Để chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải đáp ứng được những điều kiện nhất định của Luật thuế TNDN
Trong bài viết này, Công ty đào tạo Kế Toán VAFT sẽ phân tích cho các bạn về điều kiện để chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là gì? và những trường hợp nào thì chi phí tiền lương sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN?
Chi phí tiền lương sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động được ghi cụ thể về điều kiện được hưởng và mức hưởng ở 1 trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động, Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng, quy chế chi tiêu nội…
Hồ sơ chi phí tiền lương gồm:
+ Hợp đồng lao động
+ Quy chế lương thưởng…
+ Bảng chấm công
+ Bảng tính lương
+ Chứng từ thanh toán tiền lương cho NLĐ
+/ Nếu trả lương bằng tiền mặt thì phải có phiếu chi (phải có đầy đủ chữ ký của các bên)
+/ Nếu trả lương bằng chuyển khoản thì phải có UNC/GBN
Ngoài ra còn có các hồ sơ chứng từ khác liên quan đến chi phí tiền lương như:
+ Hồ sơ tham gia đóng bảo hiểm bắt buộc cho NLĐ (Liên quan đến phần trích bảo hiểm tính vào chi phí của doanh nghiệp theo tỷ lệ trích nộp của người sử dụng lao động)
+ Hồ sơ chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân (nếu doanh nghiệp trả lương Net thì số thuế TNCN doanh nghiệp nộp thay cho NLĐ sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN)
Căn cứ để hạch toán ghi nhận chi phí tiền lương: Bảng tính lương hoặc phiếu tính lương
Lưu ý: Nếu người lao động thuộc đối tượng phải tham gia bảo hiểm bắt buộc nhưng không tham gia đóng bảo hiểm theo đúng quy định của Luật bảo hiểm thì chi phí tiền lương của người lao động này vẫn được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì còn 1 vài khoản liên quan đến tiền lương tiền công của NLĐ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN như sau:
+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người nước ngoài trong đó có ghi khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam theo bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông được doanh nghiệp trả có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động trong đó có ghi khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, khoản chi trả này có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
+ Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài trong đó nêu rõ doanh nghiệp Việt Nam phải chịu các chi phí về chỗ ở cho các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam thì tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Chi phí tiền lương sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong các trường hợp sau:
Theo quy định tại khoản 2.6 điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC thì:
+ Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế thưởng… sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động mà doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật thì sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
+ Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà thực tế chưa chi trả sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
Ví dụ: Chi phí tiền lương của năm 2024:
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2024: Chậm nhất là ngày 31/03/2025
Nếu tiền lương của năm 2024 mà trả sau ngày 31/3/2025 thì bị loại ra khỏi chi phí được trừ của năm 2024 (trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề)
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.
Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng tiền lương mà sau 6 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau.
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2024, Công ty Kế Toán VAFT có trích quỹ dự phòng tiền lương là 10 tỷ đồng, đến ngày 30/06/2025 (đối với trường hợp doanh nghiệp áp dụng kỳ tính thuế theo năm dương lịch), Công ty Kế Toán VAFT mới chi số tiền từ quỹ dự phòng tiền lương năm 2024 là 7 tỷ đồng thì Công ty Kế Toán VAFT phải tính giảm chi phí tiền lương năm sau (năm 2025) là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ). Khi lập hồ sơ quyết toán năm 2025 nếu Công ty Kế Toán VAFT có nhu cầu trích lập thì tiếp tục trích lập quỹ dự phòng tiền lương theo quy định.
Xem thêm: Hạch toán trích lập quỹ dự phòng tiền lương.
+ Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh => Đây là những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
=> Tức là chi phí tiền lương, tiền công của Chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ) => KHÔNG được đưa vào chi phí được trừ.
- Và thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.=> KHÔNG được đưa vào chi phí được trừ.
Lưu ý:
Nếu giám đốc công ty tư nhân, công ty TNHH 1TV mà không phải là chủ công ty mà là người đi thuê (là người lao động được thuê giữ chức vụ GĐ) thì mọi khoản chi phí tiền lương của giám đốc đi thuê vẫn được tính vào chi phí được trừ.
