BÀI 10

CÔNG CỤ CỦA KẾ TOÁN KHÔNG CHỈ LÀ PHẦN MỀM

Chương 1 – Nhập môn kế toán & tư duy nghề

🎯 Mục tiêu bài học

Giúp người học hiểu rằng để hành nghề kế toán vững vàng, bạn cần một hệ thống công cụ đơn giản nhưng tối quan trọng – không chỉ là phần mềm kế toán, mà còn là sổ tay nghiệp vụ, file mẫu Excel, lịch nhắc báo cáo, bộ văn bản luật cốt lõi. Một người mới bắt đầu học kế toán nếu nắm rõ bộ công cụ này – sẽ không bị ngợp, không bị lệ thuộc, và tiến bộ vững vàng theo từng bước.

1. 💬 “Em đã cài phần mềm kế toán rồi – giờ học sao nữa ạ?”

Tôi từng nhận được câu hỏi ấy rất nhiều. Bạn ấy tưởng như phần mềm là chiếc chìa khóa duy nhất. Nhưng rồi vài ngày sau, bạn ấy lại hoang mang:

• Không biết định khoản sao cho đúng
• Lưu chứng từ theo kiểu gì cũng thấy rối
• Mỗi lần báo cáo là phải hỏi người đi trước
• Không biết lấy văn bản pháp luật ở đâu
• Excel mở ra thì sợ công thức

📌 Lúc đó bạn mới hiểu: phần mềm là một phần rất nhỏ.
Làm nghề – là làm chủ hệ thống. Là vận hành được từng chi tiết. Là nhìn rõ cả bức tranh.

2. 🧰 Kế toán giỏi là người làm chủ hệ công cụ 5 mảnh

Dưới đây là 5 nhóm công cụ thiết yếu mà bạn nên có – không phải khi giỏi rồi mới dùng – mà là dùng để GIỎI DẦN LÊN mỗi ngày.

1️⃣ Bộ file Excel mẫu – cứu bạn khỏi việc phải “nghĩ lại từ đầu”

Bạn đừng sợ Excel. Hãy coi nó như một người bạn đồng hành, giúp bạn:

• Tổng hợp hóa đơn
• Làm bảng theo dõi công nợ
• Lập bảng lương
• Tạo bảng phân bổ CCDC, khấu hao TSCĐ
• Theo dõi quỹ tiền mặt, sao kê ngân hàng

💡 Một file tốt là file bạn hiểu công thức – tự kiểm tra – và sửa được khi cần. Bạn không cần nhiều, chỉ cần 5–7 mẫu file đúng việc là đủ để không bị hoảng mỗi khi “phải làm lại từ đầu”.

2️⃣ Sổ tay nghiệp vụ – nơi ghi chép chính bạn tin tưởng

Bạn có thể học từ 10 khóa, nhưng nếu không ghi lại – bạn sẽ quên.
Sổ tay nghiệp vụ kế toán nên có:

• Cách định khoản các nghiệp vụ thường gặp
• Thủ tục thanh toán nội bộ
• Danh mục tài khoản công ty bạn hay dùng
• Các bước chuẩn bị tờ khai thuế
• Lịch làm việc trong tháng/quý/năm

📎 Đây là cái đầu thứ hai của bạn. Người giỏi không nhớ mọi thứ – họ chỉ nhớ nơi cần mở ra.

3️⃣ Lịch báo cáo – bản đồ thời gian của người làm nghề

Làm kế toán không chỉ là làm đúng – mà còn phải làm ĐÚNG HẠN. Một người mới cần biết:

• Mỗi tháng nộp tờ khai gì?
• Hạn chót nộp bảo hiểm là ngày mấy?
• Khi nào cần làm báo cáo tài chính?
• Kiểm kê kho theo quý hay tháng?

🎯 Lập lịch báo cáo không phải để “ghi nhớ” – mà để kiểm soát và chuẩn bị từ sớm. Bạn có thể dùng Google Calendar, Trello, sổ tay giấy – miễn là bạn không bị rượt deadline.

