Dạ các anh/ chị cho em hỏi khách hàng là chủ doanh nghiệp CTY TNHH MTV chuyển tiền thanh toán tiền hàng từ TK cá nhân vào tài khoản ngân hàng công ty bên em cho 3 đơn hàng trong đó có 1 đơn >5tr ngày 31/12/2025. Giờ kế toán bên đó báo như vậy là họ không được khấu trừ thuế yêu cầu bên em chuyển khoản lại số tiền đó về cho cá nhân, họ sẽ chuyển lại từ TK công ty lại cho mình. Em đồng ý nhờ chuyển lại đúng số tiền đã chuyển ngày 31/12/2025. Tổng số tiền ngày 31/12/2025 là 13tr mà giờ họ chỉ chuyển có 8tr thôi, rồi bảo em xem xử lý được không? Em đang thắc mắc luật chỉ quy định khoản >5tr thì thanh toán không dùng tiền mặt thôi, vậy trường hợp này bên khách hàng em có được khấu trừ thuế VAT không ạ. Em xin cảm ơn ạ.
Chào bạn, với tình huống bạn nêu thì mình trả lời thẳng như sau:
1️⃣ Với hóa đơn trên 5 triệu đồng, bên mua muốn khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ. Mốc áp dụng là từ 05 triệu đồng trở lên, không còn là 20 triệu như trước đây.
2️⃣ Việc chủ doanh nghiệp của công ty TNHH MTV dùng tài khoản cá nhân chuyển tiền sang tài khoản công ty bên bạn KHÔNG đương nhiên được coi là chứng từ thanh toán hợp lệ để khấu trừ VAT cho bên mua.
3️⃣ Pháp luật hiện hành chỉ ghi nhận trường hợp đặc thù là doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân là người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt.
4️⃣ Vì vậy, nếu người chuyển tiền là “chủ doanh nghiệp” nhưng không có hồ sơ ủy quyền đúng dạng nêu trên và không có bộ chứng từ hoàn ứng không dùng tiền mặt từ công ty cho cá nhân đó, thì bên khách hàng của bạn có rủi ro không được khấu trừ VAT đầu vào đối với khoản thanh toán này.
5️⃣ Trường hợp bên khách muốn sửa lại cho đúng, cách làm an toàn là hoàn trả lại ĐỦ số tiền đã nhận sai kênh thanh toán, rồi để bên mua chuyển lại từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty bên bạn.
6️⃣ Nếu ngày 31/12/2025 họ đã chuyển tổng 13 triệu mà giờ chỉ nhận lại 8 triệu thì hồ sơ thanh toán vẫn chưa khớp. Phần 5 triệu còn lại vẫn đang là khoản thanh toán từ tài khoản cá nhân, nên rủi ro thuế vẫn còn.
7️⃣ Nói ngắn gọn: hoàn 8 triệu là CHƯA đủ để xử lý sạch hồ sơ. Muốn chắc về thuế, phải đối chiếu và hoàn trả đúng đủ số đã thanh toán sai, rồi thanh toán lại đúng tài khoản.
8️⃣ Về phía công ty bạn là bên bán, việc khách thanh toán lại từ tài khoản công ty không làm thay đổi doanh thu bán ra đã phát sinh. Đây chủ yếu là vấn đề hồ sơ thanh toán của bên mua để họ đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào.
9️⃣ Căn cứ pháp lý đang còn hiệu lực mình đã kiểm tra là:
Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 ban hành ngày 26/11/2024, hiệu lực từ 01/07/2025.
Nghị định 181/2025/NĐ-CP ban hành ngày 01/07/2025, hiệu lực từ 01/07/2025.
Thông tư 69/2025/TT-BTC ban hành ngày 01/07/2025, hiệu lực từ 01/07/2025.
🔟 Kết luận thực tế cho ca của bạn:
Hóa đơn trên 5 triệu trong tình huống này, bên khách KHÔNG nên giữ cách thanh toán từ tài khoản cá nhân của chủ công ty nếu không có hồ sơ ủy quyền đúng luật.
Muốn an toàn, bên bạn chỉ nên hoàn tiền khi họ hoàn đúng đủ số đã chuyển sai, sau đó yêu cầu họ chuyển lại đúng từ tài khoản công ty.