Xem thêm:: Tiền lương của Giám đốc Cty TNHH 1TV
Tiền lương bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác
- Đối với “Mức Lương”:
+ Mức lương phải được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động để làm căn cứ tính lương, xác định chi phí khi tính thuế TNDN
+ Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu
Xem chi tiết: Mức lương tối tiểu vùng năm 2024
=> Vậy là đối với "Mức lương" (khoản lương chính đó) thì chỉ có quy định về thấp nhất là không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng thôi, còn không có quy định về mức tối đã
=> Mức lương cao bao nhiêu là do người sử dụng lao động thỏa thuận với người lao động (chỉ cần không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng là được)
- Đối với “Các khoản phụ cấp”:
+ Phụ cấp lương là khoản tiền bù đắp các yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ trong mức lương theo công việc hoặc chức danh
+ Các khoản phụ cấp, trợ cấp không có quy định khống chế về mức chi như: phụ cấp chức vụ, chức danh, nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; thâm niên, thu hút… hay các khoản phụ cấp gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc như: Tiền ăn trữa/ăn giữa ca, Tiền điện thoại, Xăng xe, Đi lại, Nhà ở, Nuôi con nhỏ, Trách nhiệm, Năng lực, Chuyên cần...
Xem thêm: Quy định về tiền ăn trưa ăn ca
Xem thêm: Quy định về phụ cấp xăng xe
=> Nhưng lưu ý là các khoản phụ cấp, trợ cấp này phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ như: Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng... thì được tính vào chi phí được trừ
Doanh nghiệp được tự quy định trong quy chế, tự thỏa thuận về mức chi trả với NLĐ => DN cứ chi đúng theo quy chế hoặc theo thỏa thuận thì được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Còn trường hợp doanh nghiệp chi các khoản tiền phụ cấp cho người lao động cao hơn mức đã quy định trong quy chế hoặc thỏa thuận trên HĐLĐ thì phần chi cao hơn đó sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
+ Một số khoản phụ cấp bị khống chế hoặc cần chú ý như sau:
Phụ cấp trang phục:
Theo điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC thì:
Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.7. Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định cụ thể của Bộ Tài chính.
Vậy là:
- Nếu chi trang phục bằng tiền cho NLĐ (trả tiền cho NLĐ để NLĐ tự mua trang phục):
+ Bị khống chế mức được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là Không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.
+ Nếu DN chi tiền trang phục cao hơn mức 5 triệu đồng/người/năm thì: Phần vượt quá 5 triệu đồng/người/năm sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Nếu chi trang phục bằng hiện vật cho NLĐ (DN mua trang phục về rồi cấp phát cho NLĐ): Thì không bị khống chế mức chi, chỉ cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ là được tính tất vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
- Nếu chi trang phục bằng cả 2 hình thức (vừa chi bằng tiền, vừa chi bằng hiện vật) cho NLĐ thì:
+ Đối với phần chi bằng hiện vật: được tính tất vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ
+ Đối với phần chi bằng tiền: được tính vào chi phí được trừ tối đa là 5 triệu đồng/người/năm.
+ Công tác phí:
+/ Trường hợp: Chi công tác phí theo chứng từ thực tế phát sinh: phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
+/ Trường hợp: Chi công tác phí khoán: thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ (Không cần hóa đơn). Nếu chi cao hơn mức khoán chi đã quy định thì phần vượt cao hơn đó sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.
Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.
+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.
+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.
Theo quy định tại khoản 2.9 điều 4 của Thông tư số 96/2015/TT-BTC
Xem thêm:: Quy định chi phí công tác hợp lý
- Đối với “Các khoản bổ sung khác” như:
Phần chi đối với chi phí trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho NLĐ:
+ Mức chi vượt mức 3.000.000/tháng/người sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần vượt trên mức 3.000.000đ đó (Được tính tối đa 3.000.0000/người/tháng vào CP được trừ)
+ Không được quy định rõ trong HĐLĐ, Quy chế lương thưởng, tài chính… của DN sẽ bị loại khỏi CP được trừ khi tính thuế TNDN
+ Nếu không thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc (không tham gia, nợ tiền bảo hiểm) cho người lao động thì các khoản chi cho các chương trình tự nguyện nêu trên sẽ bị loại ra khỏi CP được trừ khi tính thuế TNDN
Theo khoản 3, điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC
Xem thêm: : Chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên
- Đối với “Các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động”
Khoản có tính chất phúc lợi là khoản lợi ích vật chất NLĐ nhận được ngoài những khoản lương thưởng đã thỏa thuận nhằm cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động.
Theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC thì:
Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ Điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ Khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại khoản 3, điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC) và những Khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
Các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nhưng bị không chế mức được trừ khi tính thuế TNDN như sau:
Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp
Trong đó:
Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.
Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Theo Công văn số 21071/CT-HTr ngày 19/4/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế thì: Quỹ tiền lương thực tế thực hiện bao gồm toàn bộ lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, thuế TNCN, bảo hiểm bắt buộc Công ty đã khấu trừ nộp Ngân sách Nhà nước.
Ví dụ: Năm 2024: Công ty VAFT có quỹ lương thực hiện thực tế chi trả là 600 triệu.
=> Mức được trừ của các khoản phúc lợi tối đa là 1 tháng lương bình quân thực hiện trong năm tính thuế 2024 là: 600 triệu : 12 tháng = 50 triệu.
+ Nếu tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi đã chi vượt 50 triệu thì loại phần vượt.
Ví dụ: Tổng chi các khoản chi có tính chất phúc lợi là 80 triệu: thì được trừ 50 triệu. Loại ra 30 triệu
+ Nếu tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi đã chi bằng hoặc dưới 50 triệu thì được tính tất cả vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Lưu ý:
+ Ngoài các khoản chi có tính chất phúc lợi đã nêu ở trên thì các khoản quà tặng các dịp lễ tết đều thuộc nhóm các khoản chi có tính phúc lợi như:
+/ Quà trung thu, quà tết cho cán bộ, công nhân (Theo công văn số Số: 4003/TCT-CS 17 tháng 10 năm 2018 của Tổng Cục Thuế V/v Chính sách thuế đối với mua hàng hóa làm quà cho cán bộ, nhân viên)
+/ Các khoản chi lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con, trung thu (Theo Công văn số 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017 của Tổng cục Thuế về chính sách thuế TNDN)
+/ Chi phí tổ chức liên hoan tiệc tất niên, giáng sinh cho người lao động cũng là khoản chi có tính chất phúc lợi (Theo Công văn số 109325/CTHN-TTHT ngày 23/12/2020 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN)
+ Về thuế GTGT đầu đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi: được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần CP được trừ khi tính TNDN
+/ Theo Công văn số 3531/CT-TTHT ngày 7/4/2020 của Cục Thuế TP. HCM: trường hợp Công ty có phát sinh khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động (mua thức ăn, tiệc cuối năm, tiệc giáng sinh) nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm của Công ty thì được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
+/ Theo CV 4005/TCT-CS, ngày 29/9/2015 thì: doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với những khoản chi phúc lợi tương ứng với khoản tiền được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nêu trên nếu đáp ứng được các điều kiện về khấu trừ theo quy định: Có hóa đơn GTGT đầu vào, và thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn từ 20 triệu trở lên.
Ví dụ: Công ty Kế Toán VAFT có Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi 90 triệu, thuế GTGT đầu vào là 8,5 triệu, Qũy lương thực tế trung bình 1 tháng là 80 triệu => Các khoản chi phúc lợi đc trừ là 80 triệu => Thuế GTGT được KT là 8 triệu.
+ Về hồ sơ chứng từ đối với các khoản chi có tính chất phúc lợi:
+/ Phải có quy định về mức hưởng tại trong 1 trong các hồ sơ như: hợp đồng lao động, quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp... .
+/ Quyết định chi của giám đốc/ban chấp hành công đoàn cơ sở (nếu có)
+/ Nếu chi trực tiếp cho người lao động thì phải có chứng từ chi (Phiếu chi hoặc BNC/PBN)
+/ Nếu mua hàng hóa, dịch vụ bên ngoài để chi phúc lợi thì phải có hóa đơn chứng từ đầy đủ theo quy định. Đối với các hóa đơn có tổng thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Xem thêm:: Quy định về chi phí phúc lợi cho nhân viên
- Đối với “Tiền thưởng”
Như thưởng năng lực, Thưởng doanh số, thưởng thâm niên, Lương tháng 13/thưởng tết âm lịch, thưởng tết dương lịch, Thưởng lễ: 30/4, 1/5, 2/9…
Phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại 1 trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng... thì được tính vào chi phí được trừ.
