BÀI 8

MỘT NGÀY LÀM KẾ TOÁN: 9 KHUNG VIỆC LẶP ĐI LẶP LẠI

Chương 1 – Nhập môn kế toán & tư duy nghề

🎯 Mục tiêu bài học

Làm rõ hình dung “một ngày làm kế toán thật ra là gì?” để những người mới bắt đầu không còn cảm giác mông lung. Bài viết phác họa 9 khung việc lặp đi lặp lại trong nghề, giúp người học biết rõ mình sẽ làm gì – cần chuẩn bị điều gì – và rèn luyện ra sao để vững tay nghề từng ngày.

1. 🌄 Hôm nay, bạn làm kế toán. Vậy… bạn sẽ bắt đầu từ đâu?

Nếu ngày mai bạn ngồi vào bàn làm việc của một kế toán viên – bạn có biết rõ mình sẽ làm gì suốt 8 tiếng không?

• Có phải mở phần mềm?
• Có phải kiểm tra hóa đơn?
• Hay chỉ chờ sếp gọi rồi đi ký giấy tờ?

🧭 Nếu bạn chưa từng làm, bạn sẽ rất mơ hồ. Và sự mơ hồ này là rào cản lớn nhất khiến người học kế toán bỏ dở giữa chừng.

Hôm nay, tôi muốn giúp bạn “dẫn thân” vào một ngày làm việc thực tế. Không lý thuyết, không sáo rỗng – chỉ là 9 nhóm việc một kế toán sẽ lặp lại mỗi ngày, bất kể bạn làm cho công ty nhỏ hay lớn.

2. 🕘 Khung việc số 1: Mở sổ, kiểm tra dòng tiền đầu ngày

Đây là việc quan trọng đầu tiên – nhưng nhiều người mới lại… không biết làm.

• Kiểm tra tồn quỹ tiền mặt cuối ngày hôm trước
• Kiểm tra sao kê ngân hàng sáng nay (hoặc đầu giờ)
• Ghi lại các khoản thu/chi đang treo chưa hạch toán
• Đối chiếu với kế hoạch chi tiền hôm nay

📌 Người kế toán giỏi không bao giờ bắt đầu ngày mới trong mù mờ về tiền.

3. 🗂️ Khung việc số 2: Tiếp nhận – kiểm tra – sắp xếp chứng từ

Trong suốt ngày, kế toán sẽ nhận rất nhiều loại giấy tờ:

• Hóa đơn GTGT
• Phiếu chi, phiếu thu
• Hợp đồng
• Đề nghị tạm ứng, thanh toán
• Giấy báo nợ ngân hàng, biên lai

Việc của bạn không chỉ là nhận – mà là kiểm tra tính hợp lệ, phân loại theo nghiệp vụ, rồi sắp xếp vào từng “hồ sơ” để dễ hạch toán và lưu trữ.

📎 Đây là kỹ năng sống còn, giúp bạn không lạc trong mớ giấy tờ.

4. 💻 Khung việc số 3: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

Sau khi có chứng từ hợp lệ – đến lúc bạn ghi vào sổ kế toán.

• Mở phần mềm hoặc Excel (tùy công ty)
• Gõ đúng tài khoản nợ – tài khoản có
• Nhập diễn giải rõ ràng
• Chọn ngày hạch toán – kỳ phù hợp
• Đính kèm hình ảnh chứng từ (nếu dùng phần mềm số hóa)

📌 Đây là “nơi dễ sai nhất” nếu bạn không kiểm tra kỹ, hoặc không hiểu bản chất nghiệp vụ.

5. 📑 Khung việc số 4: Theo dõi công nợ – đối chiếu định kỳ

• Kiểm tra các khoản phải thu từ khách hàng
• So sánh số liệu với bộ phận kinh doanh
• Liên hệ xác nhận công nợ (nếu quá hạn)
• Làm bảng đối chiếu công nợ đầu vào – đầu ra
• Gửi báo cáo cho phòng bán hàng, mua hàng

💡 Đây là việc đòi hỏi tính cẩn thận và phối hợp mềm mại, không chỉ giỏi số – mà còn giỏi làm việc với người.