4️⃣ Bộ văn bản luật nền tảng – chọn lọc – dễ tra cứu

Bạn không cần đọc hết tất cả luật. Nhưng bạn nên có sẵn:

• Luật Kế toán & các chuẩn mực kế toán Việt Nam
• Luật Quản lý thuế, Thông tư 80/2021/TT-BTC
• Luật Thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế TNCN
• Luật BHXH, BHYT, BHTN & hướng dẫn liên quan
• Luật Lao động (các điều khoản về hợp đồng, nghỉ phép, lương)

📘 Mỗi văn bản chỉ cần bản PDF sạch – có mục lục rõ – và ghi chú cá nhân những điều thường tra cứu.

5️⃣ Phần mềm kế toán – nhưng phải hiểu bản chất để dùng đúng

Bạn có thể dùng MISA, FAST, Bravo, Excel, hoặc bất kỳ phần mềm nào khác. Nhưng hãy nhớ:

• Phần mềm chỉ là “công cụ gõ”
• Nếu bạn không hiểu định khoản – bạn vẫn nhập sai
• Nếu bạn không kiểm tra số dư – bạn không biết sai ở đâu
• Nếu bạn chỉ dựa vào phần mềm – bạn mất đi năng lực tư duy nghiệp vụ

🧭 Phần mềm tốt là phần mềm bạn dùng có ý thức – kiểm tra có phương pháp – và hiểu con số chứ không chạy theo máy móc.

3. 📎 Ví dụ thực tế: Một ngày làm kế toán sẽ cần đến mấy công cụ này?

Giả sử hôm nay bạn xử lý nghiệp vụ: “Công ty thanh toán tiền mua máy tính văn phòng 35 triệu đồng bằng chuyển khoản.”

Bạn sẽ cần:

• 🧾 File hóa đơn – đính kèm
• 📊 File Excel theo dõi tài sản cố định
• 🧠 Sổ tay định khoản: xác định tài khoản 211 – 112
• 📅 Lịch báo cáo tài sản cuối quý (để ghi nhận khấu hao)
• 📘 Văn bản hướng dẫn về ngưỡng tài sản cố định (Thông tư 45/2013/TT-BTC đã hết hiệu lực – nay áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC kèm Nghị định mới)

🎯 Một nghiệp vụ nhỏ – nhưng cần tới ít nhất 5 công cụ. Nếu bạn đã chuẩn bị trước – mọi việc sẽ nhẹ nhàng, không rối rắm.

4. ✍️ Gợi ý hành động hôm nay

📝 Hãy lập bảng nhỏ như sau:

🎯 Việc nhỏ – nhưng là nền móng bền vững cho người hành nghề chuyên nghiệp.

5. 🌱 Lời kết – Người biết dùng công cụ đúng cách, sẽ không bao giờ hoảng loạn

Bạn thân mến,

Kế toán không phải là nghề chỉ dành cho “cao thủ gõ số”.
Nó là nghề của những người biết tổ chức công việc – biết chuẩn bị trước – và biết dùng công cụ như một phần của bản thân.

🧡 Tôi mong bạn – dù mới bước chân vào nghề – cũng đừng hoảng vì mình chưa biết nhiều. Hãy bắt đầu bằng việc:

• Tạo thư mục riêng
• Mua một cuốn sổ
• Tập lưu lại văn bản
• Làm quen với 1 file Excel mỗi ngày

📌 Khi bạn làm chủ được công cụ – bạn sẽ không còn sợ khối lượng công việc. Và khi bạn đủ bình tĩnh với công cụ của mình – bạn sẽ có uy tín với cả những người đang chờ báo cáo từ bạn.

🔍 Câu hỏi phản tư cuối bài

• Tôi đang thiếu công cụ nào khiến mình hay bị rối khi học hay làm kế toán?
• Nếu phải chọn một công cụ để bắt đầu cải thiện từ ngày mai – tôi sẽ chọn gì?
• Tôi có dám xây dựng “hệ thống nhỏ” của riêng mình – để từ từ biến nó thành thói quen hành nghề?

✍️ Viết xuống một hành động nhỏ hôm nay – như một cam kết thầm lặng với nghề. Chính những hành động đó – chứ không phải bằng cấp – sẽ đưa bạn xa.

📘 Bài tiếp theo – Bài 11: “Giỏi nghề là một chuyện – hiểu nghề mới là đi xa”
🧭 Chúng ta sẽ cùng phân biệt rõ giữa kỹ năng thao tác và chiều sâu tư duy kế toán – để người học không bị nhầm giữa “nhanh tay” và “vững nghề”.