Có anh chị nào làm kt cho công ty xây dựng công trình không ạ,gợi ý hộ em tí về quá trình quản lý công nợ và xnt như thế nào ổn ạ,cty ko dùng pm,các phiếu vật tư,vật liệu chủ yếu lấy từ yalo xong về làm trên excel.
Có anh chị nào làm kt cho công ty xây dựng công trình không ạ,gợi ý hộ em tí về quá trình quản lý công nợ và xnt như thế nào ổn ạ,cty ko dùng pm,các phiếu vật tư,vật liệu chủ yếu lấy từ yalo xong về làm trên excel.
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Công ty xây dựng công trình chưa dùng phần mềm kế toán/quản lý kho.
Phiếu vật tư, vật liệu chủ yếu gửi qua Zalo rồi kế toán tổng hợp lại trên Excel.
Bạn đang muốn quản lý công nợ và xuất nhập tồn sao cho ổn, dễ kiểm soát, đỡ thất thoát.
Theo mình thì:
1️⃣ Trước tiên bạn nên tách quản lý theo từng công trình
Với công ty xây dựng, sai sót hay gặp nhất là gom chung vật tư, công nợ, chi phí của nhiều công trình vào một file.
Như vậy cuối kỳ rất khó biết công trình nào lời, công trình nào lỗ, công trình nào còn nợ nhà cung cấp.
Bạn nên đặt mã công trình riêng, ví dụ:
CT01 – Nhà xưởng A
CT02 – Trường học B
CT03 – Cải tạo văn phòng C
Tất cả chứng từ mua vật tư, xuất vật tư, nhân công, thầu phụ, vận chuyển, máy móc đều nên gắn mã công trình.
Làm được bước này thì sau đó bạn mới theo dõi công nợ và tồn kho chính xác hơn.
2️⃣ Về quản lý vật tư đầu vào
Khi đội công trình báo mua vật tư qua Zalo, bạn không nên chỉ lưu hình ảnh rồi nhập Excel ngay.
Bạn nên yêu cầu có tối thiểu các thông tin sau:
Ngày mua vật tư.
Tên nhà cung cấp.
Tên vật tư.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Công trình sử dụng.
Người đề nghị mua.
Người nhận vật tư tại công trình.
Hình ảnh hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu cân, biên nhận hoặc chứng từ chuyển khoản nếu có.
Sau đó bạn lập một file Excel tên là “Theo dõi nhập vật tư”.
Các cột nên có:
Ngày nhập.
Mã công trình.
Tên công trình.
Nhà cung cấp.
Tên vật tư.
Đơn vị tính.
Số lượng.
Đơn giá.
Thành tiền.
Số hóa đơn/chứng từ.
Hình thức thanh toán.
Người nhận hàng.
Ghi chú.
3️⃣ Về quản lý xuất vật tư cho công trình
Với công ty xây dựng, vật tư không phải lúc nào cũng nhập kho rồi mới xuất kho.
Nhiều trường hợp mua xong giao thẳng ra công trình.
Dù vậy, bạn vẫn nên quản lý theo nguyên tắc:
Có nhập là phải có nơi sử dụng.
Có xuất là phải có người nhận.
Có công trình là phải có bảng tổng hợp vật tư riêng.
Nếu vật tư mua giao thẳng công trình, bạn ghi nhận là “nhập thẳng công trình”.
Nếu vật tư nhập về kho công ty trước, sau đó đưa ra công trình, bạn theo dõi thêm phiếu xuất kho nội bộ.
File Excel “Theo dõi xuất vật tư” nên có:
Ngày xuất.
Mã công trình.
Tên công trình.
Tên vật tư.
Đơn vị tính.
Số lượng xuất.
Đơn giá tạm tính.
Thành tiền.
Người nhận.
Lý do xuất.
Số phiếu xuất.
Ghi chú.
4️⃣ Về quản lý xuất nhập tồn
Bạn nên làm một file Excel riêng tên “Bảng XNT vật tư”.
