A/C cho e hỏi 1 vấn đề với Ak: công ty em muốn mua 1 sp trên sàn shopee, giá sp hơn 11 tr. Bên bán có xuất hoá đơn vat. Làm sao để cty thanh toán được Ak? Vì mua có thể bằng cod hoặc thẻ tín dụng cá nhân. Em cảm ơn
Chào bạn 😊
😊 Hóa đơn VAT giá hơn 11 triệu thì công ty bạn vẫn thanh toán được bình thường, không bị “kẹt” như hóa đơn từ 20 triệu trở lên.
😊 Điểm quan trọng là bạn phải có đủ bộ chứng từ mua hàng online để đưa vào chi phí và (nếu đủ điều kiện) khấu trừ VAT.
✅ 1) Với hóa đơn hơn 11 triệu thì công ty được thanh toán bằng cách nào
😊 Thanh toán COD (trả tiền cho bên giao) vẫn đưa được vào chi phí nếu hồ sơ mua hàng đầy đủ.
😊 Thanh toán bằng thẻ tín dụng cá nhân vẫn xử lý được nếu công ty có hồ sơ hoàn ứng/hoàn trả rõ ràng.
😊 Thanh toán bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty là sạch hồ sơ nhất (nếu bạn làm được).
📌 2) Vì sao “11 triệu” không bị bắt buộc phải chuyển khoản
😊 Điều kiện “phải thanh toán không dùng tiền mặt” thường áp dụng chặt với hóa đơn từ 20 triệu trở lên khi bạn muốn khấu trừ VAT và tính chi phí thuế TNDN.
😊 Hóa đơn của bạn hơn 11 triệu nên không vướng điều kiện bắt buộc này, nhưng vẫn phải có chứng từ chứng minh giao dịch là thật.
🧾 3) Công ty cần chuẩn bị những giấy tờ gì để hợp thức hóa (checklist)
😊 Đơn đặt hàng/chi tiết đơn hàng trên Shopee (ảnh chụp hoặc file tải về).
😊 Thông tin người mua trên đơn phải là công ty (tên công ty, MST, địa chỉ).
😊 Hóa đơn điện tử VAT bên bán xuất cho công ty (lấy đủ file XML và bản thể hiện).
😊 Chứng từ giao nhận hàng (phiếu giao hàng, trạng thái giao thành công trên Shopee, hoặc biên bản bàn giao nội bộ).
😊 Chứng từ thanh toán tùy phương thức (COD hoặc sao kê thẻ/ủy nhiệm chi).
✅ 4) Nếu bạn thanh toán COD thì làm thế nào cho chắc hồ sơ
😊 Lưu bằng chứng “COD” trên đơn Shopee và trạng thái đã giao hàng thành công.
😊 Lưu phiếu thu/phiếu giao của đơn vị vận chuyển (nếu có) hoặc ảnh chụp màn hình thể hiện số tiền COD.
😊 Làm phiếu chi tiền mặt của công ty (nếu công ty ứng tiền mặt trả COD) và kẹp chung bộ hồ sơ đơn hàng.
💳 5) Nếu bắt buộc dùng thẻ tín dụng cá nhân thì xử lý kế toán ra sao
😊 Làm giấy đề nghị mua hàng/đề nghị thanh toán hộ (trước khi mua hoặc ngay sau khi mua).
😊 Nhân viên cung cấp sao kê thẻ/biên lai thanh toán thể hiện số tiền đã trả cho đơn hàng đó.
😊 Làm bộ hồ sơ thanh toán hoàn ứng cho nhân viên (đề nghị thanh toán + phiếu chi hoặc UNC chuyển khoản trả lại nhân viên).
😊 Trên chứng từ hoàn ứng ghi rõ “hoàn tiền mua hàng Shopee theo đơn số…, hóa đơn số…”.
📌 6) Lưu ý quan trọng để không bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ VAT
😊 Hóa đơn phải xuất đúng tên công ty, đúng MST, đúng địa chỉ theo đăng ký thuế.
😊 Hàng hóa/dịch vụ mua vào phải phục vụ hoạt động SXKD của công ty.
😊 Bộ chứng từ mua hàng phải khớp nhau theo “đơn hàng – hóa đơn – giao nhận – thanh toán”.
🧠 7) Về hạch toán: hàng hơn 11 triệu đưa vào đâu
😊 Nếu là công cụ dụng cụ dùng cho công ty thì ghi nhận CCDC và phân bổ theo thời gian sử dụng.
😊 Nếu là hàng hóa để bán lại thì nhập kho hàng hóa theo giá mua.
😊 Nếu là chi phí dùng ngay (vật tư nhỏ, phục vụ vận hành) thì hạch toán chi phí theo tính chất.
🎯 8) Gợi ý cách làm “đẹp hồ sơ” nhất cho những lần sau
😊 Ưu tiên thanh toán bằng tài khoản công ty hoặc thẻ doanh nghiệp nếu có.
😊 Ngay lúc đặt hàng yêu cầu xuất hóa đơn cho công ty và lấy file hóa đơn điện tử đầy đủ.
😊 Lưu một folder riêng cho từng đơn: 01_Đơn hàng, 02_Hóa đơn, 03_Giao nhận, 04_Thanh toán.
📌 Căn cứ pháp lý (đang áp dụng)
😊 Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013, hiệu lực 01/01/2014 (điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trong đó có nội dung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn giá trị lớn theo quy định).
😊 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, hiệu lực 06/08/2015 (điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, trong đó có yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn giá trị lớn theo quy định).
😊 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực 01/07/2022 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực 01/06/2025 (quy định về hóa đơn, chứng từ).
😊 Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/05/2025, hiệu lực 01/06/2025 (hướng dẫn thực hiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định mới).
Nếu bạn trả lời thêm 2 ý này, mình sẽ chỉ đúng “bộ chứng từ tối giản” theo tình huống của bạn luôn 😊
😊 Sản phẩm bạn mua trên Shopee là để bán lại hay để dùng nội bộ (máy móc/đồ dùng quán)?
😊 Bên bán xuất hóa đơn VAT qua nền tảng Shopee hay gửi hóa đơn điện tử trực tiếp từ hệ thống của họ?