Các anh, chị cho em hỏi chút ạ. Do nhiều năm, thất lạc hoá đơn từ NCC nên ko có đủ hoá đơn bản gốc. Em in hoá đơn trên web hoadondientu của thuế để kẹp cùng Phiếu chi có hợp lệ ko ạ?
Chào bạn, với tình huống này mình chốt ngắn gọn như sau:
1️⃣ Bạn vẫn có thể in hóa đơn điện tử tra cứu được trên Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để kẹp cùng phiếu chi, hồ sơ thanh toán nội bộ.
2️⃣ Nhưng bản in đó không phải “hóa đơn bản gốc” theo nghĩa dữ liệu pháp lý gốc của hóa đơn điện tử.
3️⃣ Bản gốc hợp lệ của hóa đơn điện tử vẫn là file/dữ liệu hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, được lập theo quy định về hóa đơn điện tử đang áp dụng tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4️⃣ Nói dễ hiểu là: in từ web thuế để lưu hồ sơ thì được, nhưng để chứng minh đầy đủ tính hợp lệ khi quyết toán/kiểm tra thì vẫn nên có file hóa đơn điện tử hoặc cách tra cứu xác thực được hóa đơn đó.
5️⃣ Vì vậy, nếu bạn chỉ có bản in kẹp với phiếu chi thì hồ sơ chưa đẹp bằng trường hợp có thêm file XML/PDF hóa đơn điện tử do NCC gửi.
6️⃣ Cách làm an toàn hơn là: in bản tra cứu để kẹp chứng từ, đồng thời lưu file điện tử của hóa đơn vào máy/chung thư mục kế toán theo từng nhà cung cấp, từng tháng.
7️⃣ Nếu NCC làm thất lạc file đã gửi, bạn nên liên hệ NCC gửi lại file hóa đơn điện tử gốc và thông tin tra cứu hóa đơn.
8️⃣ Trường hợp chỉ còn tra cứu được trên hệ thống thuế mà chưa xin lại được file, bạn vẫn nên lưu thêm ảnh chụp màn hình tra cứu, mã tra cứu, ngày tra cứu và các chứng từ liên quan như hợp đồng, phiếu nhập, phiếu chi, UNC để tăng độ chặt hồ sơ.
9️⃣ Tóm lại: in từ web hóa đơn điện tử của thuế để kẹp phiếu chi là làm được, nhưng bạn không nên xem đó là thay thế hoàn toàn cho dữ liệu hóa đơn điện tử gốc.