Mọi người cho em hỏi. Em làm tiệm photocopy, nhập hoá đơn đầu vào lớn hơn hoá đơn đầu ra. (Ví dụ 1 tháng nhập 50gram giấy a4. Xuất ra em hay dùng đơn vị cuốn số lượng 60-70 cuốn, mỗi cuốn vài chục tờ) vậy nên em bị báo hoá đơn đầu ra vượt mức mà thực tế là mình không có vượt, mình vẫn còn tồn kho. Giờ em làm sao để không bị báo vượt mức ạ. Anh chị kế toán nào chuyên mảng này, giúp em, em gởi phí ạ! Em cảm ơn mọi người. Mong được duyệt bài ạ
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Theo mình thì:
1️⃣ Vấn đề của bạn chủ yếu là do lệch đơn vị tính giữa đầu vào và đầu ra, không phải do bạn bán vượt tồn thật
Bạn nhập giấy theo ram/ream
Bạn xuất hóa đơn theo cuốn
Trong khi phần mềm lại đang so số lượng đầu vào và đầu ra theo kiểu 1 đơn vị = 1 đơn vị nên mới báo vượt mức
Việc lập hóa đơn hiện nay vẫn phải thể hiện đầy đủ tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá theo quy định đang áp dụng tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất 18/VBHN-BTC ngày 30/07/2025 và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/05/2025, hiệu lực từ 01/06/2025.
2️⃣ Cách xử lý đúng là phải quy đổi về 1 đơn vị gốc để theo dõi kho
Bạn nên chọn 1 đơn vị chuẩn duy nhất để quản lý giấy, thường là tờ
Ví dụ 1 ram giấy A4 = 500 tờ
Nếu bạn mua 50 ram thì tồn kho chuẩn sẽ là 25.000 tờ
Khi bán hoặc photocopy xong thì phần mềm phải trừ theo số tờ thực tế đã dùng, không nên trừ theo “cuốn” nếu mỗi cuốn dày mỏng khác nhau.
3️⃣ Với tiệm photocopy, bạn nên tách 2 phần rất rõ
Phần 1 là hàng tồn kho nguyên liệu như giấy A4, bìa, mực, gáy lò xo
Phần 2 là doanh thu dịch vụ như photocopy, in ấn, đóng cuốn
Nghĩa là đầu ra của bạn nhiều trường hợp nên để là dịch vụ photocopy/in ấn/đóng cuốn chứ không nên để phần mềm hiểu là đang “xuất kho cuốn thành phẩm”
Vì thực tế bạn đang dùng giấy để tạo ra dịch vụ, không phải cứ 1 cuốn là 1 đơn vị hàng hóa cố định trong kho
4️⃣ Cách làm an toàn và dễ chạy số nhất
Đầu vào giấy ghi theo ram nhưng trong phần mềm khai thêm tỷ lệ quy đổi ra tờ
Đầu ra photocopy nên theo “trang”, “tờ”, hoặc “dịch vụ”
Nếu vẫn muốn xuất hóa đơn theo “cuốn” cho khách thì nội bộ bạn phải có bảng quy đổi rõ
Ví dụ cuốn A = 35 tờ
Cuốn B = 48 tờ
Cuốn C = 72 tờ
Nếu không có số tờ cố định cho từng cuốn thì không nên quản lý kho theo cuốn
5️⃣ Cách ghi hóa đơn đầu ra cho dễ giải trình
Nếu khách thuê photocopy tài liệu thì bạn có thể ghi theo bản chất dịch vụ
Ví dụ:
Dịch vụ photocopy A4 1 mặt – đơn vị tính: trang – số lượng: …
Dịch vụ photocopy A4 2 mặt – đơn vị tính: trang – số lượng: …
Dịch vụ đóng gáy lò xo – đơn vị tính: cuốn – số lượng: …
Làm như vậy thì giấy sẽ được theo dõi ở phần nguyên vật liệu nội bộ, còn hóa đơn đầu ra phản ánh đúng dịch vụ bán ra
6️⃣ Nếu bạn đã lỡ để đầu ra là “cuốn” từ trước
Bạn không cần hoảng nếu thực tế vẫn còn tồn kho thật
Bạn nên rà lại cách khai vật tư hàng hóa trên phần mềm
Bạn nhờ bên phần mềm chỉnh lại:
Không theo dõi tồn kho cho mã “dịch vụ photocopy”
Chỉ theo dõi tồn kho cho giấy, mực, bìa, gáy
Có định mức tiêu hao cho từng loại dịch vụ
Đây mới là gốc để hết bị báo âm kho hoặc vượt mức
7️⃣ Hồ sơ nội bộ bạn nên có để tự bảo vệ mình
Bảng quy đổi 1 ram = bao nhiêu tờ
Bảng định mức tiêu hao cho từng loại dịch vụ photocopy/in/đóng cuốn
Phiếu nhập giấy
Bảng theo dõi xuất dùng giấy theo ngày hoặc theo đơn
Bảng tồn kho cuối tháng
Khi làm được bộ này thì dù đầu ra nhiều “cuốn”, bạn vẫn chứng minh được giấy chưa hề vượt tồn thực tế
8️⃣ Chốt lại cho câu hỏi của bạn
Bạn không nên xử lý bằng cách tăng khống đầu vào hoặc sửa sai bản chất hóa đơn
Bạn cần sửa cách quản lý đơn vị tính và cách hạch toán
Gốc là quy đổi tất cả về 1 đơn vị chuẩn và tách nguyên liệu với dịch vụ
Làm đúng chỗ này thì sẽ hết cảnh phần mềm báo vượt mức dù kho thực tế vẫn còn