Theo quy định tại khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019 , mỗi khi thanh toán tiền lương cho người lao động, người sở dụng lao động bắt buộc phải sao kê lương (tạo bảng lương) cho người lao động. Chính vì vậy, bảng lương hay phiếu lương chính là giấy tờ thể hiện thu nhập cá nhân hàng tháng của người lao động. Trong đó bao gồm: thông tin nhân viên, chức danh, thời gian làm việc, các khoản chi phí xã hội,...
Mẫu bảng lương thường được gửi cho người lao động kèm theo tiền lương thanh toán dưới 2 dạng:
- Phiếu lương dưới dạng file mềm
- phiếu lương dưới dạng file excel hoặc file word
Đối với người lao động:
- Người lao động nắm được thông tin lien quan đến lợi ích của bản thân mình.
- Việc rạch ròi trong khoản chi trả giúp củng cố niềm tiên của người lao động, tránh xảy ra các tranh chấp không đáng có.
- Người lao động có thể tự kiểm tra tiền lương, các chính sách đãi ngộ, chế đọ mình nhận được với thực tế công sức bỏ ra.
Đối với doanh nghiệp:
- Giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc hạch toán tiền lương với nhân viên, kiểm sát được các nguồn chi phí.
- Theo dõi bảng lương, theo dõi được năng lực của mỗi người nhằm điều chỉnh chính sách tăng, giảm lương phù hợp.
>> Xem thêm: Bảng thanh toán tiền lương là gì? Tại sao cần lập bảng này?
- Hàng tháng kế toán sẽ lập bảng thanh toán tiền lương cho mỗi người lao trong doanh nghiệp.- Lập bảng dựa trên các chứng từ liên quan như: Bnagr chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành...
- Ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị) bộ phận sử dụng.
- Tháng, năm thực hiện lập bảng thanh toán lương.
- Bảng thanh toán tiền lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột "ký nhận" hoặc người nhận hộ phải ký thay.
>> Tải ngay: Mẫu thanh toán tiền lương excel theo thông tư 133
(Mẫu bảng thanh toán tiền lương theo thông tư 133 - Hình minh họa)
>> Tải ngay: Mẫu bảng thanh toán lương excel theo thông tư 200
(Mẫu bảng thanh toán tiền lương excel theo thông tư 200 - hình minh họa)
>> Xem thêm: Mẫu Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 05-LĐTL) và các khoản thu nhập của người lao động có hướng dẫn chi tiết
Phần 1: Thông tin bảng lương
- Thông tin doanh nghiệp: logo, địa chỉ, phòng ban
- Ngày cấp/xuất phiếu lương.
- Đơn vị tiền tệ chi trả cho người lao động.
Phần 2: Nội dung bảng lương
- Thông tin người nhận phiếu lương: Họ tên; Phòng ban làm việc; Số ngày công làm việc; Số ngày nghỉ bù; Số ngày nghỉ không tính phép; Số ngày nghỉ được hưởng lương; Số ngày nghỉ tính phép;
- Thông tin khoản lương nhân viên: Mức lương của nhân viên; Số mức lương cơ bản của người hưởng lương; Lương hiệu quả: Lương làm thêm giờ; Các khoản công trừ tiền lương (Ghi chú giải thích các khoản công trừ tiền lương).
Phần 3:
- Thông tin người lập phiếu (ký,họ tên).
- Chữ ký và con dấu người chịu trách nhiệm chi trả
- Thông tin phòng ban và người giải quyết vấn đề liên quan đến bảng lương (ký, họ tên).
bảng lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp khác cho người lao động. Đây đồng thời căn cứ để kiểm tra việc thanh toán lương hàng tháng cho người lao động.Bảng thánh toán tiền lương được lập hàng tháng, dựa trên bảng chấm công, bảng chấm công ngoài giờ, các nhận công việc...Cuối mỗi tháng, sau khi kết thúc thời gian làm việc theo tháng, kế toán tổng hợp từ các tài liệu, chứng từ liên quan để lập mẫu bảng lương hay bảng thanh toán tiền lương, trình giám đóc ký. Từ đó , làm cơ sở để chi trả lương cho người lao động.
Mẫu bảng lương tại thông tư 133 và Thông tư 200 về cơ bản là giống nhau. Cách ghi như sau:
Cột A: Số thứ tự người lao động
Cột B: Họ tên người lao động
Cột 1,2: Bậc lương và hệ số lương của người lao động
Cột 3,4: Điền số sản phẩm, số tiền tính theo lương sản phẩm nếu lương của người lao động tính theo sản phẩm
Cột 5,6: Điền số công và số tiền lương nếu người lao động tính lương theo thời gian làm việc.
Cột 7,8: Số ngày nghỉ việc, ngừng việc của người lao động và lương những ngày này.
