mọi người ơi cho em hỏi này chút,e mới thành lập công ty được 4 tháng,công ty e là cty thương mại dịch vụ nhỏ nhỏ thôi,e có kế toán phụ trách sổ sách thuế má,vd e muốn tự xem tự kiểm tra thuế đồ có được không ak,chữ ký số e đều giao cho kế toán,nếu xem thì e xem ntn được ak
mọi người ơi cho em hỏi này chút,e mới thành lập công ty được 4 tháng,công ty e là cty thương mại dịch vụ nhỏ nhỏ thôi,e có kế toán phụ trách sổ sách thuế má,vd e muốn tự xem tự kiểm tra thuế đồ có được không ak,chữ ký số e đều giao cho kế toán,nếu xem thì e xem ntn được ak
Chào bạn, với tình huống của bạn thì mình trả lời ngắn gọn như này:
1️⃣ Chủ công ty hoàn toàn được tự xem và tự kiểm tra thuế của công ty mình
Bạn là người đại diện/chủ doanh nghiệp nên bạn có quyền nắm tình hình thuế, hóa đơn, sổ sách, doanh thu, chi phí, công nợ, lương, bảo hiểm nếu có.
Dù đã thuê kế toán phụ trách, bạn vẫn nên kiểm tra định kỳ để tránh rủi ro.
Vì nếu có sai sót về thuế, hóa đơn, báo cáo, tiền phạt… thì công ty và người đại diện pháp luật vẫn là bên chịu trách nhiệm chính.
2️⃣ Không nên giao toàn bộ chữ ký số cho kế toán mà không kiểm soát
Chữ ký số giống như “con dấu điện tử” của công ty.
Kế toán cầm chữ ký số thì có thể nộp tờ khai thuế, ký hóa đơn điện tử, nộp báo cáo, ký hồ sơ bảo hiểm, nộp tiền thuế nếu có phân quyền ngân hàng.
Bạn có thể giao kế toán dùng để làm việc, nhưng nên có nguyên tắc kiểm soát.
Ví dụ: kế toán lập hồ sơ, bạn kiểm tra trước, rồi mới cho ký/nộp.
Nếu hiện tại kế toán đang giữ USB token, bạn nên hỏi rõ đang dùng để làm những việc gì, đã nộp những tờ khai nào, đã phát hành hóa đơn nào, đã nộp tiền thuế nào.
3️⃣ Bạn nên kiểm tra những phần cơ bản này trước
Bạn không cần biết kế toán quá sâu ngay từ đầu.
Bạn chỉ cần kiểm tra các điểm chính:
Doanh thu bán ra có khớp với hóa đơn đã xuất không.
Hóa đơn đầu vào có đầy đủ, hợp lệ, đúng nhà cung cấp không.
Tờ khai thuế GTGT đã nộp đúng kỳ chưa.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hoặc dữ liệu hóa đơn có bất thường không.
Có phát sinh thuế phải nộp không.
Công ty có nợ thuế, chậm nộp, thông báo phạt gì không.
Tiền lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội nếu có nhân sự đã được theo dõi chưa.
Sổ phụ ngân hàng có khớp với doanh thu, chi phí không.
4️⃣ Bạn có thể tự xem trên các cổng điện tử
Bạn có thể đăng nhập tài khoản thuế điện tử của công ty để xem thông tin tờ khai, số thuế phải nộp, số đã nộp, thông báo thuế, nghĩa vụ thuế còn thiếu.
Bạn có thể đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử để xem hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào, hóa đơn đã phát hành, hóa đơn bị điều chỉnh hoặc thay thế.
Bạn có thể đăng nhập tài khoản bảo hiểm xã hội điện tử nếu công ty đã có lao động tham gia bảo hiểm.
Bạn cũng nên kiểm tra email đăng ký với cơ quan thuế, vì nhiều thông báo quan trọng sẽ gửi về email này.
5️⃣ Việc đầu tiên bạn nên làm ngay
Bạn nên yêu cầu kế toán bàn giao cho bạn một bảng tổng hợp 4 tháng từ ngày thành lập đến nay.
Bảng đó nên có:
Doanh thu từng tháng.
Số hóa đơn đầu ra đã xuất.
Chi phí đầu vào đã lấy hóa đơn.
Thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
Số thuế đã nộp hoặc còn phải nộp.
Các tờ khai đã nộp.
Các thông báo từ cơ quan thuế nếu có.
Tình trạng chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản thuế điện tử.
6️⃣ Bạn nên đổi hoặc kiểm soát lại mật khẩu
Nếu trước giờ mọi tài khoản đều do kế toán tạo và giữ, bạn nên lấy lại quyền quản trị.
Bạn nên giữ các thông tin chính gồm:
Tài khoản đăng nhập thuế điện tử.
Mật khẩu thuế điện tử.
Email đăng ký nhận thông báo thuế.
Tài khoản hóa đơn điện tử.
Mật khẩu hóa đơn điện tử.
Tài khoản bảo hiểm xã hội điện tử nếu có.
Mã PIN chữ ký số.
Thông tin nhà cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử.
Bạn có thể để kế toán dùng để làm việc, nhưng chủ công ty nên là người có quyền truy cập cao nhất.
7️⃣ Cách làm an toàn hơn với chữ ký số
Bạn có thể yêu cầu kế toán gửi trước bản nháp tờ khai, báo cáo, hóa đơn cần ký.
Bạn xem qua số liệu chính rồi mới cho ký nộp.
Nếu công ty nhỏ, chưa nhiều chứng từ, mỗi tháng bạn chỉ cần dành 30–60 phút để kiểm tra là đã giảm rủi ro rất nhiều.
Bạn không nhất thiết tự làm kế toán, nhưng nên hiểu các con số cơ bản.
8️⃣ Nên kiểm tra kế toán có nộp đủ hồ sơ ban đầu chưa
Vì công ty bạn mới thành lập 4 tháng, cần rà lại các việc ban đầu.
Ví dụ:
Đã đăng ký thuế điện tử chưa.
Đã mua chữ ký số chưa.
Đã đăng ký hóa đơn điện tử chưa.
Đã nộp lệ phí môn bài nếu thuộc trường hợp phải nộp chưa.
Đã khai thuế đúng kỳ theo tháng hoặc quý chưa.
Đã mở tài khoản ngân hàng và thông báo/đồng bộ phục vụ giao dịch chưa.
Đã có hồ sơ lao động nếu có nhân viên chưa.
Phần này nếu bạn chưa chắc, nên nhờ người có chuyên môn kiểm tra lại một lần.
9️⃣ Mình khuyên bạn không nên tự kiểm tra theo kiểu “nhìn cho biết” thôi
Bạn nên lập một file quản lý đơn giản.
Mỗi tháng có các cột:
Doanh thu.
Số hóa đơn bán ra.
Chi phí có hóa đơn.
Thuế phải nộp.
Ngày nộp tờ khai.
Ngày nộp tiền thuế.
Ghi chú rủi ro.
Chỉ cần làm vậy là bạn sẽ biết công ty mình đang ổn hay có vấn đề.
🔟 Trường hợp nên đi tư vấn kỹ hơn
Nếu bạn muốn kiểm tra sâu xem kế toán đang làm đúng chưa, tờ khai có sai không, hóa đơn đầu vào có rủi ro không, chi phí có bị loại không, công ty có nguy cơ bị phạt không, thì nên đặt lịch tư vấn có phí để rà hồ sơ cụ thể.
Vì phần này phải xem chứng từ thật, tờ khai thật, hóa đơn thật, tài khoản thuế thật thì mới kết luận an toàn được.
Theo mình, hiện tại bạn nên làm 3 việc trước:
Một là lấy lại toàn bộ tài khoản đăng nhập và quyền quản trị.
Hai là yêu cầu kế toán gửi báo cáo tổng hợp 4 tháng.
Ba là kiểm tra trên hệ thống thuế điện tử và hóa đơn điện tử xem đã nộp đủ, có nợ thuế hay thông báo gì không.
Nói đơn giản: bạn hoàn toàn được tự xem và rất nên tự xem.
Nhưng bạn không nên để kế toán giữ toàn bộ chữ ký số, tài khoản, mật khẩu mà mình không kiểm soát được.
Cách tốt nhất là kế toán làm nghiệp vụ, còn bạn giữ quyền kiểm tra và phê duyệt cuối cùng.