Xem thêm: Mẫu quy chế lương thưởng
Quy định về tiền lương thưởng tháng 13
Chi thưởng sáng kiến, cải tiến mà doanh nghiệp không có quy chế quy định cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến, không có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến thì sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
=> Tức là: Phải có hội đồng nghiệm thu sáng kiến, cải tiến và có quy định bằng văn bản cụ thể về việc chi thưởng sáng kiến, cải tiến.
Các khoản chi thêm cho lao động nữ được tính vào chi phí được trừ bao gồm:
- Chi cho công tác đào tạo lại nghề cho lao động nữ trong trường hợp nghề cũ không còn phù hợp phải chuyển đổi sang nghề khác theo quy hoạch phát triển của doanh nghiệp.
Khoản chi này bao gồm: học phí (nếu có) + chênh lệch tiền lương ngạch bậc (đảm bảo 100% lương cho người đi học).
- Chi phí tiền lương và phụ cấp (nếu có) cho giáo viên dạy ở nhà trẻ, mẫu giáo do doanh nghiệp tổ chức và quản lý.
- Chi phí tổ chức khám sức khoẻ thêm trong năm như khám bệnh nghề nghiệp, mãn tính hoặc phụ khoa cho nữ công nhân viên.
- Chi bồi dưỡng cho lao động nữ sau khi sinh con lần thứ nhất hoặc lần thứ hai.
- Phụ cấp làm thêm giờ cho lao động nữ trong trường hợp vì lý do khách quan người lao động nữ không nghỉ sau khi sinh con, nghỉ cho con bú mà ở lại làm việc cho doanh nghiệp được trả theo chế độ hiện hành; kể cả trường hợp trả lương theo sản phẩm mà lao động nữ vẫn làm việc trong thời gian không nghỉ theo chế độ.
Khoản chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động không theo đúng quy định hiện hành.
(Chi tiết mức trợ cấp mất việc làm các bạn xem tại Theo điều 47 của Bộ luật lao động số 45/2019/QH14)
Các khoản chi chi sau cũng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
- Các khoản thực chi cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS tại nơi làm việc của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí đào tạo cán bộ phòng, chống HIV/AIDS của doanh nghiệp, chi phí tổ chức truyền thông phòng, chống HIV/AIDS cho người lao động của doanh nghiệp, phí thực hiện tư vấn, khám và xét nghiệm HIV, chi phí hỗ trợ người nhiễm HIV là người lao động của doanh nghiệp.
- Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:
+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.
+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp
Xem thêm: Quy định về chi phí đào tạo nhân viên
Ngoài ra các bạn có thẻ tham khảo 1 số Công văn sau quy định về các khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ ...cho người lao động nhé:
1. Thuế TNCN nộp thay nhân viên được trừ vào chi phí:
Công văn số 4881/CT-TTHT ngày 30/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chi phí thuế TNCN nộp thay người lao động:
"Căn cứ quy định trên, trường hợp Ông Yusuke Akiyama có quốc tịch Nhật Bản, được công ty mẹ tại Nhật cử sang Việt Nam công tác và bổ nhiệm làm Tổng giám đốc tại Việt Nam, sau đó công ty con (Công ty TNHH Tsuchiya Trading Việt Nam) tại Việt Nam ký hợp đồng lao động với Ông Yusuke Akiyama, trong đó quy định rõ tất cả các khoản thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ nguồn thu tại Việt Nam và Nhật Bản sẽ do công ty con chi trả thì khoản chi phí này được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của đơn vị nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên."
