Công ty em sắp tới thuê thêm kho để tập kết, chung chuyển hàng hóa, địa điểm kho mới cùng tỉnh nhưng khác quận với trụ sở chính hiện tại. Anh chị cho em hỏi có bắt buộc phải đăng ký thêm địa điểm kinh doanh cho kho hàng này không ạ. Hồ sơ khai thuế và hóa đơn chứng từ xuất hết từ trụ sở chính của công ty hay phải làm như thế nào theo đúng quy định. Nhờ anh chị hướng dẫn giúp em với ạ. Em cảm ơn anh chị ạ.
Chào bạn, mình tóm tình huống của bạn là: công ty thuê thêm 1 kho trong cùng tỉnh nhưng khác quận, kho dùng để tập kết/chung chuyển, còn kế toán–thuế–hóa đơn đang làm ở trụ sở chính đúng không ạ 🙂
✅ 1) Có bắt buộc đăng ký thêm “địa điểm kinh doanh” cho kho không?
Nếu kho chỉ là nơi lưu trữ/tập kết/chung chuyển nội bộ và KHÔNG phát sinh giao dịch với khách (không ký nhận giao hàng bán, không thu tiền, không bán trực tiếp, không xuất hóa đơn tại kho) thì pháp luật về đăng ký doanh nghiệp không có quy định bắt buộc “hễ thuê kho là phải đăng ký địa điểm kinh doanh” ngay lập tức.
Nếu kho có hoạt động kinh doanh diễn ra tại đó (ví dụ: có nhân sự bán hàng/giao dịch, giao hàng cho khách thường xuyên như một điểm bán, trưng bảng hiệu như cơ sở hoạt động, tiếp nhận đơn/đổi trả như một “đầu điểm” phục vụ khách) thì doanh nghiệp nên thực hiện thủ tục đăng ký “địa điểm kinh doanh” để hồ sơ pháp lý khớp thực tế và giảm rủi ro khi bị kiểm tra.
🧭 2) Cách xác định nhanh: kho của bạn thuộc “kho nội bộ” hay “đầu điểm kinh doanh”
Kho nội bộ ✅: chỉ chứa hàng, điều xe giao, không giao dịch/thu tiền/không bán trực tiếp tại kho.
Đầu điểm kinh doanh ✅: khách/đối tác đến kho nhận hàng, kho như điểm giao dịch, có người trực xử lý đơn, đổi trả, ký nhận giao hàng bán mang tính thường xuyên.
🧾 3) Nếu bạn chọn đăng ký “địa điểm kinh doanh” cho kho thì có lợi gì?
Hồ sơ pháp lý rõ ràng: địa chỉ kho hợp pháp trong hồ sơ doanh nghiệp, dễ giải trình khi cơ quan quản lý kiểm tra thực tế.
Thuận tiện vận hành: hợp đồng thuê kho, PCCC, biển hiệu, nhân sự làm việc tại kho sẽ đồng bộ hơn với hồ sơ doanh nghiệp.
📌 4) Hóa đơn – chứng từ xuất từ trụ sở chính hay phải xuất tại kho?
Bạn hoàn toàn có thể tiếp tục xuất hóa đơn điện tử từ trụ sở chính, dù hàng được xuất/giao từ kho, miễn là hóa đơn lập đúng thời điểm theo quy định về hóa đơn.
Kho chỉ là nơi “xuất hàng vật lý”, còn “hóa đơn” là chứng từ điện tử nên không bắt buộc phải ngồi tại kho để bấm xuất hóa đơn.
🚚 5) Bộ chứng từ nên có khi hàng đi từ kho để an toàn khi lưu thông
Phiếu xuất kho/phiếu giao hàng hoặc lệnh điều xe của công ty 📦
Bảng kê hàng hóa đi đường/biên bản bàn giao cho đơn vị vận chuyển (nếu có) 🧷
Hóa đơn điện tử gửi cho khách theo đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn 🧾
🧮 6) Hồ sơ khai thuế làm ở trụ sở chính hay phải tách theo kho?
Nếu kho chỉ là điểm lưu trữ/chung chuyển và công ty không tổ chức hạch toán riêng tại kho, thì kê khai thuế (GTGT, TNDN…) vẫn thực hiện tập trung tại trụ sở chính theo hồ sơ kế toán của công ty. 🧠
Trường hợp bạn tổ chức kho như đơn vị phụ thuộc có hoạt động bán hàng/giao dịch rõ ràng tại kho, lúc đó mới cân nhắc mô hình “địa điểm kinh doanh/chi nhánh” cho phù hợp vận hành và quản trị.
📝 7) Nếu bạn quyết định đăng ký địa điểm kinh doanh cho kho: bạn cần chuẩn bị gì?
Thông báo lập địa điểm kinh doanh (theo mẫu hồ sơ đăng ký doanh nghiệp) 📄
Quyết định của chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT về việc lập địa điểm kinh doanh 🧩
Biên bản họp (nếu là công ty TNHH 2TV trở lên hoặc công ty cổ phần) 🧾
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật đi nộp) ✍️
⚠️ 8) Lưu ý rủi ro hay gặp nếu “không đăng ký kho” nhưng thực tế lại vận hành như điểm kinh doanh
Kho treo bảng hiệu/nhân sự làm việc như một cơ sở hoạt động thường xuyên nhưng hồ sơ doanh nghiệp không có địa chỉ này 🧯
Khi kiểm tra lưu thông hàng, hồ sơ giải trình “vì sao hàng xuất từ địa chỉ không có trên hồ sơ doanh nghiệp” sẽ mất công giải trình hơn 🥲
🎯 9) Gợi ý chốt phương án đúng quy định theo mô tả của bạn (tập kết/chung chuyển)
Nếu kho chỉ để tập kết/chung chuyển, không giao dịch với khách: bạn giữ kê khai thuế + xuất hóa đơn tại trụ sở chính, đồng thời chuẩn hóa bộ chứng từ xuất kho–vận chuyển là ổn ✅
Nếu kho có giao hàng cho khách như một điểm phục vụ thường xuyên: bạn làm đăng ký “địa điểm kinh doanh” cho kho để chắc hồ sơ ✅
📚 Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, hiệu lực từ 01/01/2021.
Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, hiệu lực từ 04/01/2021.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, hiệu lực từ 01/07/2022.
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/06/2025.
Bạn cho mình 2 thông tin để mình chốt giúp “bắt buộc đăng ký hay không” theo đúng bản chất nghiệp vụ nhé 🙂
Kho có cho khách/đơn vị vận chuyển đến nhận hàng trực tiếp tại kho theo lịch cố định không ạ?
Kho có nhân sự thường trực xử lý đơn/đổi trả/tiếp khách như một điểm giao dịch không ạ?