KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp
ü Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình.
ü Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.
ü Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp
Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp
- Cập nhật số liệu
- Cập nhật số dư ban đầu
- Chuyển số dư TK sang năm sau
- Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
- Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ
- Lọc tìm số liệu và báo cáo nhanh
ü Phiếu kế toán
Đường dẫn: Kế toán tổng hợp/Cập nhật số liệu/Phiếu kế toán
Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán bổ sung, các bút toán điều chỉnh hay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không cập nhật ở các cửa sổ khác. Ví dụ như điều chính thuế, phân bổ lương, BHXH…
Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ.
Chương trình cho cập nhật diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và vụ việc liên quan cho từng dòng hạch toán một.
Phiếu kế toán có màn hình cập nhật như sau:
Người sử dụng cập nhật các thông tin sau:
Ø Mã đơn vị: Nhập tên hoặc mã của các đơn vị, dùng để quản lý các công ty thành viên, các xí nghiệp thành viên hoặc các bộ phận- Mã này đã được thiết lập trong Danh mục đơn vị cơ sở.
Ø Số chứng từ: Số thứ tự chứng từ trong PKT, chương trình ngầm định hoặc tự gõ
Ø Ngày hạch toán: Ngày ghi chứng từ vào sổ sách kế toán
Ø Ngày lập chứng từ: Là ngày phát sinh chứng từ
Ø Loại ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng khi phát sinh nghiệp vụ này (VND, USD,...)
Ø Tỷ giá: Nếu là đồng tiền hạch toán VNĐ thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1.
Ø Tài khoản: Tài khoản nợ và TK có sẽ đuợc lưu trên 2 dòng khác nhau, dòng thứ nhất nhập TK nợ, dòng 2 nhập TK có
Ø Mã khách: Có thể bỏ qua hoặc nhận (trường hợp TK công nợ). Nếu nhận gõ ký hiệu tắt của mã, nhấn ENTER, chương trình sẽ hỏi: Có chọn khách hàng không? Có thì chọn khách hàng, Không thì chọn nhà cung cấp, sẽ có danh sách hiện ra nhấn ENTER vào một khách hàng để chọn. Nếu khách hàng mới chưa có trong danh mục mã thì có thể nhấn F4 để tạo một mã khách mới ngay tại cửa sổ này.
Ø Phát sinh nợ: Nếu ô Tài khoản gõ TK ghi nợ thì gõ số tiền vào ô Phát sinh nợ và ngược lại.
Ø Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ KT phát sinh
Ø Mã vụ việc: Có thể bỏ qua hoặc chọn mã vụ việc theo dõi liên quan đến nghiệp vụ KT phát sinh đã thiết lập trong Danh mục vụ việc hoặc tạo mới (trường hợp sản xuất)
Ø Mã của trường tự do: Tương tự mã vụ việc
Ø Nhóm định khoản: Trường hợp nghiệp vụ phát sinh có nhiều nợ và nhiều có thì với một nhóm nợ và có tương ứng sẽ cho cùng một nhóm định khoản, mỗi nhóm nợ và có khác nhau sẽ có nhóm định khoản khác nhau. Trường hợp có một nhóm nợ và có thì không cần nhập
Ø Phát sinh có: Sau khi nhận xong dòng 1 thì ENTER xuống dòng 2 để gõ tài khoản có và số tiền phát sinh có tương ứng.
Chú ý:
Các phát sinh bên nợ và bên có phái bằng nhau thì chương trình mới cho lưu.
Chép chứng từ để tạo chứng từ mới: thông thường các bút toán định kỳ của các tháng khác nhau thường giống nhau về hạch toán, chỉ khác nhau về số tiền. Trong trường hợp này có thể sử dụng chức năng copy chứng từ để tạo ra một chứng từ mới và chỉ cần sửa các thông tin cần thiết. Vào biểu tượng góc trái của màn hình nhấn chuột và chọn chức năng Chép số liệu.
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:
ü Phân bổ tài khoản CPSX chung (tk 627) vào các tài khoản sản phẩm dở dang (tk 154).
