Cả nhà cứu e với. E vừa lỡ cấp chứng từ khấu trừ thuế tncn cho cá nhân uỷ quyền trong ds được hoàn thuế rồi ạ. Mà số thuế tncn đã khấu trừ sau quyết toán =0 nhưng e lại viết nhầm theo số đã khấu trừ trong năm. Giờ e phải xử lý sao ạ
Chào bạn, với tình huống này mình chốt như sau.
1️⃣ Về nguyên tắc
Cá nhân đã ủy quyền quyết toán cho công ty thì công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó.
2️⃣ Trường hợp của bạn đang sai ở 2 chỗ
Sai thứ nhất là đã cấp chứng từ cho người đã ủy quyền quyết toán.
Sai thứ hai là số trên chứng từ lại ghi theo số đã khấu trừ trong năm, trong khi sau quyết toán số thuế đã khấu trừ còn bằng 0.
3️⃣ Hướng xử lý đúng
Bạn cần thu hồi ngay chứng từ đã cấp nhầm đó.
Nếu là chứng từ giấy thì lập biên bản thu hồi/hủy chứng từ cấp sai, ghi rõ lý do: cá nhân đã ủy quyền quyết toán tại đơn vị nên không thuộc trường hợp cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Sau đó lưu biên bản này cùng hồ sơ quyết toán thuế TNCN của công ty.
4️⃣ Nếu là chứng từ điện tử
Từ 01/06/2025, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử lập sai phải xử lý theo nguyên tắc tương tự xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, đồng thời thông báo chứng từ sai theo mẫu 04/SS-CTĐT.
Với ca của bạn, bản chất là cấp nhầm đối tượng, nên hướng an toàn là thông báo sai sót và hủy giá trị sử dụng của chứng từ đã cấp nhầm đó trong hệ thống, không cấp lại chứng từ mới cho người lao động này.
5️⃣ Có cần cấp lại chứng từ đúng số 0 không
Không.
Vì người lao động đã ủy quyền quyết toán thì ngay từ đầu không được cấp chứng từ khấu trừ.
Nên trường hợp này là thu hồi/hủy chứng từ đã cấp sai, không phải sửa rồi cấp lại.
6️⃣ Nếu người lao động chưa dùng chứng từ đó làm gì
Bạn xử lý nội bộ ngay như trên là được.
Rủi ro sẽ thấp hơn nhiều nếu thu hồi sớm và lưu hồ sơ giải trình đầy đủ.
7️⃣ Nếu người lao động đã cầm chứng từ đi tự quyết toán rồi
Bạn cần báo ngay cho người lao động ngừng sử dụng chứng từ đó.
Nếu họ đã nộp hồ sơ quyết toán rồi thì họ phải làm hồ sơ bổ sung/điều chỉnh với cơ quan thuế theo hồ sơ thực tế, vì chứng từ đó cấp sai đối tượng. Quyền khai bổ sung hồ sơ thuế được thực hiện theo Luật Quản lý thuế.
8️⃣ Bạn cũng nên rà lại thêm 1 bước
Kiểm tra lại hồ sơ 05/QTT-TNCN của công ty.
Nếu người này đang nằm trong danh sách ủy quyền và số thuế sau quyết toán bằng 0 thì hồ sơ quyết toán của công ty phải bám đúng số đó.
Chứng từ cấp nhầm không làm thay đổi bản chất quyết toán, nhưng cần xử lý dứt điểm để tránh cá nhân dùng nhầm khi tự hoàn thuế.
9️⃣ Mình gợi ý cách làm thực tế
Làm biên bản thu hồi/hủy ngay hôm nay.
Gửi email hoặc tin nhắn cho người lao động xác nhận chứng từ đã cấp là không có giá trị sử dụng.
Lưu biên bản, bản chứng từ sai, bản giải trình ngắn và hồ sơ quyết toán năm của công ty cùng 1 bộ.
🔟 Căn cứ pháp lý đang áp dụng
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực từ 01/07/2022, về hóa đơn chứng từ.
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025, bổ sung quy định về chứng từ điện tử và xử lý chứng từ điện tử đã lập sai.
Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013, còn nội dung đang được áp dụng về nguyên tắc cấp chứng từ khấu trừ cho cá nhân và trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thì không cấp chứng từ.