Năm 2021-2022 em có làm việc cho một số cty. Giờ trên etax báo tổng số thuế dc hoàn là hơn 10tr đồng. Em liên hệ các cty đó cấp giấy chứng từ khấu trừ thuế tncn thì họ ko phản hồi và ko cung cấp thì giờ em nên làm gì ạ?
Năm 2021-2022 em có làm việc cho một số cty. Giờ trên etax báo tổng số thuế dc hoàn là hơn 10tr đồng. Em liên hệ các cty đó cấp giấy chứng từ khấu trừ thuế tncn thì họ ko phản hồi và ko cung cấp thì giờ em nên làm gì ạ?
Chào bạn, với tình huống của bạn thì mình hiểu là: năm 2021-2022 bạn đi làm ở nhiều công ty, các công ty đã khấu trừ thuế TNCN, hiện eTax báo có số thuế được hoàn hơn 10 triệu, nhưng bạn chưa xin được chứng từ khấu trừ thuế từ các công ty cũ.
Với hồ sơ hoàn thuế hơn 10 triệu và liên quan nhiều công ty, nhiều năm cũ, bạn nên cân nhắc dùng tư vấn có phí hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để rà hồ sơ trước khi nộp, vì chỉ cần lệch dữ liệu hoặc thiếu chứng từ là hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình, bổ sung.
1️⃣ Trước hết, bạn chưa nên vội nộp hồ sơ hoàn nếu chưa kiểm tra kỹ dữ liệu
Số “được hoàn” trên eTax là dữ liệu hệ thống gợi ý theo thông tin thu nhập, giảm trừ và thuế đã khấu trừ.
Số này chưa đồng nghĩa chắc chắn bạn sẽ được hoàn ngay.
Cơ quan thuế vẫn có quyền kiểm tra lại dữ liệu do các công ty đã kê khai, số thuế đã nộp, mã số thuế của bạn, người phụ thuộc, bảo hiểm, giảm trừ và tình trạng quyết toán từng năm.
Bạn nên kiểm tra riêng từng năm 2021 và 2022, không gộp chung.
Mỗi năm là một kỳ quyết toán riêng.
2️⃣ Về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Về nguyên tắc, nếu công ty đã khấu trừ thuế TNCN của bạn thì bạn có quyền đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế để làm hồ sơ quyết toán, hoàn thuế.
Nếu công ty không phản hồi, bạn nên gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email rõ ràng, không chỉ nhắn miệng.
Nội dung nên ghi: họ tên, mã số thuế, CCCD, thời gian làm việc, năm cần cấp chứng từ, số điện thoại liên hệ và đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho năm 2021, 2022.
Bạn nên lưu lại email đã gửi, tin nhắn, biên nhận, lịch sử gọi, hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, bảng lương, sao kê nhận lương, phiếu lương nếu còn.
Các tài liệu này không thay thế hoàn toàn chứng từ khấu trừ, nhưng có giá trị để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
3️⃣ Nếu công ty vẫn không cấp thì bạn nên làm theo 3 bước
Bước 1: Vào eTax kiểm tra dữ liệu thu nhập và số thuế đã khấu trừ của từng công ty.
Bạn cần xem công ty nào đã kê khai thu nhập cho bạn, công ty nào đã khấu trừ thuế, số tiền có khớp với bảng lương hoặc sao kê của bạn không.
Nếu dữ liệu trên eTax đã có đầy đủ khoản thu nhập và thuế khấu trừ, bạn có cơ sở tốt hơn để làm hồ sơ.
Nếu dữ liệu thiếu hoặc lệch, hồ sơ hoàn sẽ rủi ro hơn.
Bước 2: Liên hệ công ty lần cuối bằng văn bản.
Bạn nên gửi email có tiêu đề rõ: “Đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2021/2022”.
Trong email nên ghi thêm: “Trường hợp công ty không phản hồi, tôi sẽ liên hệ cơ quan thuế để được hướng dẫn xử lý hồ sơ hoàn thuế theo dữ liệu đã kê khai”.
Cách này thường giúp công ty phản hồi nghiêm túc hơn.
Bước 3: Liên hệ cơ quan thuế nơi bạn nộp hồ sơ quyết toán.
Bạn trình bày rõ: công ty đã khấu trừ thuế nhưng không cấp chứng từ, bạn có dữ liệu trên eTax và có chứng cứ nhận lương.
Sau đó hỏi cơ quan thuế có cho nộp hồ sơ trước kèm giải trình hay bắt buộc bổ sung chứng từ khấu trừ.
Điểm này rất quan trọng vì thực tế xử lý hồ sơ có thể phụ thuộc dữ liệu trên hệ thống và tình trạng kê khai của từng công ty.
4️⃣ Bạn có thể nộp hồ sơ hoàn khi chưa có chứng từ không?