ü Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622) vào các tài khoản sản phẩm dở dang trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.
Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách
lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.
Để khai báo bút toán phân bổ tự động chọn đường dẫn: Kế toán tổng hợp\ Cập nhật số liệu\ Khai báo các bút toán phân bổ tự động - khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:
Để tạo bút toán phân bổ mới nhấn phím F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng:
Phần thông tin chung:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Stt bút toán
|
Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.
|
|
Tên bút toán
|
Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
|
|
Tài khoản ghi có
|
Tài khoản sẽ phân bổ đi.
Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.
|
|
Mã vụ việc
|
Đây chính là vụ việc gắn với phát sinh của tài khoản ghi có. Mã vụ việc này được nhập khi số tiền phát sinh của tài khoản ghi có của vụ việc này được phân bổ cho các vụ việc khác.
|
|
Phân bổ theo
|
0 – Phân bổ theo hệ số: cho phép phân bổ tương ứng với mỗi vụ việc là một hệ số (phần trăm số tiền tương ứng với vụ việc đó). Khi đó sẽ không phải nhập tài khoản nợ và tài khoản có
1 – Phân bổ theo phát sinh vụ việc: Chương trình tự động tính hệ số phân bổ theo tỷ lệ giữa các vụ việc của cặp phát sinh TK nợ và TK có
|
Để nhập dữ liệu vào phần thông tin chi tiết ở dưới màn hình trên chọn phím Ctrl + F4, khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:
Phần thông tin chi tiết:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Tài khoản ghi nợ
|
Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản phải là tài khoản chi tiết.
|
|
Mã vụ việc
|
Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết cho từng vụ việc, sản phẩm.
|
Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Số chứng từ
|
Số chứng từ của bút toán phân bổ tự động
|
|
Số tiền phân bổ
|
Trong trường hợp ta không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh mà chỉ phân bổ một phần tiền phát sinh thì khi thực hiện bút toán phân bổ phải nhập số tiền cần phân bổ.
Nếu ta không khai báo số tiền sẽ phân bổ thì khi tạo bút toán phân bổ OTM sẽ tính số tiền cần phải phân bổ bằng tổng phát sinh - tổng số giảm trong kỳ và tiếp theo sẽ phân bổ số tiền này theo tiêu thức được lựa chọn.
|
|
Hệ số phân bổ
|
Hệ số phân bổ cho từng tài khoản nhận phân bổ.
Khi khai báo các hệ số ta không bắt buộc khai báo hệ số theo tỷ lệ phần trăm mà có thể khai báo theo số trước khi ta tính ra tỷ lệ % và chương trình sẽ tự động tính tỷ lệ % cần thiết để thực hiện phân bổ.
|
Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa đổi.
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau để xác định KQKD:
Ø Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh.
Ø Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh.
Ø Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh.
Ø Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh.
§ Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
§ Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ 642 - 911) hoặc ngược lại (ví dụ 511 - 911).
§ Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc.
§ Khi tạo bút toán kết chuyển OTM sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.
§ Để tiện dụng OTM cho phép các khả năng khai báo sau:
ü Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
ü Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi đó OTM sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.
ü Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi đó OTM sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.
Để khai báo bút toán kết chuyển tự động chọn đường dẫn: Kế toán tổng hợp\ Cập nhật số liệu\ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động - khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:
Đường dẫn: Kế toán tổng hợp/Cập nhật số liệu/Bút toán kết chuyển tự động. Khi đó sẽ xuất hiện bảng sau:
Dùng phím cách - Space để đánh dấu, sau đó chọn F4 để tạo bút toán kết chuyển. Nếu sau khi đã kết chuyển mà phát hiện cập nhật chứng từ sai, sau khi sửa phải vào xoá đi kết chuyển cũ và kết chuyển lại thì chương trình mới xác đinh kết quả đúng được.
- Sổ kế toán theo hính thức nhật ký chung
- Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ.
- Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
- Lọc báo cáo nhanh.