Bảng này nên theo dõi theo từng mã vật tư, từng kho hoặc từng công trình.
Cấu trúc đơn giản như sau:
Mã vật tư.
Tên vật tư.
Đơn vị tính.
Tồn đầu kỳ.
Nhập trong kỳ.
Xuất trong kỳ.
Tồn cuối kỳ.
Công trình sử dụng.
Ghi chú.
Công thức cơ bản là:
Tồn cuối = Tồn đầu + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ.
Nếu công ty có kho chung và nhiều công trình, bạn nên tách:
Tồn tại kho công ty.
Tồn tại công trình A.
Tồn tại công trình B.
Vật tư đã dùng hết tại công trình.
Việc này giúp bạn tránh tình trạng trên Excel còn tồn nhưng thực tế vật tư đã nằm ngoài công trình hoặc đã sử dụng hết.
5️⃣ Về công nợ nhà cung cấp
Bạn nên mở file “Công nợ phải trả nhà cung cấp”.
Mỗi nhà cung cấp nên có một bảng chi tiết riêng hoặc dùng chung một sheet nhưng lọc theo tên nhà cung cấp.
Các cột nên có:
Ngày phát sinh.
Tên nhà cung cấp.
Mã công trình.
Nội dung mua hàng/dịch vụ.
Số hóa đơn/chứng từ.
Giá trị phát sinh.
Số đã thanh toán.
Số còn nợ.
Ngày đến hạn thanh toán.
Hình thức thanh toán.
Người phụ trách.
Ghi chú.
Cuối mỗi tuần hoặc mỗi tháng, bạn nên đối chiếu lại với nhà cung cấp.
Nên chốt bằng tin nhắn, email hoặc biên bản đối chiếu công nợ nếu số tiền lớn.
6️⃣ Về công nợ khách hàng/chủ đầu tư
Công ty xây dựng thường thu tiền theo hợp đồng, theo giai đoạn, theo khối lượng nghiệm thu.
Bạn nên mở file “Công nợ phải thu khách hàng”.
Các cột nên có:
Tên khách hàng/chủ đầu tư.
Mã công trình.
Giá trị hợp đồng.
Giá trị phát sinh bổ sung nếu có.
Giá trị đã nghiệm thu.
Giá trị đã xuất hóa đơn.
Số tiền đã thu.
Số còn phải thu.
Ngày đến hạn thu.
Hồ sơ cần có để thu tiền.
Ghi chú.
Điểm quan trọng là không chỉ theo dõi “đã xuất hóa đơn chưa”, mà còn phải theo dõi “đã nghiệm thu chưa” và “đã đủ hồ sơ thanh toán chưa”.
Vì nhiều công trình không thu được tiền không phải do kế toán sai, mà do thiếu biên bản nghiệm thu, bảng khối lượng, đề nghị thanh toán hoặc xác nhận của chủ đầu tư.
7️⃣ Về chứng từ lấy từ Zalo
Zalo chỉ nên xem là nơi nhận thông tin ban đầu, không nên xem là hồ sơ gốc duy nhất.
Bạn nên tải hình ảnh/chứng từ từ Zalo về máy và lưu theo thư mục.
Gợi ý cách đặt thư mục:
Năm 2026.
Tháng 01.
CT01 – Nhà xưởng A.
01. Vật tư.
02. Nhân công.
03. Thầu phụ.
04. Máy móc.
05. Thanh toán.
Tên file nên đặt rõ:
2026-01-05_CT01_CatDaXiMang_NCC-ABC_15tr.jpg
Làm vậy sau này tìm lại rất nhanh, nhất là khi sếp hỏi, quyết toán công trình, kiểm tra nội bộ hoặc cần giải trình với thuế.
8️⃣ Về quy trình duyệt mua vật tư
Bạn nên đề xuất công ty làm quy trình đơn giản, không cần quá phức tạp.
Bước 1: Đội công trình gửi đề nghị mua vật tư.