2. Chưa đóng BHXH chi phí tiền lương có được trừ
Theo Công văn 3884/TCT-CS ngày 18/11/2013 của Tổng cục thuế:
|
Căn cứ các quy định nêu trên, các chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng thực chi cho người lao động, có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và không thuộc các khoản quy định tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 6 Thông tư 123/2012/TT-BTC ngày 27/7/2012 của Bộ Tài chính thì được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Trường hợp doanh nghiệp vi phạm các quy định về đóng bảo hiểm xã hội thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế liên quan đến chi phí tiền lương, cơ quan thuế cần kiểm tra cụ thể chứng từ chi tiền lương, bảng lương, hợp đồng lao động và việc kê khai nộp thuế thu nhập cá nhân của người lao động để có đủ căn cứ xử lý về thuế theo quy định, ngăn chặn, xử lý trường hợp doanh nghiệp cố tình khai khống chi phí tiền lương để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tổng cục Thuế trả lời để Cục Thuế tỉnh Hà Nam được biết./.
NHƯ VẬY:
- Nếu chưa đóng BHXH cho nhân viên thì chi phí tiền lương không bị loại (nếu có đầy đủ hoá đơn, chứng từ theo luật thuế TNDN)
- Nhưng sẽ bị Cơ quan BHXH phạt và truy thu khoản tiền này (Hiện nay Cơ quan BHXH đã lấy dữ liệu từ Cơ quan Thuế để yêu cầu DN giải trình về việc chênh lệch số lao động tham gia BHXH)
=> Nên DN phải tham gia BHXH bắt buộc nhé Xem thêm:
Thủ tục đăng ký tham gia BHXH
|
3. Chi ngày lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con, trung thu
Theo Công văn 5435/TCT-CS ngày 27/11/2017 của Tổng cục thuế:
|
1. Về việc tính vào chi phí được trừ các khoản chi lễ 8/3, 1/6, sinh nhật, sinh con, trung thu
- Tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT - BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC) quy định về khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:…
- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động, chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm; sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.1.1 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp“.
- Liên quan đến nội dung các khoản chi phúc lợi của doanh nghiệp, Tổng cục Thuế đã có công văn số 158/TCT-CS ngày 12/1/2017 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Theo Công văn 158/TCT-CS ngày 12/1/2017 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động quy định tại Khoản 4 Điều 1 Nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 1/10/2014 của Chính phủ nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Đối với doanh nghiệp nhà nước, công ty có cổ phần, vốn góp chi phối của Nhà nước trong năm có các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động đã tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định nêu trên, nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi theo quy định thì cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không hạch toán trùng từ hai nguồn (tính vào chi phí và nguồn quỹ phúc lợi).
|
4. Chi đám hiếu, hỷ cho nhân viên, chi lì xì mừng năm mới, chi nghỉ mát
Theo Công văn 2489/CT-TTHT ngày 24/3/2016 của cục thuế TP.Hồ Chí Minh.
|
Trường hợp trong năm 2014 Công ty có chi các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ cho nhân viên, chi lì xì mừng năm mới, chi nghỉ mát ... và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng khoản chi có tính chất phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của Công ty thì Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
|
5. Chi phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên:
Công văn số 2738/CT-TTHT ngày 18/1/2018 của Cục Thuế TP. Hà Nội:
"Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty của Độc giả khoán chi tiền điện thoại cho người lao động nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và một trong số các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản khoán chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động."
Xem thêm:: Quy định chi phí phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên
6. Tiền hỗ trợ thêm khi chấm dứt hợp đồng lao động:
Theo Công văn 4706/TCT-DNL ngày 26/11/2018 của Tổng cục thuế:
Căn cứ các quy định trên, trường hợp năm quyết toán 2017 Công ty Cổ phần Cảng Đà Nẵng đã chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi chấn dứt hợp đồng với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động, ngoài ra, Công ty còn chi tiền hỗ trợ thêm cho người lao động theo Thoả ước lao động tập thể và Biên bản thống nhất giữa Tổng giám đốc với Chủ tịch Công đoàn Công ty; trường hợp Cục Thuế TP Đà Nẵng kiểm tra và xác nhận khoản chi này thuộc khoản chi có tính chất phúc lợi, tổng số chi có tính chất phúc lợi trong năm của Công ty không vượt quá 01 tháng lương bình quân theo quy định thì Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.-
Xem thêm: Cách hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương