Các bác cho e hỏi chút, e mới thành lập công ty tnhh 1 mình e. Công ty chủ yếu đi thuê các đơn vị khác gia công sản phẩm cho mình nên chỉ có 1 mình e. Như vậy các chức danh trên chứng từ e có thể ký hết được không.
Các bác cho e hỏi chút, e mới thành lập công ty tnhh 1 mình e. Công ty chủ yếu đi thuê các đơn vị khác gia công sản phẩm cho mình nên chỉ có 1 mình e. Như vậy các chức danh trên chứng từ e có thể ký hết được không.
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Bạn mới thành lập công ty TNHH một thành viên.
Công ty chỉ có một mình bạn.
Hoạt động chính là thuê đơn vị khác gia công sản phẩm.
Bạn đang hỏi: các chức danh trên chứng từ thì một mình bạn có ký hết được không?
Theo mình thì:
1️⃣ Không nên hiểu là “một mình ký hết mọi ô” trên tất cả chứng từ
Về nguyên tắc, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
Chữ ký phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
Nếu bạn là chủ sở hữu, giám đốc, người đại diện theo pháp luật thì bạn được ký ở phần thuộc thẩm quyền của giám đốc/người đại diện pháp luật.
Ví dụ: người duyệt chi, giám đốc, đại diện bên mua, đại diện công ty, người phê duyệt hợp đồng, người ký hồ sơ giao dịch.
Nhưng các ô như “người lập phiếu”, “người nhận tiền”, “người giao hàng”, “thủ kho”, “kế toán trưởng”, “người mua hàng”, “người bán hàng” thì không phải lúc nào bạn cũng ký thay được tất cả.
2️⃣ Với chứng từ nội bộ, bạn có thể ký nhiều vai trò nếu thực tế chỉ có một mình bạn làm
Ví dụ phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng thanh toán, biên bản giao nhận nội bộ.
Nếu thực tế bạn là người lập, người duyệt, người nhận/giao thì bạn có thể ký theo đúng vai trò thực tế.
Nhưng nên ghi chức danh cho rõ, ví dụ:
Người lập phiếu: Nguyễn Văn A
Người duyệt: Giám đốc Nguyễn Văn A
Người nhận tiền: Nguyễn Văn A
Trường hợp cùng một người ký nhiều vị trí thì chữ ký không sai chỉ vì trùng người, miễn là phản ánh đúng thực tế và người đó có thẩm quyền.
3️⃣ Riêng ô “kế toán trưởng” thì không nên tự ký nếu bạn chưa bổ nhiệm hợp lệ
Công ty mới thành lập vẫn là doanh nghiệp, vẫn phải tổ chức công tác kế toán.
Nếu công ty chưa có kế toán trưởng thì thường dùng chức danh “người phụ trách kế toán” hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.
Bạn không nên để mẫu chứng từ có ô “kế toán trưởng” rồi tự ký vào nếu chưa có quyết định bổ nhiệm hoặc chưa đủ điều kiện theo quy định.
Cách an toàn hơn là:
Bổ nhiệm người phụ trách kế toán.
Hoặc thuê dịch vụ kế toán có hợp đồng rõ ràng.
Hoặc nếu dùng mẫu chứng từ nội bộ, điều chỉnh chức danh thành “người phụ trách kế toán” cho đúng thực tế.
4️⃣ Với hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu gia công thì bạn ký phần của công ty bạn
Do công ty bạn thuê đơn vị khác gia công, hồ sơ thường cần:
Hợp đồng gia công.
Đơn đặt hàng hoặc phụ lục.
Biên bản giao nhận nguyên vật liệu nếu có.
Biên bản nghiệm thu thành phẩm.
Biên bản đối chiếu công nợ.
Hóa đơn đầu vào của bên gia công.
Chứng từ thanh toán.
Ở các hồ sơ này, bạn ký phần đại diện công ty bạn là hợp lý nếu bạn là người đại diện theo pháp luật hoặc người được công ty ủy quyền.
Bên gia công phải ký phần của họ, bạn không được ký thay bên gia công.
5️⃣ Với kho và hàng hóa, nên làm đơn giản nhưng phải khớp thực tế
Dù công ty chỉ có một mình bạn, nếu có hàng gửi gia công thì nên có file theo dõi riêng.
Bạn nên theo dõi tối thiểu:
Nguyên vật liệu mua vào.
Nguyên vật liệu giao cho bên gia công.
Thành phẩm nhận về.
Hàng tồn kho cuối kỳ.
Chi phí gia công.
Công nợ phải trả bên gia công.
Nếu không có thủ kho riêng, bạn có thể là người quản lý kho.
Khi đó trên phiếu nhập, phiếu xuất, bạn ký ở vai trò người lập/người giao/người nhận/người quản lý kho theo đúng thực tế.
6️⃣ Không nên dùng một mẫu chứng từ quá “đủ ban bệ” nếu công ty chưa có đủ người
Nhiều bạn mới mở công ty tải mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất có đủ các ô:
Người lập.
Kế toán trưởng.
Thủ quỹ.
Thủ kho.
Giám đốc.
Người nhận.
Người giao.
Nếu công ty chưa có đủ người, dùng mẫu như vậy sẽ rất vướng.
Bạn nên thiết kế mẫu chứng từ phù hợp quy mô nhỏ, nhưng vẫn đủ thông tin chính.
Ví dụ:
Tên công ty.
Ngày tháng.
Số chứng từ.
Nội dung nghiệp vụ.
Số tiền hoặc số lượng.
Thông tin hàng hóa/dịch vụ.
Người lập.
Người giao/nhận nếu có.
Người phê duyệt/giám đốc.
Chữ ký các bên liên quan thực tế.
7️⃣ Điểm cần tránh
Không ký thay bên bán, bên gia công, người giao hàng nếu thực tế không phải bạn.
Không ghi có kế toán trưởng nếu công ty chưa bổ nhiệm kế toán trưởng.
Không để hồ sơ thể hiện một việc không đúng thực tế.
Không để thiếu hợp đồng, nghiệm thu, hóa đơn, thanh toán đối với chi phí gia công.
Không nghĩ rằng “công ty một người” thì chứng từ muốn ký thế nào cũng được.
8️⃣ Gợi ý xử lý an toàn cho công ty bạn
Bạn nên ban hành một quyết định nội bộ về việc bạn là giám đốc/người đại diện pháp luật phụ trách điều hành công ty.
Nếu chưa có kế toán riêng, bạn nên có quyết định giao người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán.
Bạn nên thống nhất mẫu chứng từ nội bộ ngay từ đầu.
Với gia công, nên làm bộ hồ sơ theo từng đơn hàng hoặc từng tháng.
Mỗi lần giao hàng/giao vật tư/nhận thành phẩm nên có biên bản hoặc phiếu giao nhận.
Cuối tháng nên có đối chiếu công nợ với bên gia công.
Khi thanh toán, nên chuyển khoản từ tài khoản công ty để hồ sơ rõ ràng.
9️⃣ Kết luận ngắn gọn
Bạn được ký các chứng từ thuộc thẩm quyền của chủ sở hữu, giám đốc, người đại diện pháp luật.
Bạn có thể ký nhiều vị trí trên chứng từ nội bộ nếu đúng thực tế công ty chỉ có một mình bạn làm.
Nhưng bạn không nên tự ký vào chức danh kế toán trưởng nếu chưa bổ nhiệm hợp lệ.
Bạn cũng không được ký thay bên gia công, bên bán, người giao/nhận bên ngoài.
Trường hợp công ty có nhiều chứng từ gia công, tồn kho, giá thành, công nợ thì bạn nên thuê kế toán dịch vụ hoặc tư vấn có phí để setup hồ sơ ngay từ đầu, tránh sau này chi phí gia công bị thiếu chứng từ khi quyết toán.