BÀI 12

KIỂM TRA CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI HẠCH TOÁN: 7 ĐIỂM PHẢI RÀ

Chương 2 – Hệ thống chứng từ kế toán

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hình thành thói quen rà soát kỹ chứng từ trước khi định khoản – tránh sai từ đầu, không bị lệch sổ, lệch thuế, lệch báo cáo. Bài viết cung cấp checklist 7 điểm phải kiểm tra cho bất kỳ chứng từ nào – để bạn vững vàng mỗi khi hạch toán.

1. 🌱 Vì sao phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khi ghi sổ?

Bạn thân mến,

Trong nghề kế toán, sai một bước nhỏ ở đầu – sẽ phải gỡ rối rất lâu về sau. Nhiều bạn mới học kế toán nghĩ rằng:

“Có chứng từ rồi thì cứ định khoản thôi.”

Nhưng sự thật là:
– Có hóa đơn… chưa chắc là hợp lệ
– Có phiếu chi… chưa chắc đủ điều kiện thuế
– Có hợp đồng… chưa chắc đã được chấp nhận khi thanh tra

📌 Nếu bạn không kiểm tra từng chi tiết nhỏ, bạn có thể:
– Ghi nhầm kỳ
– Ghi sai tài khoản
– Không khấu trừ được thuế
– Bị loại chi phí khi quyết toán

👉 Vậy nên, trước khi định khoản, hãy dừng lại 5 phút – rà 7 điểm dưới đây.

2. 📋 Checklist 7 điểm phải kiểm tra trước khi định khoản bất kỳ chứng từ nào

1️⃣ Ngày tháng có hợp lệ không?

Rất nhiều bạn bị sai kỳ chỉ vì… lơ đễnh với ngày tháng. Trước khi hạch toán, hãy kiểm tra kỹ:

• Ngày hóa đơn có nằm trong kỳ đang làm không?
• Ngày lập hóa đơn có sau ngày ký hợp đồng, biên bản bàn giao không?
• Có bị lập sau ngày thanh lý tài sản hay hết hạn hợp đồng không?

📎 Ví dụ: Hóa đơn ghi ngày 05/01 nhưng là hàng giao tháng 12 năm trước → Nếu bạn hạch toán vào kỳ tháng 01, có thể bị sai kỳ – sai chi phí – và thuế GTGT bị loại.

2️⃣ Tên công ty – mã số thuế – địa chỉ có đúng không?

Thông tin người mua – người bán phải khớp tuyệt đối:
– Tên đơn vị
– Mã số thuế
– Địa chỉ

Nếu là hóa đơn VAT: chỉ cần sai 1 ký tự – có thể không được khấu trừ thuế GTGT.
Nếu là phiếu chi: tên người nhận sai – khi kiểm tra cũng không được chấp nhận là thanh toán hợp lệ.

📌 Đây là điều tưởng đơn giản nhưng sai rất nhiều. Hãy đọc kỹ từng dòng – đừng vội tin vào “mẫu sẵn có”.

3️⃣ Nội dung nghiệp vụ có rõ ràng và hợp lý không?

Bạn cần nhìn vào nội dung giao dịch để xác định:

• Đây là mua hàng hóa, dịch vụ, hay thanh toán tạm ứng?
• Hàng hóa – dịch vụ này có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không?
• Mua để dùng cho sản xuất – hay cho sếp dùng riêng?

📘 Nếu không có tính liên quan đến hoạt động kinh doanh → chi phí sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.
Nếu là hàng hóa không được khấu trừ thuế (ví dụ: xe ô tô > 9 chỗ), bạn cũng cần ghi chú riêng.

4️⃣ Giá trị – thuế suất – tổng tiền có tính đúng không?

Nhiều bạn định khoản theo cảm tính mà không kiểm tra lại số tiền.
Trước khi định khoản:

• Kiểm tra lại đơn giá x số lượng
• Kiểm tra thuế suất VAT
• Cộng lại để so sánh với tổng thanh toán

📎 Một lỗi cộng sai nhỏ – sẽ làm lệch sổ kế toán và khiến báo cáo không khớp.
→ Nên dùng máy tính hoặc Excel, đừng tin vào số đã in trên giấy nếu chưa kiểm tra lại.

5️⃣ Chữ ký – dấu – người liên quan có đầy đủ không?

Chứng từ hợp lệ là chứng từ có:

• Chữ ký người lập – người duyệt – người nhận (đối với phiếu chi, phiếu thu, đề nghị thanh toán)
• Dấu đỏ của công ty bán (nếu là hóa đơn giấy)
• Ký nháy nếu là hợp đồng nhiều trang

🎯 Nếu không đủ chữ ký – chứng từ có thể không có giá trị pháp lý.
Và bạn – người hạch toán – có thể bị quy là “ghi nhận chứng từ không hợp lệ”.

6️⃣ Hồ sơ kèm theo có đủ không?

Một hóa đơn hoặc phiếu chi không bao giờ đi một mình. Bạn phải hỏi:

• Có hợp đồng mua bán không?
• Có biên bản giao hàng – nghiệm thu không?
• Có phiếu nhập kho – phiếu xuất kho không?
• Có đơn đề nghị thanh toán không?

📘 Kế toán giỏi không bao giờ ghi nhận khi chưa đủ hồ sơ đi kèm. Họ biết rõ:

“Không giấy tờ – không định khoản.”

7️⃣ Chứng từ này đã xử lý lần nào chưa? Có bị ghi trùng không?

Sai lầm phổ biến nhất khi hạch toán là ghi trùng một chứng từ:

• Hóa đơn đã kê khai tháng trước – lại ghi lại tháng này
• Phiếu chi đã đưa vào sổ quỹ – lại định khoản vào chi phí lần 2
• Đơn hàng đã nhận – lại hạch toán tiếp do… thấy trong email gửi lại

🎯 Trước khi định khoản, hãy rà lại số hóa đơn – mã chứng từ – số tiền → So sánh với sổ đã ghi.
Nếu trùng – lập tức tra ngược để kiểm tra.

3. 💡 Một ví dụ thực tế: Ghi nhận hóa đơn mua dịch vụ

Tình huống:
Doanh nghiệp nhận hóa đơn từ công ty quảng cáo – trị giá 22 triệu (trong đó 2 triệu VAT).

📋 Trước khi định khoản, người kế toán kiểm tra:
✅ Hóa đơn lập ngày 25/06 – hợp lệ với kỳ đang làm
✅ Tên công ty, mã số thuế đúng
✅ Nội dung: "Dịch vụ quảng cáo online tháng 6" – hợp lý với ngành nghề kinh doanh
✅ Thuế suất VAT đúng 10% – tổng đúng
✅ Có chữ ký, dấu đầy đủ
✅ Kèm theo: hợp đồng quảng cáo – biên bản nghiệm thu
✅ Không thấy trùng số hóa đơn trong sổ kỳ trước

📌 Sau khi kiểm tra 7 điểm xong, kế toán mới định khoản:
Nợ 6427 – 20.000.000
Nợ 1331 – 2.000.000
Có 331 – 22.000.000

🎯 Một bước rà kỹ – giúp yên tâm cả kỳ báo cáo ✨

4. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy lấy 1 chứng từ gần nhất mà bạn chuẩn bị định khoản (nếu chưa có – tìm mẫu trên mạng):

✔️ In ra hoặc mở file PDF
✔️ Dùng bút – đánh dấu 7 điểm sau:

• Ngày tháng hợp lệ?
• Tên đơn vị – MST đúng?
• Nội dung hợp lý?
• Giá trị, thuế suất đúng?
• Chữ ký, dấu đủ?
• Có đầy đủ hồ sơ kèm theo?
• Chưa bị hạch toán trùng?

👉 Ghi lại nhận xét: có gì sai – có gì thiếu – và bạn học được gì từ việc rà kỹ như vậy?

📌 Mỗi chứng từ – là một viên gạch xây nên tính minh bạch của doanh nghiệp. Bạn kiểm tra cẩn thận – tức là bạn đang xây niềm tin bằng sự thầm lặng.

5. 🌱 Lời kết – Làm đúng từ đầu là điều tử tế nhất

Bạn thân mến,

Nhiều người mệt mỏi vì làm kế toán là do gỡ sai từ đầu. Họ định khoản rồi mới phát hiện:
– Thiếu chữ ký
– Sai kỳ
– Không được khấu trừ
– Báo cáo lệch

🧭 Làm nghề không phải chạy nhanh – mà là đi chắc.

Hãy giữ thói quen kiểm tra 7 điểm trước mỗi lần hạch toán. Chỉ mất 5 phút – nhưng tiết kiệm hàng giờ sửa sai.

Và sâu xa hơn…
Đó là cách bạn rèn luyện sự cẩn trọng – chính trực – và chuyên nghiệp.
📘 Những giá trị mà không phần mềm nào dạy bạn – nhưng nghề sẽ ghi nhận.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

– Tôi có đang kiểm tra kỹ chứng từ trước khi định khoản, hay làm theo thói quen?
– Trong 7 điểm checklist, tôi thường hay bỏ sót điểm nào?
– Tuần tới, tôi có thể bắt đầu thực hiện thói quen rà soát này như thế nào – có cần in ra không?

✍️ Ghi lại – như một cam kết nghề nghiệp. Bởi bạn không chỉ làm kế toán.
Bạn đang giữ vững sự minh bạch cho một doanh nghiệp – từng dòng số một.

📘 Bài tiếp theo – Bài 13: “Tổng kết chương 2: Khi bạn làm chủ chứng từ – bạn bắt đầu vững nghề”
🎯 Chúng ta sẽ nhìn lại hành trình học chứng từ – từ đọc hiểu đến xử lý – và mở ra chương mới về định khoản.