- Phần thiết kế em nhờ bạn có công ty thiết kế xhd cho (Tiền đã đã chuyển về tài khoản em phân nữa) - Sắp tới phần thi công sẽ có nhiều nhà cung cấp: gỗ nội thất, đèn, biển quảng cáo, điện nước (cá nhân làm), sắt (hộ kinh doanh). 1. Các cty xhd đc còn cá nhân làm với hkd thì không xuất được có nằm chung bảng báo giá kèm hợp đồng được không. 2. Khách hàng chuyển khoản cho em rồi em thanh toán lại bên thứ ba vậy có xhđ được không? Vì KH chuyển khoản em theo 4 đợt, còn e thanh toán lại NCC thành 2 đợt. Xin hướng dẫn em cách làm ạ 😢
Chào bạn, với tình huống của bạn thì mình chốt ngắn gọn như sau:
1️⃣ Trước hết bạn phải chọn rõ 1 trong 2 cách làm:
Cách 1: Bạn là bên nhận trọn gói với khách.
Cách 2: Bạn chỉ là bên trung gian/đại diện thanh toán hộ cho các nhà cung cấp.
2️⃣ Nếu bạn làm theo Cách 1 là nhận trọn gói:
Bạn được làm 1 bảng báo giá chung và 1 hợp đồng chung với khách cho toàn bộ phần thiết kế + thi công.
Khi đó khách hàng chỉ làm việc với bạn, còn bạn tự thuê lại công ty, hộ kinh doanh, cá nhân làm từng phần.
Lúc này bạn phải xuất hóa đơn cho khách theo phần công việc bạn bán cho khách, không phụ thuộc việc bạn trả nhà cung cấp mấy đợt.
3️⃣ Với mô hình nhận trọn gói:
Khách chuyển bạn 4 đợt, bạn trả nhà cung cấp 2 đợt vẫn làm được bình thường.
Dòng tiền vào ra không bắt buộc phải trùng số đợt với nhau.
Cái quan trọng là hồ sơ phải khớp: hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu/bàn giao theo từng giai đoạn, phiếu đề nghị thanh toán, sao kê chuyển khoản.
4️⃣ Nhưng có 1 điểm rất quan trọng:
Nếu bạn nhận trọn gói thì phần nào khách mua từ bạn, bạn vẫn phải xuất hóa đơn đầu ra cho khách.
Còn đầu vào của bạn phải tự lo chứng từ hợp lệ từ từng nhà cung cấp.
Công ty xuất được hóa đơn thì lấy hóa đơn công ty.
Hộ kinh doanh nếu có đăng ký và xuất được hóa đơn thì lấy hóa đơn của hộ kinh doanh.
Cá nhân làm điện nước mà không có hóa đơn thì rủi ro chi phí và thuế sẽ cao hơn hẳn.
5️⃣ Nên trả lời đúng câu 1 của bạn là:
Có thể để chung trong 1 bảng báo giá gửi khách nếu bạn là bên nhận trọn gói.
Nhưng về hồ sơ kế toán và thuế thì không được chỉ cầm mỗi bảng báo giá + hợp đồng tổng là xong.
Bạn vẫn phải tách hồ sơ đầu vào riêng cho từng bên làm thực tế.
Nếu có cá nhân/hộ kinh doanh không xuất được hóa đơn thì không nên xem như đầu vào “đẹp” giống công ty có hóa đơn.
6️⃣ Nếu bạn làm theo Cách 2 là trung gian/thu hộ chi hộ:
Bạn không nên đứng tên bán trọn gói toàn bộ cho khách.
Bạn chỉ nên ký hợp đồng rõ là bạn thu hộ/chi hộ hoặc làm dịch vụ quản lý, giám sát, điều phối.
Khi đó bạn chỉ xuất hóa đơn phần phí của bạn, ví dụ phí thiết kế, phí quản lý, phí điều phối, phí giám sát.
Còn tiền vật tư, tiền thi công của bên thứ ba thì nên để bên thứ ba ký và xuất chứng từ trực tiếp cho khách nếu làm được.
7️⃣ Nên trả lời đúng câu 2 của bạn là:
Khách chuyển khoản cho bạn rồi bạn thanh toán lại bên thứ ba thì vẫn có thể xuất hóa đơn.
Nhưng xuất hóa đơn kiểu nào sẽ phụ thuộc bạn đang bán trọn gói hay chỉ thu hộ/chi hộ.
Nếu bán trọn gói thì bạn xuất hóa đơn toàn bộ phần bạn bán cho khách.
Nếu chỉ là trung gian thì bạn chỉ nên xuất hóa đơn phần phí của bạn, không nên xuất hóa đơn luôn cả phần tiền thu hộ/chi hộ nếu hồ sơ không làm theo mô hình nhận trọn gói ngay từ đầu.
8️⃣ Với hồ sơ thực tế của bạn, mình khuyên làm an toàn theo hướng này:
Phần thiết kế: ký hợp đồng thiết kế giữa bạn với khách, công ty thiết kế xuất hóa đơn cho bạn, bạn xuất hóa đơn lại cho khách nếu bạn là bên bán dịch vụ thiết kế.
Phần thi công có hóa đơn được: ký hợp đồng/thỏa thuận với từng nhà cung cấp, lấy hóa đơn đầu vào đầy đủ.
Phần cá nhân làm điện nước: phải có hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu, thanh toán chuyển khoản, hồ sơ nhân thân; đồng thời kiểm tra nghĩa vụ khấu trừ thuế TNCN theo quy định hiện hành nếu thuộc diện phải khấu trừ.
Phần hộ kinh doanh sắt: ưu tiên làm với hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn; nếu không xuất được thì rủi ro vẫn còn.
9️⃣ Mình chốt thật dễ làm cho bạn:
An toàn nhất là bạn chỉ nhận những phần mà đầu vào bạn kiểm soát được chứng từ.
Phần nào cá nhân/hộ kinh doanh không xuất được chứng từ phù hợp thì nên tách riêng, để khách thanh toán trực tiếp cho họ hoặc làm lại mô hình hợp đồng cho rõ ngay từ đầu.
Đừng để toàn bộ tiền khách chuyển vào bạn rồi cuối cùng đầu vào thiếu chứng từ, vì khi đó bạn vẫn có doanh thu đầu ra nhưng chi phí đầu vào lại rất yếu.