QUY TRÌNH LÀM SỔ SÁCH KẾ TOÁN DN THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TRÊN EXCEL

Là một nhân viên mới vào nghề, các bạn sẽ còn bỡ ngỡ khi bắt tay vào một công việc kế toán cần làm. Sau đây là hướng dẫn quy trình công việc của kế toán cụ thể như sau:

Bước 1: Tập Hợp Chứng Từ

Đối với kế toán, việc tập hợp chứng từ là công việc đầu tiên cần lưu ý:

1. Chứng Từ Hóa Đơn

Phải tuân thủ 3 nguyên tắc: hợp pháp, hợp lệ và hợp lý.

a. Hóa Đơn Hợp Pháp

• Hóa đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
• Hóa đơn do các cơ sở kinh doanh tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
• Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn.

Một số rủi ro về hóa đơn đầu vào: doanh nghiệp có giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật, hóa đơn đầy đủ, thanh toán qua ngân hàng (≥20 triệu); nhưng doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ không nằm trong phạm vi đăng ký kinh doanh.

Ví dụ 1: Doanh nghiệp A ký hợp đồng với Doanh nghiệp B về việc cung cấp dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, nếu Giấy phép ĐKKD của doanh nghiệp A không đăng ký kinh doanh mảng hoạt động này, hóa đơn mà bên A xuất cho bên B sẽ là bất hợp pháp.

b. Hóa Đơn Hợp Lệ

• Hóa đơn phải ghi đầy đủ các thông tin: ngày tháng năm lập, họ tên người mua – bán, địa chỉ, mã số thuế, hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có);
• Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ;
• Phải có chữ ký người mua, người bán và chữ ký của Giám đốc (hoặc giấy ủy quyền có đóng dấu nếu không có chữ ký Giám đốc).
• Lập theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014).

Lưu ý: Hóa đơn không được vượt mức khống chế đối với các khoản chi như:

• Tiền ăn trưa: 730.000đ/người/tháng
• Chi trang phục: 5.000.000đ/người/năm
• Chi phí mua xe ô tô dưới 9 chỗ ngồi

c. Hóa Đơn Hợp Lý

Hóa đơn hợp lý không chỉ cần hợp pháp và hợp lệ mà còn phải hợp lý: nội dung trên hóa đơn phải phù hợp với hoạt động kinh doanh và nằm trong phạm vi đăng ký kinh doanh.

Ví dụ 2: Hóa đơn chi phí ăn uống tiếp khách có thể hợp pháp nhưng cần kiểm tra xem có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh hay không. Tương tự, hóa đơn nhiên liệu nếu vượt quá nhu cầu của doanh nghiệp (không có phương tiện vận tải) sẽ không hợp lý.

2. Chứng Từ Ngân Hàng

• Giấy báo nợ: Ủy nhiệm chi, séc.
• Giấy báo có: Xác nhận nộp tiền vào tài khoản.
• Phiếu hạch toán ngân hàng:
  • Sổ phụ ngân hàng.
  • Sao kê ngân hàng.

Các chứng từ ngân hàng thường phát sinh trong giao dịch mua bán hoặc các giao dịch liên quan qua ngân hàng của doanh nghiệp.

3. Các Chứng Từ Nộp Tiền Vào Ngân Sách Nhà Nước

• Thuế TNDN (theo số thuế phải nộp trong quý hoặc quyết toán cuối năm).
• Thuế GTGT (theo số thuế phải nộp).
• Thuế TNCN (theo số thuế phải nộp).
• Các loại thuế, phí liên quan khác.

Bước 2: Phản Ánh Chứng Từ

Là việc định khoản các chứng từ phát sinh như hóa đơn, ngân hàng, bảng kê và giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

Lưu ý: Phản ánh hóa đơn đầu vào cần phân biệt giữa hóa đơn nhập kho, hóa đơn mua nguyên vật liệu, hàng hóa và hóa đơn phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Bước 3: Tập Hợp Chi Phí

Đây là bước quan trọng trong việc xác định chi phí của doanh nghiệp:

• Chi phí tiền lương: căn cứ theo Thông tư 03/2015/TT-BLĐTBXH của Bộ BLĐTBXH.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: căn cứ theo Thông tư 45/2015/TT-BTC.
• Chi phí trả trước.
• Chi phí giá vốn hàng bán: áp dụng phương pháp bình quân cuối kỳ.
• Các chi phí khác liên quan.

