Mình thuê xe tải nhỏ để chở hàng giao khách, xe biển vàng và tài xế là chủ xe luôn. Mình muốn lấy chi phí thuê vận tải thì cần làm bộ hồ sơ gì cho hợp lệ ạ, thanh toán dưới 100tr/năm. Chi phí với hkd là rất lạ lẫm. Mong được hướng dẫn.
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Bạn đang thuê xe tải nhỏ, xe biển vàng và tài xế là chủ xe luôn.
Trường hợp này bản chất là thuê dịch vụ vận tải, không phải chỉ thuê riêng tài sản là chiếc xe.
Theo mình thì:
1️⃣ Trước tiên bạn cần hiểu đúng 1 điểm rất quan trọng
Nếu bạn là hộ kinh doanh nộp thuế theo doanh thu thì cơ quan thuế không tính thuế theo kiểu lấy doanh thu trừ chi phí như doanh nghiệp.
Nên “chi phí hợp lệ” không phải là gốc để tính thuế trong đa số trường hợp hộ kinh doanh.
2️⃣ Tuy vậy, bạn vẫn nên làm bộ hồ sơ đầy đủ
Vì bộ hồ sơ này giúp bạn chứng minh giao dịch là có thật.
Nó cũng giúp bạn giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra doanh thu, đầu vào, dòng tiền, hoặc khi bạn đang làm sổ sách theo chế độ kế toán hộ kinh doanh.
3️⃣ Bộ hồ sơ nên có tối thiểu các giấy tờ sau
Hợp đồng vận chuyển hoặc hợp đồng thuê xe có lái.
Trong hợp đồng nên ghi rõ: thông tin 2 bên, biển số xe, loại xe, tuyến giao hàng hoặc phạm vi vận chuyển, đơn giá/chuyến hoặc đơn giá/tháng, thời gian thuê, cách thanh toán, trách nhiệm xăng xe/cầu đường/bốc xếp nếu có.
Bảng kê chuyến xe hoặc lệnh điều xe.
Biên bản xác nhận hoàn thành vận chuyển hoặc đối soát giao hàng theo từng chuyến hay từng kỳ.
Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi/chứng từ chuyển khoản.
Hóa đơn điện tử của bên cho thuê, nếu bên đó thuộc diện phải xuất hóa đơn.
Kèm thêm bản sao CCCD và thông tin mã số thuế/đăng ký kinh doanh của bên cho thuê để hồ sơ chặt hơn.
4️⃣ Hồ sơ thực tế nên làm gọn theo kiểu này là dễ dùng nhất
Mỗi tháng lập 1 hợp đồng hoặc 1 phụ lục đơn giá.
Mỗi chuyến có 1 bảng kê ghi ngày đi, nơi giao, biển số xe, số tiền.
Cuối tháng làm 1 biên bản đối soát hoặc nghiệm thu.
Sau đó bên cho thuê xuất 1 hóa đơn điện tử cho tổng tiền của tháng.
5️⃣ Mốc dưới 100 triệu/năm bạn nêu ra không phải là mốc để khỏi cần hồ sơ
Mốc này không làm cho giao dịch tự động thành hợp lệ.
Điều quan trọng vẫn là: có giao dịch thật, có chứng từ thật, và bên cung cấp dịch vụ có đủ tư cách xuất chứng từ phù hợp.
6️⃣ Điểm mấu chốt nhất là người chủ xe có xuất được hóa đơn hay không
Nếu chủ xe là hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh vận tải và có thể xuất hóa đơn điện tử, đây là phương án an toàn nhất.
Bạn chỉ cần giữ đủ: hợp đồng + bảng kê chuyến + biên bản đối soát + hóa đơn + chứng từ thanh toán.
7️⃣ Nếu chủ xe chỉ là cá nhân chạy xe tự do và không xuất được hóa đơn
Đây là trường hợp rủi ro cao.
Bạn vẫn có thể có giấy tay, phiếu chi, bảng kê chuyến xe, nhưng mức độ an toàn pháp lý không cao.
Để hồ sơ chắc nhất, bạn nên thuê người có đăng ký kinh doanh vận tải hoặc có thể xuất hóa đơn điện tử.
8️⃣ Về thanh toán
Pháp luật hiện hành về hộ kinh doanh không nói rằng cứ dưới 100 triệu/năm là bạn được bỏ qua chứng từ thanh toán.
Bạn nên ưu tiên chuyển khoản, nội dung chuyển tiền ghi rõ “tiền cước vận chuyển tháng…/chuyến…”.
Làm vậy hồ sơ dễ giải trình hơn nhiều so với trả tiền mặt.
9️⃣ Kết luận ngắn gọn cho bạn
Nếu bên chủ xe có xuất hóa đơn: bạn làm đủ 5 món là ổn gồm hợp đồng, bảng kê chuyến xe, biên bản đối soát/nghiệm thu, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán.
Nếu bên chủ xe không xuất hóa đơn: hồ sơ không an toàn, bạn nên đổi sang thuê người có đăng ký kinh doanh hoặc có thể xuất hóa đơn.
🔟 Căn cứ pháp lý đang còn hiệu lực
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, hiệu lực áp dụng về hóa đơn, chứng từ từ 01/07/2022.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025, sửa đổi bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thông tư 152/2025/TT-BTC ngày 31/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026, hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Nghị định 68/2026/NĐ-CP ngày 05/03/2026, hiệu lực từ 05/03/2026, quy định chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
1️⃣1️⃣ Mẫu hồ sơ ngắn gọn bạn có thể áp dụng ngay
01 hợp đồng vận chuyển.
01 bảng kê chuyến xe trong tháng.
01 biên bản đối soát/nghiệm thu cuối tháng.
01 hóa đơn điện tử.
01 chứng từ chuyển khoản.