6. 🛠️ Khung việc số 5: Làm báo cáo thuế – bảo hiểm – nội bộ định kỳ

Tùy theo ngày trong tháng/quý/năm, bạn sẽ:

• Làm tờ khai thuế GTGT
• Làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
• Làm bảng lương – tính BHXH – làm file nộp cơ quan bảo hiểm
• Làm báo cáo thu chi tuần/tháng/năm cho giám đốc

📌 Những báo cáo này không thể sai. Nên bạn phải:

• Kiểm tra 2 lần
• Lưu bản nháp
• In hoặc ký số đúng hạn

7. 📦 Khung việc số 6: Kiểm soát hàng tồn kho – tài sản – công cụ dụng cụ

• Nhập – xuất kho đúng phiếu
• Hạch toán biến động kho
• Theo dõi phân bổ CCDC, khấu hao TSCĐ
• Đối chiếu với bộ phận kho – sản xuất – văn phòng

🧭 Kế toán giỏi là người biết “chốt” kho đúng kỳ – đúng thực tế – không lệch 1 số.

8. 📬 Khung việc số 7: Giao tiếp & phối hợp nội bộ

Dù bạn làm kế toán – bạn vẫn cần:

• Hỏi lại chứng từ sai từ phòng mua
• Nhắc phòng kinh doanh gửi hóa đơn
• Gửi bảng lương nháp cho giám đốc duyệt
• Giải thích chi tiết cho nhân sự về thuế TNCN

📌 Đây là việc ai cũng phải làm mỗi ngày – và người làm tốt sẽ “nhẹ đầu” hơn rất nhiều khi đến cuối tháng.

9. 🧾 Khung việc số 8: Lưu trữ chứng từ – scan – sao lưu

Sau khi làm xong chứng từ – báo cáo – bạn cần:

• Dán – ghim – lưu đúng thứ tự
• Ghi chú ngoài bìa hồ sơ
• Lưu file PDF hoặc ảnh vào thư mục điện tử
• Back-up định kỳ (nếu dùng máy cá nhân)

💼 Đây là “điều thầm lặng” giúp bạn tránh khủng hoảng lúc thanh tra, kiểm toán, hoặc… mất dữ liệu.

10. 🌙 Khung việc số 9: Tổng kết cuối ngày – rà soát – lên kế hoạch mai

• Đối chiếu tổng thu/chi trong ngày
• Ghi vào sổ tay: còn gì dang dở? Có gì cần hỏi lại?
• Lên lịch cho công việc ngày mai
• Sắp xếp lại bàn làm việc – máy tính – hồ sơ

🌿 Đây là thói quen nhỏ, nhưng sẽ cứu bạn khỏi cảm giác hỗn loạn vào sáng hôm sau.

11. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy dành 10 phút, vẽ lại hành trình 1 ngày của bạn nếu bạn là kế toán ở một công ty nhỏ.

• Bạn bắt đầu từ khâu nào?
• Ai sẽ gửi bạn chứng từ?
• Bạn dùng công cụ gì để làm?
• Cuối ngày bạn có thể đối chiếu ra điều gì?

📌 Dù bạn chưa đi làm thật – nhưng khi tư duy đã rõ ràng về một ngày làm việc, bạn sẽ học kế toán không còn mơ hồ, rối rắm hay bỏ cuộc nửa chừng.

12. 🌱 Lời kết – Khi bạn làm chủ được “ngày hôm nay”, bạn đã bước một bước dài trên con đường làm nghề

Kế toán không phải nghề chạy theo cái mới mỗi ngày.
Nó là nghề của lặp lại – nhưng nâng cấp mỗi ngày.

• Hôm nay bạn kiểm tra 10 hóa đơn mất 2 tiếng
• Tuần sau, bạn làm 10 hóa đơn trong 1 tiếng
• Một tháng sau, bạn kiểm tra 50 hóa đơn chỉ trong 1 buổi sáng – và không sót dòng nào

🧡 Điều đó không đến từ năng khiếu. Mà đến từ việc bạn biết mình làm gì – và cải thiện điều đó từng ngày.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Trong 9 khung việc trên, bạn cảm thấy “mình sợ nhất” phần nào?
• Có phần nào bạn từng làm qua nhưng không nhận ra đó là “công việc kế toán”?
• Tuần này, bạn sẽ thử mô phỏng lại khung nào – để chuẩn bị bước vào nghề với tâm thế rõ ràng hơn?

✍️ Ghi xuống – đừng để kiến thức trôi qua như nước chảy. Khi bạn viết, bạn sẽ nhớ. Khi bạn hiểu, bạn sẽ tự tin.

📘 Bài tiếp theo – Bài 9: “Có nên học kế toán online hay phải đến trung tâm?”
💬 Chúng ta sẽ bàn về cách học kế toán hiệu quả – không cần hoang mang giữa quá nhiều khóa học, và biết cách tự học thông minh – vững vàng – tiết kiệm.