Khách hàng đặt cọc 2/3: 2000USD thì mình hạch toán như nào vào phần mềm ạ? Bên e dùng cả tài khoản VND và USD ạ. Anh chị đi trước giúp e ạ. Có ai giúp e với ạ
Chào bạn, với tình huống khách hàng đặt cọc ngày 02/03 số tiền 2.000 USD thì thường hạch toán như sau:
1️⃣ Khi nhận tiền đặt cọc của khách
Nếu tiền vào tài khoản USD:
Nợ 1122: 2.000 USD
Có 131: khách hàng A
Ghi theo tỷ giá mua của ngân hàng nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại ngày nhận tiền.
2️⃣ Bản chất khoản này
Đây là tiền khách trả trước nên thường treo Có 131 chi tiết theo từng khách hàng.
Trên sổ chi tiết công nợ, khách sẽ đang có số dư Có.
3️⃣ Khi xuất hóa đơn bán hàng sau đó
Bạn hạch toán doanh thu bình thường:
Nợ 131: tổng tiền khách phải trả
Có 511: doanh thu
Có 3331: thuế GTGT đầu ra nếu có
Sau bút toán này, phần mềm sẽ tự bù với số tiền khách đã ứng trước đang nằm bên Có 131.
4️⃣ Nếu khách chỉ còn phải trả thêm phần chênh lệch
Ví dụ đơn hàng là 5.000 USD, đã cọc 2.000 USD
Sau khi xuất hóa đơn, công nợ còn phải thu là 3.000 USD.
Khi khách thanh toán nốt:
Nợ 1122: 3.000 USD
Có 131: 3.000 USD
5️⃣ Nếu khách chuyển cọc vào tài khoản VND
Thì hạch toán:
Nợ 1121: số VND thực nhận
Có 131: khách hàng A
Phần mềm vẫn có thể theo dõi theo mã khách và theo hợp đồng.
Nếu hợp đồng ghi bằng USD thì nên theo dõi thêm nguyên tệ trên chứng từ hoặc sổ chi tiết công nợ để đối chiếu cho dễ.
6️⃣ Về chênh lệch tỷ giá
Vì đây là khoản mục tiền và công nợ có gốc ngoại tệ nên cuối kỳ cần đánh giá lại số dư ngoại tệ theo quy định.
Chênh lệch tỷ giá hạch toán vào 515 hoặc 635 tùy lãi hay lỗ.
7️⃣ Cách làm thực tế trên phần mềm
Chọn phiếu thu ngân hàng hoặc báo Có ngân hàng.
Chọn đúng tài khoản nhận tiền: 1121 nếu nhận VND, 1122 nếu nhận USD.
Đối tượng là khách hàng.
Hạch toán đối ứng Có 131.
Nhập đúng nguyên tệ USD, tỷ giá ngày 02/03 và số tiền quy đổi VND.
8️⃣ Kết luận ngắn gọn
Nhận cọc của khách thì hạch toán vào Có 131 là cách làm phổ biến và đúng bản chất khách hàng trả trước.
Không hạch toán doanh thu ngay tại thời điểm nhận cọc nếu chưa bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
Căn cứ đang áp dụng: Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, còn hiệu lực, hướng dẫn hạch toán công nợ phải thu khách hàng và giao dịch ngoại tệ; khoản khách hàng trả trước được theo dõi trên TK 131, giao dịch ngoại tệ quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế.