Các bác cho e hỏi: Công ty mới thành lập, có thuê kế toán dịch vụ để báo cáo thuế. Sau mỗi kì báo cáo hàng quý hay hàng năm, cần lưu trữ giấy tờ sổ sách nào ạ?
Chào bạn, với công ty mới thành lập và thuê kế toán dịch vụ, mình khuyên bạn lưu theo kiểu “mỗi kỳ có 1 bộ hồ sơ riêng”, như vậy sau này quyết toán rất đỡ rối.
1️⃣ Sau mỗi kỳ quý, nên giữ ít nhất các hồ sơ này
Tờ khai thuế đã nộp, file XML, bản PDF, phụ lục kèm theo và giấy nộp tiền vào ngân sách nếu có.
Toàn bộ hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất phát sinh trong kỳ.
Hợp đồng kinh tế, báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, biên bản đối chiếu công nợ nếu kỳ đó có phát sinh.
Bảng lương, bảng chấm công, hồ sơ BHXH, hồ sơ lao động nếu công ty có nhân sự.
Sổ chi tiết công nợ, quỹ tiền mặt, ngân hàng, kho, doanh thu, chi phí do bên dịch vụ chốt cho kỳ đó.
2️⃣ Sau mỗi năm, ngoài hồ sơ quý thì cần giữ thêm
Bộ báo cáo tài chính năm đã ký và nộp.
Hồ sơ quyết toán thuế năm như quyết toán thuế TNDN, quyết toán thuế TNCN và các phụ lục đi kèm nếu có phát sinh nghĩa vụ khai.
Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của cả năm như nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ, sổ công nợ, sổ kho, sổ tài sản cố định, sổ công cụ dụng cụ.
Biên bản kiểm kê quỹ, kiểm kê công nợ, kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê tài sản cuối năm.
3️⃣ Cái rất quan trọng khi thuê kế toán dịch vụ
Bạn nên yêu cầu bàn giao cả bản mềm và bản dễ in ra, không chỉ mỗi “đã nộp xong rồi”.
Tối thiểu phải lấy được file XML tờ khai, PDF tờ khai, báo cáo tài chính, sổ kế toán Excel hoặc PDF, bảng cân đối số phát sinh và folder hóa đơn chứng từ của từng kỳ.
Tài khoản thuế điện tử, tài khoản hóa đơn điện tử, chữ ký số và email nhận thông báo phải do công ty bạn giữ quyền chủ động.
4️⃣ Thời gian lưu bao lâu
Thực tế doanh nghiệp nên giữ trọn bộ hồ sơ kế toán và thuế tối thiểu 10 năm để an toàn.
Một số tài liệu mang tính điều hành, quản lý mà không dùng trực tiếp để ghi sổ hoặc lập báo cáo thì tối thiểu 5 năm.
Một số hồ sơ đặc biệt có tính lịch sử hoặc quan trọng về lâu dài thì lưu vĩnh viễn.
5️⃣ Lưu bản điện tử có được không
Được bạn nhé, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được phép lưu bằng phương tiện điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ, an toàn, bảo mật và tra cứu được khi cần.
6️⃣ Mình gợi ý cách lưu dễ nhất
Mỗi quý lập 1 thư mục riêng gồm 4 nhóm là tờ khai, chứng từ mua vào bán ra, ngân hàng tiền mặt, lương và hồ sơ khác.
Cuối năm lập thêm 1 thư mục riêng cho báo cáo tài chính, quyết toán thuế, sổ kế toán và biên bản kiểm kê.
7️⃣ Mình chốt lại ngắn gọn
Bạn đừng chỉ giữ “tờ khai đã nộp”.
Bạn nên giữ đủ 3 lớp là hồ sơ kê khai, chứng từ gốc và sổ kế toán.
Nếu thuê dịch vụ, sau mỗi quý và cuối năm nên yêu cầu họ bàn giao thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho công ty giữ.