Cột 9: các khoản phụ cấp thuộc quỹ lương.
Cột 10: Phụ cấp khác.
Cột 11: Tổng tiền lương (theo sản phẩm hoặc theo thời gian) cộng tiền phụ cấp của người lao động.
Cột 12: Tiền lương đã tạm ứng.
Cột 13, 14, 15, 16: Các khoản trừ từ lương người lao động như tiền đóng bảo hiểm xã hội, đóng thuế... và tổng tiền các khoản bị khấu trừ.
Cột 17: Tiền lương cuối cùng được nhận sau khi trừ tiền đã ứng, tiền đã bị khấu trừ
Cột 18: Người lao động nhận lương ký nhận.
|
không chỉ dựa vào bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành công việc mà bạn còn dựa vào:
- Hợp đồng lao động.
- Mức lương tối thiểu vùng mới nhất.
- Các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Tính được thuế thu nhập cá nhân phải nộp.
- Các khoản đóng và không phải đóng bảo hiểm xã hội.
- Tỷ lệ trích các khoản Bảo hiểm vào chi phí Doanh nghiệp và trích vào lương người lao động.
Như vậy, bảng thanh toán tiền lương có thể gọi là bảng tổng hợp chi phí liên quan đến tiền lương của người lao động.
Thành thạo việc lập bảng thanh toán lương trong excel là bắt buộc do khả năng ứng dụng và tần suất sử dụng của chúng trong các công việc chuyên môn ở vị trí kế toán.
| STT |
TÊN HÀM |
SỬ DỤNG HÀM |
| 1 |
Hàm IF |
Hàm IF : =IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B).
- Giá trị là A nếu điều kiện được đáp ứng và B nếu điều kiện không được đáp ứng.
|
| 2 |
Hàm COUNTIF |
Hàm COUNTIF (Đếm ô theo điều kiện): = COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)
- Phạm vi: Vùng dữ liệu cần đếm
- Tiêu chí: Một số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản xác định các ô cần đếm.
|
| 3 |
Hàm SUMIF |
Hàm SUMIF (Tính tổng theo điều kiện): = SUMIF (range, criteria, [sum_range])
- Range: Phạm vi dư liệu để đánh giá theo điều kiện. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc tên, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
- Criteria: Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, văn bản hoặc hàm để xác định các ô cần thêm.
- Sum_range: Các ô thực tế cần thêm nếu các ô khác với các ô được chỉ định trong phạm vi sẽ được thêm vào.
|
| 4 |
Hàm VLOOKUP |
Hàm VLOOKUP
VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])
- Là hàm tìm kiếm thông tin trong vùng dữ liệu.
|
Bước 1: Xác định nội dung bảng lương
- Thông tin doanh nghiệp gồm tên và địa chỉ.
- Tiêu đề: "Bảng thanh toán tiền lương".
- Nội dung: Bao gồm đối tượng tính lương (họ tên), thông tin tính lương (Thông tin nhân viên, chấm công...), từ đó xác định được tiền tương ứng. Tổng hợp tất cả các khoản tăng (lương, thưởng, v.v) và giảm (tạm ứng, khấu trừ lương, thuế, v.v.) để xác định số tiền phải trả cho mỗi nhân viên trong tháng.
- Số tiền: xác nhận lại đúng tổng lương phải trả trong tháng
- Thời gian lập bảng và người chịu trách nhiệm ký để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc tính, giám sát và thanh toán tiền lương cho nhân viên.
Bước 2: Thêm thông tin lương của người lao động.
- Gồm có "Bậc lương" và "Hệ số lương"
- Thông tin liên quan tới người lao động bao gồm:...
Hai mục này thường được quản lý trong sổ đăng ký lao động hoặc hợp đồng lao động.
Bước 3: Lấy thông tin từ bảng chấm công.
- Cột số lượng sản phẩm được sử dụng để theo dõi mỗi nhân viên đã hoàn thành (hoặc bán) bao nhiêu sản phẩm.
- Cột số công là số thời gian nhân viên làm việc trong bảng chấm công.
Bước 4: Xác định các khoản đã tạm ứng.
- Kế toán xác định số tạm ứng tiền lương trong tháng căn cứ vào bảng theo dõi tạm ứng.
- Bảng theo dõi tạm ứng riêng, số tạm ứng chưa hoàn nhập được trừ vào tiền lương tháng hiện có để tính tổng số tạm ứng cho các tháng.
Bước 5: Tính các khoản trích theo lương.
- Gồm tiền đóng bảo hiểm, nộp thuế thu nhập cá nhân,...
Bước 6: xác định số lương thực lĩnh theo tháng
- Số lương thực lĩnh = Tổng lương hợp đồng - Số tiền tạm ứng - Khoản trích theo lương.
>> Xem thêm: Mẫu bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số: 02 - LĐTL)