Bên e mua 2 xe lu về xong cho nhân viên trực tiếp lái xe phục vụ công trình cho khách . Vậy khi khách đòi xuất hoá đơn thì bên e xuất như nào thì hợp lý ạ? Trên giấy phép kinh doanh thì có đăng ký mảng xây dựng. Nhưng mua xe về xong trực tiếp làm phục vụ công trình của khác thì là dạng cho thuê tài sản ạ? E cần phải làm gì để hợp thức hoá doanh thu và chi phí ạ? E xin cám ơn ạ
Chào bạn, với tình huống bên bạn mua 2 xe lu và cho nhân viên lái phục vụ công trình cho khách thì mình xử lý “ra hóa đơn” và “hợp thức doanh thu – chi phí” như sau nè:
1️⃣ Bản chất nghiệp vụ để chọn cách xuất hóa đơn
Nếu xe lu + tài xế của bạn “đi thi công” theo công trình (bên bạn chịu tổ chức thi công/đảm bảo khối lượng) → bản chất là DỊCH VỤ THI CÔNG/XÂY DỰNG (không phải cho thuê tài sản)
Nếu bạn chỉ “đưa xe + người lái” cho khách dùng, tính tiền theo ca/ngày/giờ, khách tự điều hành công việc → bản chất là DỊCH VỤ CHO THUÊ MÁY THI CÔNG CÓ NGƯỜI ĐIỀU KHIỂN (vẫn là dịch vụ)
Chỉ khi bạn giao xe cho khách tự lái/tự vận hành (không có người của bạn) → mới nghiêng về CHO THUÊ TÀI SẢN
2️⃣ Xuất hóa đơn thế nào cho “hợp lý” (gợi ý cách ghi hàng hóa/dịch vụ)
Trường hợp bạn nhận làm theo công trình: Trên hóa đơn ghi “Thi công lu lèn nền/lu lèn mặt bằng công trình … (theo HĐ số…/BBNT ngày…)” và giá trị theo khối lượng nghiệm thu
Trường hợp tách riêng phần máy: Trên hóa đơn ghi “Cung cấp dịch vụ xe lu + nhân công vận hành (theo ca/ngày/giờ) tại công trình …” kèm bảng kê ca máy/nhật ký máy
Lưu ý: Bạn xuất hóa đơn dịch vụ (không xuất “bán xe lu” vì xe là tài sản của bạn, bạn không bán xe)
3️⃣ Thời điểm lập hóa đơn (để tránh sai thời điểm)
Với dịch vụ nói chung: lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước/trong khi cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (không tính tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện một số hợp đồng dịch vụ theo quy định)
Riêng hoạt động xây dựng/lắp đặt: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành
Căn cứ: Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, Điều 9 (khoản 2 và khoản 4 điểm c), hiện đang áp dụng
4️⃣ Thuế suất GTGT áp dụng cho hóa đơn này
Thuế suất GTGT phụ thuộc nhóm dịch vụ bạn ghi trên hợp đồng/hóa đơn và quy định hiện hành của Luật Thuế GTGT
Bạn đối chiếu theo: Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/07/2025 (hiệu lực 01/07/2025) để chốt đúng thuế suất theo dịch vụ
5️⃣ Hồ sơ nên có để “hợp thức” doanh thu và chi phí (càng đủ càng an toàn)
Hợp đồng với khách (ghi rõ: thi công theo khối lượng hay tính theo ca máy; địa điểm; đơn giá; nghiệm thu; thanh toán)
Biên bản nghiệm thu/bàn giao khối lượng hoặc bảng xác nhận ca máy theo ngày (có ký 2 bên)
Nhật ký máy/phiếu điều động xe, bảng chấm công tài xế, lệnh công tác (để chứng minh xe thực sự đi công trình)
Chứng từ chi phí: xăng dầu, sửa chữa, bảo dưỡng, lốp, cầu đường… đứng tên công ty và phục vụ hoạt động
Hồ sơ tài sản cố định cho xe lu: quyết định đưa vào sử dụng, biên bản bàn giao, đăng ký khấu hao, theo dõi khấu hao hàng tháng
Thanh toán: khoản mua hàng hóa/dịch vụ có giá trị từ 20 triệu trở lên thì thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện chi phí thuế TNDN (nhớ soát theo hợp đồng và hóa đơn)
Căn cứ chi phí được trừ: Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 (đã được sửa đổi, bổ sung) và Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015 (hiện vẫn đang được áp dụng cho phần điều kiện chi phí)
6️⃣ Có cần bổ sung ngành nghề “cho thuê” trên GPKD không?
Nếu bạn chủ yếu làm theo công trình (dịch vụ thi công/xây dựng) thì ngành xây dựng đang có là phù hợp
Nếu bạn phát sinh thường xuyên việc “tách riêng doanh thu ca máy” như một mảng dịch vụ độc lập → nên bổ sung ngành nghề liên quan đến “cho thuê máy móc thiết bị xây dựng có người điều khiển” để hồ sơ kinh doanh khớp thực tế (đỡ bị soi khi kiểm tra)