Mình không khuyên bạn khẳng định là “cứ nộp được” trong mọi trường hợp.
Nếu dữ liệu khấu trừ đã hiện rõ trên hệ thống thuế, cơ quan thuế có thể xem xét theo dữ liệu quản lý thuế và yêu cầu bạn giải trình, bổ sung hồ sơ khi cần.
Nếu dữ liệu chưa có, bị lệch, hoặc công ty chưa kê khai đúng, khả năng cao hồ sơ sẽ bị vướng.
Vì vậy hướng an toàn là: kiểm tra dữ liệu eTax trước, lưu bằng chứng đã yêu cầu công ty cấp chứng từ, rồi hỏi cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ trước khi bấm nộp hoàn.
5️⃣ Bộ hồ sơ bạn nên chuẩn bị
Bạn nên chuẩn bị CCCD, mã số thuế cá nhân, tài khoản ngân hàng chính chủ, thông tin người phụ thuộc nếu có đăng ký giảm trừ.
Bạn nên tải hoặc chụp dữ liệu thu nhập trên eTax của từng năm.
Bạn nên gom hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc, bảng lương, sao kê ngân hàng nhận lương, email xác nhận lương, phiếu lương.
Bạn nên lưu toàn bộ email/tin nhắn đã yêu cầu công ty cấp chứng từ khấu trừ.
Nếu công ty có cấp chứng từ điện tử thì bạn xin file điện tử hoặc bản thể hiện để nộp/đối chiếu.
6️⃣ Trường hợp công ty đã giải thể, ngừng hoạt động hoặc cố tình không phản hồi
Bạn vẫn nên tra cứu tình trạng công ty và liên hệ theo email, số điện thoại, địa chỉ còn có.
Nếu không thể liên hệ, bạn nên trình bày rõ với cơ quan thuế.
Bạn không nên tự tạo chứng từ, tự sửa số liệu, hoặc nhờ bên khác làm chứng từ thay.
Việc hoàn thuế phải khớp với dữ liệu công ty đã kê khai và số thuế đã nộp vào ngân sách.
7️⃣ Một lưu ý rất quan trọng
Bạn cần kiểm tra xem các công ty đó đã quyết toán thay cho bạn chưa.
Nếu trong năm bạn làm nhiều nơi thì thường không thuộc trường hợp đơn giản để ủy quyền quyết toán tại một nơi, nên bạn phải tự quyết toán.
Nếu có nơi đã quyết toán thay nhưng dữ liệu chưa đúng, bạn cần kiểm tra lại để tránh kê khai trùng hoặc sai.
8️⃣ Hướng xử lý thực tế mình đề xuất
Bạn vào eTax kiểm tra từng năm 2021 và 2022.
Bạn lập danh sách từng công ty: tên công ty, mã số thuế công ty, thời gian làm, tổng thu nhập, thuế đã khấu trừ, đã có chứng từ hay chưa.
Bạn gửi email yêu cầu cấp chứng từ cho từng công ty và lưu bằng chứng.
Sau 3-5 ngày làm việc không phản hồi, bạn liên hệ cơ quan thuế để hỏi hướng nộp hồ sơ khi thiếu chứng từ do công ty không cấp.
Nếu cơ quan thuế đồng ý tiếp nhận theo dữ liệu hệ thống, bạn nộp hồ sơ và đính kèm giải trình.
Nếu cơ quan thuế yêu cầu chứng từ bắt buộc, bạn tiếp tục làm văn bản yêu cầu công ty cấp và có thể phản ánh đến cơ quan thuế quản lý công ty.
9️⃣ Mẫu tin nhắn/email ngắn gửi công ty
Kính gửi Anh/Chị phòng Nhân sự/Kế toán,
Em là [họ tên], MST cá nhân [mã số thuế], CCCD [số CCCD], từng làm việc tại công ty từ [tháng/năm] đến [tháng/năm].
Hiện em đang làm hồ sơ quyết toán/hoàn thuế TNCN cho năm [2021/2022].
Nhờ công ty hỗ trợ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho khoản thu nhập công ty đã chi trả và khấu trừ trong năm trên.
Rất mong công ty phản hồi và gửi chứng từ giúp em để em hoàn thiện hồ sơ với cơ quan thuế.
Trân trọng cảm ơn.
🔟 Kết luận ngắn gọn
Bạn vẫn còn hướng xử lý, không phải mất luôn khoản hoàn chỉ vì công ty chưa cấp chứng từ.
Nhưng bạn cần làm đúng thứ tự: kiểm tra dữ liệu eTax, yêu cầu công ty bằng văn bản, lưu bằng chứng, rồi hỏi cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ.
Với số hoàn hơn 10 triệu và hồ sơ nhiều năm cũ, bạn nên nhờ người có chuyên môn rà trước khi nộp để tránh bị treo hồ sơ hoặc phải giải trình nhiều lần.