Tư vấn giúp mình cách ghi chép doanh thu cho hkd nhóm 1 sao cho đúng được không ạ? - Đào Tạo Kế Toán

 Tư vấn giúp mình cách ghi chép doanh thu cho hkd nhóm 1 sao cho đúng được không ạ?

Chào bạn 😊 Mình hiểu “HKD nhóm 1” là phân phối – cung cấp hàng hóa (bán hàng) và bạn muốn ghi chép doanh thu sao cho đúng, dễ đối soát, ít rủi ro đúng không ạ? Mình hướng dẫn kiểu dễ làm – ai cũng áp dụng được nha 👇

✅ 1) Nguyên tắc ghi doanh thu “chuẩn” cho HKD nhóm 1

👉 Doanh thu là tổng tiền bán hàng bạn phát sinh khi giao hàng/bán hàng cho khách
➡️ Dù khách trả bằng tiền mặt / chuyển khoản / QR / COD / ví điện tử thì vẫn là doanh thu.

📌 Ghi theo nguyên tắc:

• Phát sinh bán hàng ngày nào → ghi ngày đó

• Ghi theo giá bán cho khách (giá trên bill/đơn hàng)

• Không để sót các kênh bán (offline + online + sàn)

✅ 2) Bạn chỉ cần 1 “SỔ DOANH THU” (Excel/Google Sheet/sổ tay đều được)

Mỗi ngày ghi 1 dòng hoặc nhiều dòng theo từng đơn. Cột gợi ý như sau:

🧾 Mẫu cột sổ doanh thu (bạn copy y chang):

1. Ngày bán

2. Kênh bán (Cửa hàng / Facebook / Shopee / COD / Sàn…)

3. Mã đơn / Số bill (nếu có)

4. Tên hàng / Nhóm hàng

5. Số lượng

6. Doanh thu bán hàng (tiền khách phải trả)

7. Giảm giá/chiết khấu (nếu có)

8. Hàng trả lại/hoàn (nếu có)

9. Doanh thu thuần = (6) - (7) - (8)

10. Hình thức thanh toán (tiền mặt/CK/QR/COD)

11. Tiền thực nhận (về tay/về tài khoản)

12. Phí sàn/ phí ship/ COD bị trừ (nếu có)

13. Ghi chú (khách nợ, giao thiếu…)

📌 Nhìn vậy nhiều cột nhưng làm quen 2–3 ngày là quen liền 😄

✅ 3) Cách ghi doanh thu theo từng kiểu bán (để bạn khỏi rối)

🏪 A) Bán tại cửa hàng (tiền mặt/QR/CK)

✅ Ghi đúng số tiền khách trả theo bill
✅ Cuối ngày chốt:

• Tổng tiền mặt

• Tổng chuyển khoản/QR (đối soát sao kê hoặc app ngân hàng)

🚚 B) Bán online COD qua đơn vị vận chuyển

✅ Ghi doanh thu theo giá bán cho khách (trên đơn)
✅ Khi nhận tiền COD:

• Cột “Tiền thực nhận”: ghi số tiền đơn vị vận chuyển chuyển về

• Cột “Phí ship/COD”: ghi phần bị trừ

📌 Nhớ lưu: bảng đối soát COD theo tuần/tháng để đối chiếu.

🛒 C) Bán qua sàn/nền tảng có trừ hoa hồng

✅ Ghi doanh thu theo giá khách mua/giá đơn hàng
✅ Hoa hồng/phí sàn: ghi riêng ở cột “Phí bị trừ” (để sau này bạn dễ giải trình dòng tiền)

➡️ Tip cực hay: Nhiều bạn chỉ nhìn “tiền về” rồi ghi doanh thu theo “tiền về” → dễ lệch.
✅ Làm đúng thì ghi doanh thu theo giá bán, còn “tiền về” là để đối soát.

✅ 4) Cuối ngày/cuối tháng bạn nên đối soát 3 thứ này (rất quan trọng)

📌 Cuối ngày:

• Tổng doanh thu sổ = tiền mặt + tiền chuyển khoản + COD “đã chốt đơn”

• Nếu có xuất hóa đơn/phiếu tính tiền thì đối chiếu thêm

📌 Cuối tháng (khuyên làm):

1. Tổng doanh thu theo sổ

2. Tổng tiền vào ngân hàng (sao kê)

3. Tổng COD/sàn đã chuyển (bảng đối soát)

➡️ 3 số này có thể lệch do:

• COD chuyển tiền trễ sang tháng sau

• Sàn giữ tiền/đối soát kỳ

• Khách nợ/chưa trả

✅ Nhưng phải giải thích được lệch là do đâu (ghi ở cột “Ghi chú” là ok)

✅ 5) Lưu chứng từ tối thiểu để “an toàn” khi cần giải trình

Bạn chỉ cần giữ các file này:

• Sao kê ngân hàng (tiền vào)

• Bảng đối soát COD / sàn

• Phiếu thu (nếu bạn thu tiền mặt nhiều)

• Danh sách đơn hàng/nhật ký bán hàng

🌷 Chốt lại cho bạn

✅ HKD nhóm 1 muốn ghi đúng doanh thu thì chỉ cần:
1 cuốn sổ doanh thu + đối soát tiền về (ngân hàng/COD/sàn) đều đều là cực ổn 👍