KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
Chức năng của phân hệ kế toán hàng tồn kho
ü Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác)
ü Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)
ü Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào, bán ra, tồn kho.
ü Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ
ü Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình, giá NT-XT hoặc giá đích danh
ü Theo dõi danh điểm vật tư theo cấu trúc cây
ü Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành.
Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho
Đường dẫn: Kế toán hàng tồn kho/ cập nhật số liệu/ Phiếu nhập kho
Trên phiếu nhập kho người sử dụng phải vào các thông tin sau:
Ø Loại phiếu nhập: - Nhập nội bộ: Đây là phiếu nhập trong nội bộ công ty.
- Nhập khác: Đây là những phiếu nhập khác nội bộ
Ø Mã khách: Tên công ty hoặc là xưởng sản xuất.
Ø Địa chỉ: Tự lên theo khai báo ở danh mục khách hàng
Ø Người giao hàng: Tự nhập có thể theo dõi hoặc không
Ø Diễn giải: Khách hàng tự nhập
Ø Số phiếu nhập: Tự động theo thứ tự tăng dần
Ø Ngày hạch toán: Ngày hạch toán phiếu nhập kho vào sổ sách kế toán
Ø Ngày lập phiếu nhập: Là ngày phát sinh phiếu nhập
Ø Mã ngoại tệ: Là loại tiền được sử dụng
Ø Tỷ giá: Nếu là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1
Ø Trạng thái:
1. Ghi: Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được chuyển sang các báo cáo liên quan.
2. Chưa: Số liệu của chứng từ này chưa chuyển sang các báo cáo liên quan.
3. Ghi Sổ Cái: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ cái
4. Ghi Sổ Kho: Chứng từ nhập vào chỉ chuyển số liệu sang Sổ kho
Phần chi tiết các mặt hàng:
Ø Mã hàng: Nếu nhớ mã thì gõ trực tiếp mã, nếu không nhớ thì Enter để chọn
Ø Tên hàng: Tự động lấy ra theo mã hàng
Ø Đơn vị tính: Thường mặc định khi khai báo danh mục vật tư, hàng hoá.
Ø Mã kho: Nếu nhớ mã thì gõ trực tiếp mã, nếu không nhớ thì Enter
Ø Mã vụ việc: Gắn đúng mã để tính giá thành được chính xác
Ø Số lượng tồn kho hiện thời: cho biết hàng hoá này trong kho nhập vào có tồn kho hiện thời là bao nhiêu
Ø Số lượng nhập: Theo số lượng nhập thực tế
Ø Đơn giá nhập: Theo đồng tiền giao dịch
Ø Thành tiền: Theo đồng tiền giao dịch: Bằng số lượng * đơn giá
Ø Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán: Bằng đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch * tỷ giá
Ø Thành tiền theo đồng tiền hạch toán: Bằng thành tiền theo đồng tiền giao dịch * tỷ giá hạch toán
Ø Tài khoản nợ (tài khoản vật tư tồn kho): Là tài khoản nợ tương ứng của vật tư đó (152, 155, 156,...).
Ø Tài khoản có: tài khoản có tương ứng của vật tư đó (nếu sản xuất nhập kho thì là 154) và phải nhập mã vụ việc.
- Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
- Trường hợp nhập lại nguyên vật liệu, phế liệu sản xuất…thì người sử dụng phải tự gõ giá vào.
- Chương trình sẽ tự ngầm định Nợ TK 152,155,156.. có các tài khoản đối ứng : Có TK 338 (Nhập hàng mượn, thuê); Có TK 154 (Nhập kho thành phẩm sản xuất; Có TK 156 (Nhập tách, đổi danh điểm hàng hoá).
Đường dẫn: Kế toán hàng tồn kho/Cập nhật số liệu/Phiếu xuất kho.
Màn hình Phiếu xuất kho có dạng như sau:
Những thông tin trên phiếu xuất tương tự như phiếu nhập, chỉ cần chú ý các điểm như sau:
- Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho (TK 152,153,155,156…), đối ứng với các TK có 138 (Xuất cho mượn, cho thuê); Có TK 642,641 (Xuất dùng); Có TK 211 (Xuất làm tài sản); Có TK 621 (Xuất kho nguyên liệu sản xuất): Có TK 156 (Xuất đổi danh điểm) …
- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NT-XT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NT-XT chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
Đường dẫn: Kế toán hàng tồn kho/Cập nhật số liệu/Phiếu xuất điều chuyển
Phiếu xuất điều chuyển kho có màn hình cập nhật như sau:
Ø Trên phiếu xuất điều chuyển cần vào chính xác mã kho xuất (kho đang xuất hàng đi), mã kho nhập (kho sẽ nhận hàng) và mã khách. Còn các thông tin khác thì tương tự phiếu nhập.
Ø Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
Ø Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.
Ø Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán mà chỉ chuyển vật tư từ kho này sang kho kia, nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.
Ø Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc NT-XT nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá NT-XT, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
Lưu ý:
ü Nếu doanh nghiệp sử dụng tính giá theo phương pháp trung bình hoặc giá NT-XT thì muốn áp giá lên phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển bắt buộc phải tính giá trung bình, tính giá NTXT (đường dẫn: Kế toán hàng tồn kho/Cập nhật số liệu/Tính giá trung bình, Tính giá NTXT).
ü Đối với doanh nghiệp sản xuất, trên phiếu xuất kho NVL hay nhập kho sản phẩm bắt buộc phải nhập mã vụ việc (lập danh mục vụ việc ở kế toán tính chi phí giá thành).
ü Báo cáo hàng nhập
ü Báo cáo hàng xuất
ü Báo cáo hàng tồn kho: thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, báo cáo nhập -xuất -tồn…