Cả nhà cho em hỏi , giám đốc e có cho công ty thuê 1 chiếc xe ô tô tải , và vợ của giám đốc cũng cho công ty thuê 2 chiếc xe ô tô tải, doanh thu dưới 500tr/ năm ,vậy cả 2 người đều phải đăng ký HKD mình mới ghi nhận được chi phí công ty đúng không ạ ?
Chào bạn, với tình huống bạn nêu thì mình chốt ngắn gọn như sau:
1️⃣ Không phải cứ giám đốc hoặc vợ giám đốc cho công ty thuê xe là bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh thì công ty mới được tính chi phí.
Việc ghi nhận chi phí của công ty và việc có phải đăng ký hộ kinh doanh là 2 việc khác nhau.
2️⃣ Với trường hợp cá nhân cho công ty thuê tài sản, công ty vẫn được ghi nhận chi phí nếu khoản thuê phục vụ hoạt động kinh doanh và có đủ hồ sơ chứng minh hợp lệ.
Trọng tâm là hồ sơ phải đầy đủ, khoản chi phải thực tế, liên quan đến hoạt động của công ty và đáp ứng điều kiện chứng từ thanh toán theo quy định thuế TNDN hiện hành.
3️⃣ Bộ hồ sơ nên có tối thiểu:
Hợp đồng thuê xe ký riêng với từng người cho thuê.
Biên bản bàn giao xe hoặc biên bản đưa xe vào sử dụng.
Bản sao giấy đăng ký xe.
Bản sao CCCD của người cho thuê.
Chứng từ thanh toán tiền thuê.
Chứng từ chứng minh xe dùng cho hoạt động của công ty như lệnh điều xe, bảng theo dõi, chi phí xăng dầu, giao hàng.
4️⃣ Nếu tiền thuê từng lần hoặc từng hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì công ty nên thanh toán không dùng tiền mặt để an toàn khi tính chi phí được trừ.
Điểm này bạn nên làm rất chặt vì đây là lỗi hay bị soi khi quyết toán thuế.
5️⃣ Riêng việc đăng ký thuế của người cho thuê:
Từ 01/07/2025, cá nhân dùng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế theo quy định về đăng ký thuế.
Nên hiểu là người cho thuê không mặc nhiên phải mở hộ kinh doanh chỉ vì phát sinh hợp đồng cho thuê xe với công ty.
6️⃣ Trường hợp này vì bên cho thuê là giám đốc và vợ giám đốc nên công ty cần làm giá thuê hợp lý, có thật, có sử dụng thật.
Nếu giá thuê cao bất thường hoặc hồ sơ làm qua loa thì rất dễ bị cơ quan thuế đặt vấn đề chi phí không hợp lý.
7️⃣ Mình trả lời trực diện câu hỏi của bạn:
Không, cả 2 người không bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh thì công ty mới được ghi nhận chi phí thuê xe.
Công ty vẫn có thể ghi nhận chi phí nếu hồ sơ thuê xe đầy đủ và xử lý đúng phần nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê theo từng thời điểm phát sinh hợp đồng.
8️⃣ Lưu ý thêm cho bạn:
Phần “doanh thu dưới 500 triệu/năm” hiện đang liên quan đến ngưỡng nghĩa vụ thuế của cá nhân cho thuê tài sản theo giai đoạn pháp lý mới, nhưng việc có phải khai hay nộp thay còn phải nhìn đúng thời điểm hợp đồng, thời gian thuê và cách thanh toán.