Cả nhà cho m hỏi m có nhận đc hddt của bên mua qua file gửi qua zalo thấy đã ký nên m nhập và xuất hđ đầu ra cho khách hàng, mấy ngày sau m check lại thì thấy hđ đó là hđ bị cấp mã lỗi, do m ko để ý lúc nhận hđ đó nó chưa có mã CQT, vậy nếu m đã xuất hđ đầu ra cho khách rồi thì m có bị phạt gì ko ạ, ncc mới hoàn toàn nên ko có tồn kho trc đó. Phương án xử lý và giải trình ntn ạ.
Chào bạn, mình hiểu tình huống là bạn đã nhận HĐĐT đầu vào qua Zalo thấy “đã ký”, nhưng sau mới phát hiện “bị cấp mã lỗi” và hóa đơn đó chưa có mã CQT, trong khi bạn đã xuất HĐ đầu ra cho khách rồi đúng không ạ 🙂
✅ 1) Hóa đơn đầu vào “chưa có mã CQT” thì đang bị xem là hóa đơn chưa hợp lệ để kê khai thuế
🧾 Với loại HĐĐT “có mã của cơ quan thuế”, điều kiện để hóa đơn hợp lệ là phải có mã CQT (và tra cứu/hiển thị đầy đủ thông tin cấp mã)
⚠️ Nếu hóa đơn đang ở trạng thái “cấp mã lỗi/không được cấp mã” thì bạn chưa dùng hóa đơn đó để khấu trừ VAT đầu vào hoặc đưa vào chi phí thuế được
✅ 2) Bạn đã xuất hóa đơn đầu ra rồi thì có bị phạt không
😊 Việc bạn xuất hóa đơn đầu ra cho khách theo thời điểm bán hàng là đúng nghĩa vụ của bên bạn
🚫 Bạn không bị phạt chỉ vì “đầu vào của NCC bị lỗi cấp mã” nếu bạn không dùng hóa đơn lỗi đó để kê khai khấu trừ/chi phí
⚠️ Rủi ro phạt thường phát sinh khi doanh nghiệp “kê khai thuế dựa trên hóa đơn không hợp pháp” hoặc làm thiếu thuế, sai hồ sơ thuế
✅ 3) Rủi ro thực tế của bạn nằm ở 2 điểm này
😵 Rủi ro 1: Bạn đã lỡ kê khai khấu trừ VAT đầu vào từ hóa đơn lỗi (nếu có)
😵 Rủi ro 2: Khi bị kiểm tra, bạn cần chứng minh hàng hóa có thật, mua có thật, nhập có thật, bán có thật vì NCC “mới hoàn toàn” và bạn “không có tồn kho trước đó”
✅ 4) Phương án xử lý đúng và an toàn nhất (làm ngay)
📞 Bước 1: Liên hệ NCC yêu cầu họ xử lý hóa đơn bị lỗi cấp mã theo quy trình hủy/thay thế trên hệ thống hóa đơn điện tử của họ
🧾 Bước 2: Yêu cầu NCC xuất lại 1 hóa đơn hợp lệ (được cấp mã CQT thành công) đúng với lô hàng bạn đã nhận
📌 Bước 3: Bạn lưu toàn bộ chứng từ chứng minh giao dịch thật để “đỡ bị hỏi” gồm hợp đồng/đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán, trao đổi Zalo/email, vận đơn (nếu có)
🧠 Bước 4: Về sổ kho, bạn vẫn hạch toán nhập hàng theo chứng từ nhận hàng thực tế trước, và chỉ kê khai thuế đầu vào khi có hóa đơn hợp lệ
✅ 5) Nếu bạn đã lỡ kê khai VAT từ hóa đơn lỗi rồi thì xử lý thế nào
😥 Bạn cần lập tờ khai bổ sung kỳ đã kê khai để giảm phần VAT đầu vào đã khấu trừ theo hóa đơn đó
🧾 Khi NCC cấp lại hóa đơn đúng (có mã CQT), bạn kê khai hóa đơn đúng vào kỳ phù hợp theo quy định kê khai hóa đơn đầu vào (trong thời hạn được kê khai)
✅ Cách làm này giúp bạn “tự sửa trước” và giảm rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn theo mã CQT
✅ 6) Cách giải trình nếu bị hỏi “sao bán ra có mà đầu vào lỗi”
🙂 Bạn giải trình theo hướng “hàng hóa nhận thực tế trước, hóa đơn NCC phát hành bị lỗi kỹ thuật cấp mã nên đang được NCC hủy/thay thế và xuất lại hóa đơn hợp lệ”
📌 Bạn đưa bộ chứng từ chứng minh luồng hàng thật: nhận hàng → nhập kho → xuất bán → thu tiền/ công nợ → thanh toán NCC
✅ Bạn nhấn mạnh “doanh nghiệp không kê khai khấu trừ/không tính chi phí theo hóa đơn lỗi” (hoặc “đã tự khai bổ sung điều chỉnh ngay khi phát hiện”)
✅ 7) Một mẹo cực hữu ích để tránh lặp lại ca này
🔎 Khi nhận HĐĐT có mã, bạn luôn kiểm tra nhanh 2 điểm trước khi kê khai: “có mã CQT” và “trạng thái tra cứu hợp lệ”
📌 Nếu NCC gửi qua Zalo, bạn vẫn yêu cầu họ gửi file hóa đơn chuẩn (XML/PDF) kèm thông tin mã CQT rõ ràng, không nhận mỗi ảnh chụp màn hình
✅ 8) Chốt lại cho bạn dễ yên tâm
😊 Bạn đã xuất hóa đơn đầu ra cho khách rồi thì không sao, vì đó là nghĩa vụ bên bán của bạn
⚠️ Việc cần làm ngay là yêu cầu NCC hủy/thay thế và xuất lại hóa đơn đầu vào hợp lệ có mã CQT, và bạn tuyệt đối không kê khai thuế dựa trên hóa đơn lỗi
✅ Nếu đã lỡ kê khai rồi thì khai bổ sung điều chỉnh càng sớm càng an toàn
Căn cứ pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực 01/07/2022, quy định về hóa đơn điện tử và nguyên tắc sử dụng hóa đơn hợp lệ
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực 01/06/2025, sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan quản lý và xử lý hóa đơn điện tử
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019, hiệu lực 01/07/2020, quy định về nghĩa vụ kê khai thuế và quản lý dữ liệu hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực 05/12/2020, quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc khai sai dẫn đến thiếu thuế
Bạn trả lời giúp mình 3 dòng để mình chốt đúng “phải bổ sung hay chỉ cần lấy hóa đơn thay thế” nhé 🙂
😊 NCC xuất hóa đơn loại “có mã” hay “không mã” của CQT
🧾 Bạn đã kê khai VAT đầu vào hóa đơn này ở tờ khai nào chưa (tháng/quý nào)
📦 Bạn có chứng từ nhận hàng như phiếu giao/phiếu nhập kho/biên bản giao nhận không