Bước 4: Bút Toán Kết Chuyển Và Xác Định Kết Quả Kinh Doanh

a. Kết Chuyển Các Khoản Doanh Thu

• Doanh thu bán hàng hóa:
  Nợ TK 511 – Có TK 911
• Doanh thu hoạt động tài chính:
  Nợ TK 515 – Có TK 911
• Thu nhập khác:
  Nợ TK 711 – Có TK 911

b. Kết Chuyển Các Khoản Chi Phí

• Chi phí giá vốn hàng bán:
  Nợ TK 911 – Có TK 632
• Chi phí tài chính:
  Nợ TK 911 – Có TK 635
• Chi phí bán hàng:
  Nợ TK 911 – Có TK 641
• Chi phí quản lý:
  Nợ TK 911 – Có TK 642
• Chi phí khác:
  Nợ TK 911 – Có TK 811
• Chi phí thuế TNDN:
  Nợ TK 911 – Có TK 821

c. Xác Định Kết Quả Kinh Doanh

• Doanh nghiệp có lãi:
  Nợ TK 911 – Có TK 4212
• Doanh nghiệp lỗ:
  Nợ TK 4212 – Có TK 911

d. Kết Chuyển Thuế GTGT Được Khấu Trừ (Áp Dụng PP Khấu Trừ)

Định khoản kết chuyển thuế nhằm giảm bớt hai loại thuế:

• Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
• Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Bút toán kết chuyển thuế:

• Nợ TK 3331: Giá trị kết chuyển (số thuế phát sinh nhỏ) – Có TK 133
• Công thức tính số phát sinh của TK 133: Sumif nợ TK 133 – Sumif có TK 133
• Công thức tính số phát sinh của TK 3331: Sumif có TK 3331 – Sumif nợ TK 3331

Tìm số dư đầu kỳ TK 133:

• So sánh (Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133) với PS trong kỳ TK 3331.
• Nếu (Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133) > PS trong kỳ TK 3331 → số kết chuyển theo TK 3331.
• Nếu (Đầu kỳ TK 133 + PS trong kỳ TK 133) < PS trong kỳ TK 3331 → số kết chuyển theo TK 133.

Ví dụ 3:

Kế toán VAFT áp dụng kê khai thuế theo PP khấu trừ, trong quý 1/2021 có số liệu sau:
- Đầu kỳ TK 133 còn được khấu trừ: 12.000.000 đồng
- Phát sinh trong kỳ TK 133: 20.000.000 đồng
- Phát sinh trong kỳ TK 3331: 25.000.000 đồng
Theo công thức kết chuyển, vì 12.000.000 + 20.000.000 > 25.000.000 nên:
Nợ TK 3331: 25.000.000 đồng – Có TK 133

Bước 5: Lên Cân Đối Tài Khoản

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên, doanh nghiệp cần lập cân đối tài khoản để:

• Kiểm tra tính chính xác của các bút toán đã ghi nhận.
• Đánh giá kết quả kinh doanh thực tế.
• Đảm bảo số liệu kế toán được đối chiếu và phản ánh đúng thực trạng hoạt động kinh doanh.

Kết Luận

Việc làm sổ sách kế toán trên Excel không chỉ đòi hỏi sự chính xác trong việc ghi chép các chứng từ mà còn cần tuân thủ các nguyên tắc về hóa đơn, chi phí và bút toán kết chuyển. Bài viết này đã tổng hợp quy trình từ tập hợp chứng từ đến lập cân đối tài khoản, giúp nhân viên kế toán – đặc biệt là người mới – làm quen và áp dụng hiệu quả vào thực tiễn.

Lưu ý: Các số liệu và công thức được trình bày dựa trên quy định hiện hành và có thể thay đổi theo từng thời kỳ cũng như đặc thù của doanh nghiệp. Hãy luôn cập nhật các thông tư, quy định mới nhất từ cơ quan chức năng để đảm bảo tính chính xác và phù hợp của sổ sách kế toán.

Kế toán VAFT chúc các bạn thành thạo kế toán nha !

Bạn muốn học làm kế toán tổng hợp - Thuế thực tế (Lập Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế) có thể tham gia: Lớp  học thực hành kế toán thực tế.