Các anh chị cho em hỏi chút ạ. Bên em là nhà phân phối của một hãng sữa. Bên em trả lương và đóng bảo hiểm thay cho đội ngũ nhân viên của hãng sữa đó. Và bên em có xuất hóa đơn phần lương đó thì mình hạch toán sao ạ. Các anh chị giúp em với . Em cảm ơn
Các anh chị cho em hỏi chút ạ. Bên em là nhà phân phối của một hãng sữa. Bên em trả lương và đóng bảo hiểm thay cho đội ngũ nhân viên của hãng sữa đó. Và bên em có xuất hóa đơn phần lương đó thì mình hạch toán sao ạ. Các anh chị giúp em với . Em cảm ơn
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
1️⃣ Trước hết phải xác định đúng bản chất hợp đồng
Nếu nhân viên ký HĐLĐ với bên bạn, bên bạn trả lương, đóng BHXH, sau đó thu lại tiền từ hãng sữa
Thì khoản xuất hóa đơn cho hãng sữa nên hiểu là doanh thu dịch vụ/hỗ trợ nhân sự theo hợp đồng, không nên ghi đơn giản là “xuất hóa đơn tiền lương”
Nếu nhân viên thuộc hãng sữa, bên bạn chỉ chi hộ, thu hộ theo ủy quyền rõ ràng
Thì hạch toán theo khoản phải thu/phải trả hộ, không đưa toàn bộ vào doanh thu
2️⃣ Trường hợp phổ biến: bên bạn là đơn vị trả lương, đóng BHXH và xuất hóa đơn thu lại
Khi tính lương phải trả nhân viên:
Nợ 154 / 622 / 641 / 642
Có 334
Khi trích BHXH, BHYT, BHTN phần doanh nghiệp chịu:
Nợ 154 / 622 / 641 / 642
Có 338
Khi khấu trừ phần bảo hiểm người lao động chịu:
Nợ 334
Có 338
Khi chi trả lương thực nhận:
Nợ 334
Có 111 / 112
Khi nộp tiền bảo hiểm:
Nợ 338
Có 112
Khi xuất hóa đơn thu lại từ hãng sữa:
Nợ 131
Có 511
Có 3331
Khi thu tiền:
Nợ 112
Có 131
3️⃣ Nếu xác định là chi hộ, thu hộ đúng nghĩa
Khi bên bạn chi hộ lương, bảo hiểm:
Nợ 1388
Có 111 / 112
Khi thu lại tiền từ hãng sữa:
Nợ 111 / 112
Có 1388
Nếu bên bạn có thu thêm phí quản lý/dịch vụ:
Nợ 131
Có 511
Có 3331
4️⃣ Lưu ý rất quan trọng
Không nên chỉ xuất hóa đơn ghi “tiền lương”
Nên rà lại hợp đồng giữa bên bạn và hãng sữa xem nội dung là “dịch vụ hỗ trợ nhân sự”, “dịch vụ quản lý đội ngũ bán hàng”, hay “chi hộ lương, bảo hiểm”
Nếu bản chất là cung ứng/cho thuê lại lao động thì cần kiểm tra thêm điều kiện pháp lý về lao động, vì đây là mảng có điều kiện
5️⃣ Về thuế GTGT
Mình chưa đủ dữ liệu để kết luận thuế suất GTGT chính xác cho hóa đơn này
Bạn cần xem nội dung hợp đồng, ngành nghề đăng ký, bản chất dịch vụ và cách xuất hóa đơn thực tế
Nếu chỉ hỏi hạch toán thì bạn xử lý theo 2 hướng ở trên là an toàn hơn
6️⃣ Gợi ý thực tế cho bạn
Nếu tiền lương, BHXH do bên bạn đứng ra trả và hồ sơ lao động nằm ở bên bạn
Bạn nên hạch toán vào chi phí của bên bạn, sau đó xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu dịch vụ khi thu lại từ hãng sữa
Nếu chỉ là chi hộ, phải có hợp đồng/ủy quyền, bảng xác nhận chi hộ, chứng từ thanh toán và đối chiếu công nợ rõ ràng
Trường hợp này nên cho tư vấn xem hợp đồng trước khi chốt cách hạch toán, vì chỉ cần sai bản chất là ảnh hưởng cả hóa đơn, thuế GTGT, chi phí và lao động
Căn cứ pháp lý mình đã kiểm tra: Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực từ 01/07/2022, về hóa đơn chứng từ; Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123; Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 về chế độ kế toán doanh nghiệp; Bộ luật Lao động 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019, hiệu lực từ 01/01/2021.