Bước 2: Chỉ huy trưởng hoặc quản lý duyệt.
Bước 3: Mua hàng đặt hàng.
Bước 4: Người nhận tại công trình xác nhận đã nhận đủ.
Bước 5: Kế toán nhập Excel và lưu chứng từ.
Bước 6: Khi thanh toán, kế toán đối chiếu công nợ trước rồi mới chi tiền.
Nếu thiếu bước xác nhận nhận hàng, kế toán rất dễ bị rơi vào tình trạng có hóa đơn, có thanh toán, nhưng không biết hàng đã về công trình nào và ai nhận.
9️⃣ Về kiểm soát chi phí công trình
Mỗi công trình nên có một bảng tổng hợp riêng gồm:
Vật tư chính.
Vật tư phụ.
Nhân công.
Máy thi công.
Thầu phụ.
Vận chuyển.
Chi phí chung phân bổ.
Chi phí khác.
Doanh thu/hợp đồng.
Lãi lỗ tạm tính.
Cuối tháng bạn nên báo cáo cho sếp theo từng công trình.
Ví dụ:
Công trình A: giá trị hợp đồng 1 tỷ, chi phí đã phát sinh 650 triệu, đã thu 500 triệu, còn phải thu 300 triệu, còn nợ nhà cung cấp 120 triệu.
Báo cáo như vậy sếp dễ hiểu hơn nhiều so với chỉ đưa bảng nhập xuất tồn dài.
🔟 Về Excel nên làm bao nhiêu file là vừa
Nếu công ty chưa dùng phần mềm, bạn nên làm tối thiểu 5 file hoặc 5 sheet chính.
Sheet 1: Danh mục công trình.
Sheet 2: Nhập vật tư.
Sheet 3: Xuất vật tư.
Sheet 4: XNT vật tư.
Sheet 5: Công nợ phải trả.
Sheet 6: Công nợ phải thu.
Sheet 7: Tổng hợp chi phí từng công trình.
Nếu bạn làm được bằng Google Sheet thì càng tốt, vì đội công trình có thể nhập trực tiếp, kế toán kiểm tra sau.
Nhưng cần khóa công thức và phân quyền để tránh sửa nhầm dữ liệu.
1️⃣1️⃣ Một số lỗi nên tránh
Không nên nhận ảnh Zalo rồi để trôi tin nhắn, vì sau này rất khó tìm lại.
Không nên nhập vật tư chung chung kiểu “sắt thép”, “vật liệu”, “đồ công trình”.
Không nên thanh toán nhà cung cấp khi chưa biết vật tư dùng cho công trình nào.
Không nên để chỉ huy trưởng công trình tự mua, tự nhận, tự báo số lượng mà không có người kiểm tra.
Không nên cuối tháng mới gom chứng từ, vì lúc đó rất dễ quên, thiếu và sai công trình.
1️⃣2️⃣ Gợi ý thực tế cho bạn
Bạn nên bắt đầu từ file đơn giản trước, đừng làm quá phức tạp ngay.
Quan trọng nhất là mỗi khoản phát sinh phải trả lời được 4 câu:
Mua cái gì?
Mua cho công trình nào?
Ai nhận?
Đã thanh toán chưa?
Nếu trả lời được 4 câu này thì quản lý công nợ và XNT đã ổn hơn rất nhiều rồi.
Với công ty xây dựng, mình khuyên nên chốt số liệu nội bộ theo tuần, còn báo cáo tổng hợp theo tháng.
Nếu công ty phát sinh nhiều công trình, nhiều đội thi công, nhiều nhà cung cấp thì nên cân nhắc dùng phần mềm hoặc thuê người thiết kế file Excel quản trị riêng.
Trường hợp cần xây dựng mẫu file chuẩn, quy trình kiểm soát vật tư, công nợ, chi phí công trình và báo cáo lãi lỗ từng công trình thì bạn nên liên hệ tư vấn có phí để làm chi tiết theo đúng mô hình công ty bạn.