AC cho em hỏi xíu là trong năm 2025 bên e có 1 nhân viên làm 6 tháng rồi nghỉ qua công ty mới, trong khoảng thời gian làm bên công ty em thì có phát sinh tiền lương nhưng KHÔNG phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp thì cuối năm em có phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho bạn này không ạ
AC cho em hỏi xíu là trong năm 2025 bên e có 1 nhân viên làm 6 tháng rồi nghỉ qua công ty mới, trong khoảng thời gian làm bên công ty em thì có phát sinh tiền lương nhưng KHÔNG phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp thì cuối năm em có phải lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho bạn này không ạ
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Nhân viên làm tại công ty bạn 6 tháng trong năm 2025 rồi nghỉ sang công ty mới.
Trong thời gian làm tại công ty bạn có phát sinh tiền lương.
Nhưng công ty bạn KHÔNG khấu trừ thuế TNCN của bạn ấy, tức là không phát sinh số thuế TNCN phải nộp.
Theo mình thì:
1️⃣ Không phát sinh khấu trừ thuế thì không bắt buộc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là chứng từ để xác nhận số thuế TNCN công ty đã khấu trừ của người lao động.
Nếu trong 6 tháng làm việc, lương của bạn ấy chưa đến mức phải khấu trừ thuế, hoặc sau giảm trừ không phát sinh thuế phải nộp, thì công ty không có số thuế đã khấu trừ để cấp chứng từ.
Vì vậy, trường hợp này công ty bạn không bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho nhân viên đó.
2️⃣ Nếu nhân viên xin chứng từ để tự quyết toán thì xử lý thế nào?
Nếu bạn ấy cần hồ sơ để tự quyết toán thuế cuối năm, công ty có thể hỗ trợ bằng các giấy tờ khác, ví dụ:
Xác nhận thu nhập trong thời gian làm việc tại công ty.
Bảng lương hoặc phiếu lương các tháng đã trả.
Xác nhận công ty không khấu trừ thuế TNCN do chưa phát sinh số thuế phải khấu trừ.
Những giấy tờ này giúp bạn ấy tổng hợp thu nhập khi tự quyết toán với cơ quan thuế.
Nhưng đây không phải là “chứng từ khấu trừ thuế TNCN” theo đúng bản chất, vì công ty không có khoản thuế đã khấu trừ.
3️⃣ Cuối năm công ty vẫn phải kê khai người lao động này trong quyết toán TNCN
Dù nhân viên đã nghỉ, công ty vẫn tổng hợp phần thu nhập đã trả cho bạn ấy trong năm vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN của công ty.
Nếu không phát sinh khấu trừ thì chỉ thể hiện thu nhập đã trả và số thuế đã khấu trừ là 0.
Bạn lưu ý: người lao động đã nghỉ, có thu nhập từ 2 nơi trong năm thì thường không ủy quyền quyết toán cho công ty cũ được.
Bạn ấy sẽ tự quyết toán nếu thuộc diện phải quyết toán hoặc muốn hoàn thuế.
4️⃣ Công ty mới có cần chứng từ bên công ty cũ không?
Nếu công ty cũ không khấu trừ thuế thì không có chứng từ khấu trừ để nộp cho công ty mới.
Người lao động có thể dùng xác nhận thu nhập của công ty cũ để tự tổng hợp khi quyết toán.
Công ty mới chỉ quyết toán phần thu nhập do công ty mới chi trả, trừ trường hợp pháp luật cho phép ủy quyền và người lao động đủ điều kiện.
5️⃣ Gợi ý cách làm an toàn cho công ty bạn
Bạn nên kiểm tra lại bảng lương 6 tháng của nhân viên đó.
Nếu đúng là số thuế TNCN đã khấu trừ bằng 0 thì không lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Nếu nhân viên cần, công ty cấp giấy xác nhận thu nhập và ghi rõ “trong thời gian làm việc tại công ty, chưa phát sinh số thuế TNCN đã khấu trừ”.
Cuối năm vẫn đưa thông tin của nhân viên này vào quyết toán TNCN của công ty theo số thực tế đã chi trả.
6️⃣ Kết luận ngắn gọn
Trường hợp công ty bạn không khấu trừ đồng thuế TNCN nào của nhân viên đó thì không bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Công ty chỉ nên cấp xác nhận thu nhập nếu nhân viên cần để tự quyết toán.
Nếu hồ sơ có nhiều khoản thu nhập, phụ cấp, cam kết thuế, hoặc lương thời vụ/hợp đồng khác nhau thì nên kiểm tra chi tiết trước khi chốt, tránh lập sai chứng từ hoặc quyết toán sai.