Năm 2025 là hộ khoán.Năm 2026 lên hộ nhóm 3 . Vậy khách hàng đặt cọc lần 1 ở năm 2025 thì năm 2026 xử lý như nào ạ.
Chào bạn, mình hiểu ý bạn là: năm 2025 bạn là hộ khoán, đã nhận “đặt cọc lần 1” của khách trong năm 2025, sang năm 2026 bạn chuyển lên hộ nhóm 3 thì khoản cọc đó tính doanh thu/thuế và xuất hóa đơn thế nào cho đúng nhé 🙂
✅ 1) Việc xử lý “tiền đặt cọc” phụ thuộc vào bản chất của khoản tiền đó
Nếu tiền đó chỉ là “đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng” (có thể bị phạt cọc hoặc hoàn lại nếu hủy) thì về bản chất chưa chắc là doanh thu ngay.
Nếu tiền đó là “thu tiền trước/ứng trước” cho hàng hóa, dịch vụ (chắc chắn sẽ cấn trừ vào tiền bán/tiền dịch vụ) thì thường được xem là thu tiền trước.
🧾 2) Quy tắc quan trọng về “thời điểm lập hóa đơn” để xác định doanh thu tính thuế
Nếu bạn bán HÀNG HÓA: thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Nếu bạn cung cấp DỊCH VỤ: thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành dịch vụ; nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền.
Riêng có 1 ngoại lệ: thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng của một số dịch vụ chuyên ngành (kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính/thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng) thì không tính theo “thu tiền là lập hóa đơn” ở thời điểm nhận cọc.
✅ 3) Tình huống A: Bạn bán hàng hóa (ví dụ bán sỉ/lẻ, vật tư, hàng tiêu dùng…)
Tiền khách đặt cọc lần 1 trong năm 2025 chỉ là tiền giữ hàng/đặt mua thì năm 2025 bạn theo dõi công nợ “khách trả trước”, chưa xuất hóa đơn bán hàng nếu chưa giao hàng.
Sang năm 2026 khi giao hàng thật thì bạn xuất hóa đơn theo thời điểm giao hàng, và doanh thu tính thuế nằm ở năm 2026.
Khi xuất hóa đơn năm 2026 bạn ghi nhận tổng giá trị bán, phần khách đã cọc năm 2025 chỉ là khoản cấn trừ khi thu tiền, không tính thuế lại lần nữa.
✅ 4) Tình huống B: Bạn cung cấp dịch vụ (homestay, lưu trú, làm dịch vụ theo hợp đồng, sửa chữa, vận chuyển…)
Nếu khoản “đặt cọc lần 1” thực chất là thu tiền trước cho dịch vụ thì theo quy tắc hóa đơn: bạn phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (tức rơi vào năm 2025).
Sang năm 2026 khi hoàn thành dịch vụ, bạn chỉ xuất hóa đơn cho phần tiền còn lại (nếu còn thu thêm), tránh tính trùng doanh thu.
Nếu khoản tiền đúng nghĩa là “đặt cọc bảo đảm” và hợp đồng thể hiện rõ điều kiện hoàn/khấu trừ/phạt cọc, thì bạn cần đối chiếu lại loại dịch vụ của bạn có thuộc nhóm ngoại lệ nêu trên không để xác định có phải lập hóa đơn ngay khi thu cọc hay không.
⚠️ 5) Điểm “dễ bị sai” nhất khi chuyển từ hộ khoán (2025) sang hộ nhóm 3 (2026)
Bạn đã nhận cọc năm 2025 nhưng không lập chứng từ/hóa đơn theo quy định thời điểm lập hóa đơn thì sang năm 2026 xuất hóa đơn toàn bộ có thể bị xem là “lập hóa đơn sai thời điểm” cho phần tiền đã thu trước.
Nếu bạn đã “tính thuế theo khoán” năm 2025 và tiền cọc nằm ngoài doanh thu khoán, thì khi cơ quan thuế đối chiếu sao kê/thu tiền có thể yêu cầu giải trình bản chất khoản cọc.
🧭 6) Cách xử lý an toàn, dễ làm (bạn làm theo từng bước)
Bước 1: Mở hợp đồng/phiếu thu để xác định rõ chữ dùng là “đặt cọc bảo đảm” hay “thu tiền đợt 1/ứng trước”.
Bước 2: Xác định bạn đang bán hàng hay cung cấp dịch vụ, vì thời điểm lập hóa đơn khác nhau.
Bước 3: Lập sổ theo dõi “khách trả trước” từ 2025 chuyển sang 2026 (tên khách, số tiền, ngày thu, nội dung, hợp đồng).
Bước 4: Năm 2026 khi phát sinh giao hàng/hoàn thành dịch vụ, bạn xuất hóa đơn đúng thời điểm và chỉ tính thuế cho phần doanh thu đúng năm (tránh trùng phần đã thu).
📌 7) Mình cần bạn chốt giúp 2 thông tin để mình hướng dẫn “chắc như đóng đinh” theo đúng trường hợp của bạn
Khoản đặt cọc đó là cho bán hàng hóa hay cho dịch vụ gì vậy bạn? 🙂
Khi nhận cọc năm 2025 bạn có xuất hóa đơn/phiếu thu nào qua hệ thống hóa đơn điện tử không, hay chỉ nhận tiền và viết giấy tay thôi ạ?