Cho em hỏi công ty T4/2025 có mua sản phẩm tặng KH, cty đã xuất hoá đơn hàng tặng ra.T1/2026 sản phẩm bị lỗi nên KH cần đổi, mình đã mang ra hãng và đổi cái mới. Hàng đã xuất hoá đơn điều chỉnh âm giá trị của hoá đơn T4/25, đồng thời xuất tặng lại sản phẩm đó (do đổi khác màu, và thuế suất thay đổi từ 10% thành 8%, giá trị sau thuế giữ nguyên).Vậy mình cần làm những gì để đúng Luật ạ!Em cảm ơn!
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
1️⃣ Hướng xử lý của bên bạn đang đi đúng bản chất là theo hướng “hàng đã tặng bị trả lại/đổi hàng”, không phải chỉ sửa sai kỹ thuật hóa đơn. Trường hợp người mua trả lại hàng, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh; nếu người mua là doanh nghiệp/hộ, cá nhân kinh doanh thì 2 bên cần có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai hoặc nội dung đổi trả.
2️⃣ Vì khách của bạn đổi do hàng lỗi và có phát sinh đổi sang mã/màu khác, đồng thời thuế suất đầu ra của lần xuất lại khác lần cũ, nên bộ hồ sơ nên có đủ: biên bản/phiếu xác nhận hàng lỗi và thu hồi hàng cũ từ khách, phiếu đổi hàng hoặc biên bản thỏa thuận đổi hàng, chứng từ bên hãng nhận bảo hành/đổi trả, phiếu nhập lại hàng lỗi và phiếu xuất giao hàng mới. Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3️⃣ Với hóa đơn đã xuất tháng 4/2025 cho hàng tặng, nếu nay khách trả lại hàng cũ để đổi, bên bạn lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn tặng cũ là đúng hướng. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, và phần giá trị điều chỉnh giảm được ghi âm đúng với thực tế điều chỉnh.
4️⃣ Sau đó, bên bạn xuất hóa đơn mới cho hàng tặng giao lại trong tháng 1/2026 là đúng, vì hàng cho, biếu, tặng vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
5️⃣ Điểm rất quan trọng là kê khai thuế: với hóa đơn điều chỉnh do trả lại hàng/đổi hàng theo khoản 4 Điều 19, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, tức là bên bạn kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm ở kỳ tháng 1/2026 hoặc quý 1/2026 tùy chế độ kê khai của công ty; không khai bổ sung ngược về kỳ tháng 4/2025 theo cơ chế của trường hợp này.
6️⃣ Hóa đơn tặng lại hàng mới cũng kê khai đầu ra tại kỳ tháng 1/2026 hoặc quý 1/2026 như hóa đơn bán ra bình thường. Như vậy thực tế sẽ có 2 bút toán thuế đầu ra trong 1/2026: một hóa đơn điều chỉnh giảm cho hàng cũ, và một hóa đơn xuất tặng lại cho hàng mới.
7️⃣ Bên bạn không cần hiểu đây là “nộp mẫu 04/SS-HĐĐT” nếu nghiệp vụ của bạn là trả lại hàng/đổi hàng. Mẫu 04/SS-HĐĐT trong Điều 19 áp dụng rõ cho trường hợp sai tên, địa chỉ người mua mà không sai mã số thuế và các nội dung khác.
8️⃣ Về thuế suất 8% của hóa đơn xuất lại tháng 1/2026, mình chưa thể khẳng định đúng hay sai chỉ từ thông tin bạn gửi, vì muốn xác định 8% hay 10% phải biết chính xác mặt hàng là gì và có thuộc đối tượng áp dụng thuế suất 8% theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15, Nghị định số 181/2025/NĐ-CP và Nghị định số 359/2025/NĐ-CP hay không. Tôi cần thêm thông tin bổ sung từ bạn để có câu trả lời chính xác.
9️⃣ Vì vậy, điều bạn cần chốt nội bộ là:
– Xác định rõ đây là đổi trả do hàng lỗi hay đang xử lý như một lần “hủy quà cũ và tặng quà mới”.
– Rà lại mã hàng mới có thật sự thuộc diện 8% trong 1/2026 không.
– Lưu đủ hồ sơ đổi trả/bảo hành để giải trình vì hàng cũ xuất 10% còn hàng mới xuất 8% nhưng tổng tiền sau thuế lại giữ nguyên.