu riêng)
– Có chữ ký của cả hai bên: bên bán (doanh nghiệp bạn) và bên mua
– Ghi rõ lý do mất, hình thức hóa đơn, số hóa đơn
✅ Bước 3: Trích xuất lại bản sao từ phần mềm hóa đơn điện tử
– Có thể dùng bản có mã xác thực (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế)
📌 Một số phần mềm như MISA, Viettel Invoice, EasyInvoice… cho phép tra cứu & in lại bản sao có thông tin đầy đủ
⬛ Trường hợp 3: Rách, mờ, hỏng chứng từ nội bộ (phiếu chi, phiếu thu, hợp đồng giấy)
✅ Bước 1: Lập biên bản ghi nhận tình huống
– Ghi rõ người làm rách/mất
– Mô tả hiện trạng (bị ướt, mờ, rách đôi, v.v.)
✅ Bước 2: Xin cấp lại bản photo/sao y từ nơi phát hành (phòng ban liên quan)
– Nếu là hợp đồng: Xin bản scan từ bộ phận pháp chế
– Nếu là phiếu chi: Tra lại bản scan (nếu có), in lại và ghi rõ: “Bản in lại do chứng từ gốc bị rách”
✅ Bước 3: Ký xác nhận lại từ kế toán trưởng hoặc người đại diện pháp luật
– Đảm bảo có chữ ký & ngày lập lại
– Đính kèm biên bản sự cố
📎 Chứng từ nội bộ dễ bị xem nhẹ, nhưng nếu lưu không đầy đủ – bạn sẽ gặp rắc rối lớn khi kiểm toán.
5. 💬 Mẫu biên bản mất – rách – sao y chứng từ (gợi ý)
📄 MẪU: BIÊN BẢN MẤT CHỨNG TỪ
CÔNG TY TNHH XYZ
BIÊN BẢN MẤT CHỨNG TỪ
Số: 01/BB-MCT/2025
Hôm nay, ngày… tháng… năm…, tại văn phòng công ty XYZ, chúng tôi gồm:
1. Nguyễn Văn A – Nhân viên kế toán
2. Nguyễn Thị B – Trưởng phòng kế toán
3. Trần Văn C – Đại diện pháp lý
Tiến hành lập biên bản ghi nhận việc MẤT CHỨNG TỪ như sau:
– Loại chứng từ: Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào
– Số hóa đơn: 000123, ký hiệu AB/22P, ngày 15/3/2025
– Nhà cung cấp: Công ty TNHH ABC
– Giá trị: 15.000.000 VNĐ
– Lý do mất: Trong quá trình lưu trữ, chứng từ bị thất lạc, không còn bản gốc
Đề xuất: Xin sao y lại từ nhà cung cấp để lưu hồ sơ kế toán.
Biên bản lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
Người lập biên bản Xác nhận của Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
📌 Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh mẫu tùy theo tình huống – nhưng luôn phải có đủ: tên – lý do – mô tả sự cố – chữ ký liên quan.
6. 🚫 Những sai lầm thường gặp khi xử lý mất chứng từ
- Tự làm lại bản chứng từ mới và trình ký như bản gốc
- Lưu bản in lại mà không có biên bản hoặc dấu hiệu xác nhận
- Không xin xác nhận từ bên liên quan (bên bán – bên mua – phòng ban nội bộ)
- Không lập biên bản → mất hồ sơ giải trình khi cần kiểm tra
- Không báo cáo sự cố → sau này bị thanh tra đánh giá là thiếu minh bạch
🧭 Người làm kế toán tử tế không giấu lỗi – mà biết nhận lỗi đúng cách, xử lý đúng pháp luật, và lưu lại đúng quy trình.
7. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay
📝 Hãy thử chọn một chứng từ bất kỳ đã cũ trong hệ thống của bạn.
Tự hỏi:
– Nếu chứng từ này bị mất – tôi sẽ xử lý thế nào?
– Tôi đã có mẫu biên bản sẵn chưa?
– Nếu là hóa đơn điện tử – tôi biết tra lại bản sao ở đâu không?
– Phòng ban nào tôi cần phối hợp nếu bị rách/mờ/mất?
📌 Ghi ra sổ tay: 5 bước cần làm khi bị mất chứng từ.
Bạn không mong tình huống ấy xảy ra. Nhưng nếu nó xảy ra – bạn sẽ không bị động.
8. 🌱 Lời kết – Người làm nghề là người biết sửa sai đúng cách
Bạn thân mến,
Không ai làm kế toán mà không từng gặp rắc rối với chứng từ. Nhưng điều phân biệt người mới vào nghề – và người làm nghề vững vàng – không nằm ở số năm kinh nghiệm. Mà nằm ở:
📍 Biết xử lý sai sót bằng sự tỉnh táo – minh bạch – có quy trình
📍 Biết phối hợp – không đổ lỗi – không che giấu – không chống chế
📍 Biết rằng: “Sự cố không làm bạn mất uy tín – nhưng cách bạn phản ứng có thể khiến bạn được tin tưởng hơn.”
🧡 Và bạn sẽ trưởng thành lên từng ngày – khi không chỉ biết làm cho đúng – mà biết làm sao để làm sai mà vẫn đứng vững, làm lại được – một cách tử tế và có hệ thống.
🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài
- Nếu tuần sau bạn phát hiện một hóa đơn quan trọng bị thất lạc – bạn sẽ làm gì đầu tiên?*
- Bạn có đang lưu trữ chứng từ đủ hai bản? Bản gốc – bản số hóa?*
- Công ty bạn có mẫu biên bản mất – hỏng – rách chứng từ chưa? Nếu chưa, bạn có thể đề xuất không?*
✍️ Viết xuống vài dòng vào sổ tay hành nghề. Một kế toán giỏi không phải là người không bao giờ gặp rủi ro – mà là người biết chuẩn bị – biết ứng xử – và biết đứng lên từ sai sót bằng lòng trung thực.
📘 Bài tiếp theo – Bài 10: “Bút toán sai – sửa thế nào mới đúng?”
🧠 Chúng ta sẽ cùng học cách xử lý khi định khoản nhầm, hạch toán sai, và cách sửa bút toán sao cho minh bạch, không gây rối số liệu – không vi phạm luật.