CÁCH SẮP XẾP CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SIÊU ĐẲNG CẤP: 10 BÍ QUYẾT HỢP LÝ VÀ HIỆU QUẢ
Giới thiệu
Việc sắp xếp chứng từ kế toán một cách khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin minh bạch mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Bài viết dưới đây chia sẻ 10 cách sắp xếp chứng từ “siêu đẳng cấp” giúp bạn tối ưu hóa công việc và đảm bảo tính hợp lý trong lưu trữ chứng từ.
1. Sắp Xếp Chứng Từ Gốc Khóa Học
2. Sắp Xếp Báo Cáo Nộp Cho Cơ Quan Thuế
-
Phân loại theo năm:
- Tạo File Folder riêng cho từng năm để lưu trữ Tờ khai thuế và báo cáo thuế.
- Chia nhỏ file theo từng loại thuế và tách riêng file chứa văn bản liên quan đến cơ quan thuế.
-
Ưu điểm:
3. Quản Lý Hợp Đồng Và Các Chứng Từ Liên Quan
4. Sắp Xếp Chứng Từ Lương
-
Quy trình lưu trữ:
- Tạo File Folder riêng cho từng năm, lưu chứng từ lương theo từng tháng.
- Chia file lưu các bảng lương theo tháng và tạo file riêng cho các quyết định, chứng từ liên quan đến lương.
-
Các chứng từ cần có:
- Bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, chữ ký duyệt của cấp trên.
- Bảng lương chuyển khoản ngân hàng hoặc Ủy nhiệm chi (nếu thanh toán qua ngân hàng).
- Bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả bằng tiền mặt).
- Các chứng từ phát sinh tăng/giảm lương.
5. Sắp Xếp Phiếu Nhập – Xuất Kho
-
Phiếu xuất kho:
- Lưu cùng Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt.
- Kèm theo bản dự toán nguyên vật liệu đã phê duyệt (bản phô tô) và Biên bản giao nhận hàng hóa.
-
Phiếu nhập kho:
6. Sắp Xếp Chứng Từ Thanh Toán
7. Sắp Xếp Chứng Từ Liên Quan Đến Tiền Và Các Khoản Tiền
- Cách lưu trữ:
- Tạo Folder riêng để lưu các Biên bản đối chiếu hay Kiểm kê quỹ tiền mặt.
- Lưu Tờ khai mở tài khoản ngân hàng và Biên bản xác nhận số dư tài khoản.
- Sắp xếp các Quyết định, Văn bản xử lý hao hụt, âm quỹ tiền mặt.
- Lưu Hợp đồng tiền gửi tiết kiệm và Biên bản thanh lý hợp đồng tiết kiệm.
8. Sắp Xếp Chứng Từ Tài Sản Của Doanh Nghiệp
- Lưu trữ riêng cho mỗi tài sản:
- Mỗi tài sản có một Folder riêng với các chứng từ sau:
- Tờ trình phê duyệt mua tài sản (có dấu, chữ ký đầy đủ).
- Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hoặc báo giá.
- Hợp đồng mua tài sản ký với người bán.
- Tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu.
- Biên bản giao nhận, bàn giao và thanh lý hợp đồng (nếu có).
- Quyết định khấu hao, mã tài sản theo sổ sách, Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ, Thẻ theo dõi tài sản cố định.
- Hồ sơ thanh lý tài sản: Tờ trình, Quyết định thanh lý, Hợp đồng thanh lý, Biên bản thanh lý (bản phô tô).
- Quyết định luân chuyển tài sản giữa các bộ phận.
- Các chứng từ liên quan khác.
Tham khảo Khoá học Kế toán nhà hàng khách sạn
9. Sắp Xếp Hồ Sơ Công Nợ
- Quy trình lưu trữ:
- Tạo File riêng để lưu trữ hồ sơ công nợ.
- Phân chia thành các file cụ thể gồm:
- Biên bản thỏa thuận đối trừ công nợ.
- Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý và năm.
- Công văn đòi nợ từng lần.
- Quyết định xử lý công nợ.
10. Sắp Xếp Chứng Từ Pháp Lý
- Cách lưu trữ:
- Tạo Folder riêng cho các chứng từ pháp lý liên quan đến tài chính của doanh nghiệp.
- Bao gồm:
- Biên bản họp, Quyết định, Nghị quyết của Hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.
- Các ủy quyền liên quan đến kế toán tài chính.
- Đăng ký kinh doanh có công chứng (theo từng lần thay đổi).
- Đăng ký kinh doanh của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng (nếu có).
- Các tờ trình tổng thể đã được phê duyệt và Quy chế, Điều lệ của doanh nghiệp.
Kết Luận
Với 10 cách sắp xếp chứng từ kế toán siêu đẳng cấp trên, bạn sẽ có một hệ thống lưu trữ chứng từ khoa học, hợp lý và dễ dàng kiểm tra. Việc áp dụng các bí quyết này không chỉ giúp tăng cường hiệu quả công việc kế toán mà còn đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định pháp lý trong doanh nghiệp.
Hy vọng bài viết này sẽ là nguồn tham khảo hữu ích giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý chứng từ và nâng cao hiệu quả trong công việc kế toán!
Kế toán VAFT chúc các bạn thành thạo kế toán nha !
Bạn muốn học làm kế toán tổng hợp - Thuế thực tế (Lập Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế) có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thực tế.