Phần mềm OTM bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau
1. Hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Kế toán hàng tồn kho
7. Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm
8. Kế toán Tài Sản cố định
9. Báo cáo thuế
10. Báo cáo tài chính
Các phân hệ kế toán được sắp xếp một cách tương đối thống nhất bao gồm các chức năng tuần tự sau:
1. Cập nhật số liệu - Cập nhật các chứng từ đầu vào của phân hệ.
2. Phần báo cáo – Chương trình sẽ tự động lên các báo cáo liên quan của phân hệ đó.
3. Danh mục từ điển - Phần khai báo các danh mục hàng hoá, vật tư, khách hàng, kho hàng, bộ phận/ nhân viên….và các thông số khác.
2. Các phím chức năng
Khi cập nhật và xử lý các số liệu trong chương trình thì thường sử dụng một số phím chức năng. Dưới đây là công dụng của các phím:
F1 - Trợ giúp
F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)
F4 - Thêm một bản ghi mới
F5 - Tra cứu, tìm kiếm theo mã hoặc theo tên trong danh mục
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo
^F6 – (^ tức là ấn đồng thời hai phím: Ctrl + Phím, chữ cái bên cạnh) – Dùng đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
F7 - In số liệu
F8 - Xoá một bản ghi, dòng
F9 - Máy tính
F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn: Lọc, sắp xếp số liệu…. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu.
^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu.
^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu.
Trong OTM , khi cập nhật vào màn hình chứng từ thường có các chức năng như sau:
1. Mới - Vào chứng từ mới
2. Lưu - Lưu chứng từ
3. In chứng từ - In chứng từ ngay trên máy.
4. Sửa - Sửa chứng từ hiện thời
5. Xoá - Xoá chứng từ hiện thời
6. Xem - Liệt kê các chứng từ đang xử lý để chọn một chứng từ.
7. Lọc - Đưa vào các điều kiện để lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó ra.
8. Quay ra - Kết thúc cập nhật chứng từ hoặc sử dụng phím ESC.
Trong quá trình cập nhật chứng từ có thể dùng con trỏ nháy vào các ô trên hoặc dùng phím nóng ALT + Chữ gạch chân trong ô sáng đó.
1. Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng.
2. Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán hàng"
3. Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Lọc>> và <<Quay ra>> là hiện còn toàn các trường khác đều mờ. Con trỏ nằm tại nút <<Mới>>.
4. Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
5. Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu,...
6. Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Đã thực hiện xong".
7. Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
§ Mới : Vào chứng từ mới
§ In Ctừ : In chứng từ hiện thời ra máy in
§ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời
§ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời
§ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
§ Lọc : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá
§ PgUp : Xem chứng từ trước chứng từ hiện thời
§ PgDn : Xem chứng từ sau chứng từ hiện thời
§ Quay ra:Kết thúc cập nhật
§ 
: Xem báo cáo liên quan ngay tại chứng từ vừa cập nhật.
Khi chứng từ đã được lưu thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực hiện đối với những người có quyền sửa xoá chứng từ. Quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền cho những người sử dụng chương trình.
- Chọn menu cần thiết, ví dụ: " Quản lý bán hàng \ Cập nhật số liệu \ Hoá đơn bán hàng".
- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có các nút <<Mới>>, <<Lọc>> và <<Quay ra>> là hiện còn các chức năng khác đều mờ.
- Chuyển con trỏ đến nút <<Lọc>> và ấn phím Enter để lọc các chứng đã cập nhật trước đó ra để sửa. Chương trình sẽ hiện lên màn hình để vào các điều kiện lọc chứng từ
- Sau khi vào xong điều kiện lọc chứng từ chương trình sẽ thực hiện lọc các chứng từ theo điều kiện lọc đã khai báo và đưa ra màn hình để xem và xử lý.
- Dịch con trỏ đến chứng từ cần sửa/xoá.
- Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.
- Dịch con trỏ đến nút <<Sửa>> và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó lưu lại.
- Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút <<Xoá>> và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Yes", nếu không thì chọn "No".
- Tiếp theo dùng các phím "PgUp", "PgDn" hoặc vào phần <<Xem>> để xem các chứng từ khác để thực hiện các thao tác cần thiết.
Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng OTM cung cấp một loạt các tiện ích sau:
Ø Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.
Ø Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ hoặc dùng các phím ^F/G để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.
Ø Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư,... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng các cách như sau. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn .Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu rồi ấn phím Enter,chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng / vật tư có chứa.
Ø Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.
Ø Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.
Ø Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
Ø Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.
Ø Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.
Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán
ü Trong OTM chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.
ü Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.
Về việc tự động đánh số chứng từ trong OTM
ü OTM cho phép đánh số chứng từ 1 cách tự động.
ü Khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động tạo số chứng từ mới bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn. Khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.
ü Trong trường hợp số chứng từ được đánh theo tháng, quý hoặc năm thì khi vào chứng từ của tháng mới, quý mới hoặc năm mới ta chỉ việc sửa lại số của chứng từ đầu tiên của tháng/quý/năm mới bắt đầu từ 1 và các số của các chứng từ tiếp theo sẽ do chương trình tự động tăng dần lên bằng 2, 3, 4...
ü Trong trường hợp một loại chứng từ được nhập ở nhiều màn hình khách nhau, ví dụ như phiếu nhập kho được cập nhật ở các màn phiếu nhập mua nội địa, nhập khẩu, nhập hàng bán bị trả lại, nhập nội bộ thì trong danh mục chứng từ ta chỉ việc khai báo các màn hình này có cùng một mã chứng từ mẹ và chương trình sẽ hiểu để đánh số cho các loại chứng từ này cùng một hệ thống đánh số.
ü Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho và mỗi kho có hệ thống đánh số riêng thì người sử dụng phải tự nhập số chứng từ mà không sử dụng hệ thống đánh số tự động được.
ü Người sử dụng có thể khai báo trong danh mục chứng từ cho từng loại chứng từ một là loại nào đánh số tự động, loại nào do người sử dụng tự nhập.
Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong OTM
ü Trong OTM khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm.
ü Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không đượclưu chứng từ mới nhập.
ü Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất.
ü Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.
ü Chương trình OTM cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng ^F6. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.
ü Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 hoặc kích chuột phải chọn In để in và chọn chức năng báo cáo nhanh. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.
ü Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5.
ü Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng cách kích vào nút xem chứng từ gốc (phím nằm ở góc trên bên trái màn hình).
ü Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiền Việt hoặc tiếng Anh.
ü Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.
ü Ta có thể chuyển báo cáo sang dạng File Excel để chỉnh sửa theo yêu cầu hoặc E-mail…
ü Có thể sửa trực tiếp báo cáo trên phần mềm bằng chức năng “Sửa mẫu” khi nhấn F7